La souveraineté numérique ne se limite plus au choix d’un hébergeur. Elle concerne désormais l’ensemble des outils que les collaborateurs utilisent pour communiquer, partager des documents, travailler en équipe et accéder aux connaissances de leur organisation.
Entre dépendance aux fournisseurs technologiques, exigences de cybersécurité et développement de l’intelligence artificielle, les entreprises et les administrations doivent repenser leur environnement numérique de travail.
Mais comment évoluer vers une Digital Workplace souveraine sans bouleverser les habitudes des équipes ? Faut-il remplacer tous ses outils ? Quels critères privilégier pour garantir la sécurité des données tout en préservant l’efficacité collective ?
Voici cinq critères essentiels pour préparer votre migration et faire les bons choix.
Qu’est-ce qu’une Digital Workplace souveraine ?
Une Digital Workplace souveraine est un environnement numérique de travail qui permet à une organisation de communiquer, collaborer et partager ses connaissances tout en conservant la maîtrise de ses données, de ses technologies et de ses choix d’hébergement.
L’objectif n’est pas simplement de disposer d’outils français ou européens. Il est aussi de réduire les dépendances technologiques, de protéger les informations sensibles et de garder la liberté de faire évoluer son environnement numérique selon ses besoins.
Cette approche repose sur trois principes complémentaires : la souveraineté, la sécurité et l’interopérabilité.
Surtout, adopter une solution collaborative souveraine ne signifie pas nécessairement abandonner du jour au lendemain Microsoft 365, Google Workspace ou les autres applications déjà utilisées. Une transition progressive est possible, à condition de choisir une plateforme ouverte, capable de faire coexister les différentes technologies.
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1. Garder la maîtrise de ses données et de son hébergement
Où sont stockées vos données ? Qui peut y accéder ? De quelles juridictions dépendent vos fournisseurs ?
Ces questions sont devenues centrales dans les stratégies numériques des organisations.
Le Cloud Act américain, par exemple, soulève des enjeux d’accès aux données par les autorités américaines, y compris lorsque certaines informations sont hébergées hors des États-Unis, selon les conditions prévues par la législation.
Dans ce contexte, la localisation des données est importante, mais elle ne suffit pas à elle seule à garantir la souveraineté numérique.
Le choix d’une Digital Workplace souveraine doit également permettre de maîtriser les conditions d’hébergement, les prestataires impliqués, les accès aux informations et les possibilités de réversibilité.
Une organisation peut ainsi privilégier un hébergement sur sa propre infrastructure, dans un cloud privé ou auprès d’un prestataire répondant à ses exigences de souveraineté.
L’enjeu : rester libre de ses choix technologiques et ne pas dépendre entièrement d’un fournisseur unique.
2. Renforcer la sécurité des données et maîtriser les accès
La Digital Workplace concentre une grande partie des informations de l’organisation : documents internes, données RH, projets, procédures, connaissances métiers ou informations confidentielles.
Leur protection doit donc faire partie des critères prioritaires au moment de choisir une nouvelle plateforme collaborative.
Cela suppose notamment de pouvoir gérer précisément les droits d’accès, contrôler les actions autorisées sur les documents, sécuriser les connexions et assurer la traçabilité des opérations.
Ces exigences prennent encore davantage d’importance avec les évolutions réglementaires européennes, notamment la directive NIS2, qui renforce le cadre de cybersécurité applicable à de nombreuses organisations.
Une Digital Workplace dotée de mécanismes de sécurité adaptés contribue à cette démarche, même si le choix d’un logiciel ne suffit pas, à lui seul, à garantir la conformité réglementaire.
La sécurité doit être intégrée à l’environnement de travail, sans complexifier inutilement le quotidien des collaborateurs.
3. Choisir une plateforme interopérable pour éviter une migration brutale
C’est souvent l’une des principales préoccupations des DSI : comment changer d’environnement collaboratif sans remettre en cause tous les outils et processus existants ?
Une migration complète et immédiate peut représenter un projet complexe, particulièrement dans les organisations qui utilisent depuis plusieurs années Microsoft 365 ou Google Workspace.
L’interopérabilité apporte une réponse pragmatique à cette problématique.
Une plateforme ouverte permet de conserver certaines applications, d’intégrer de nouvelles solutions et de remplacer progressivement les briques technologiques les plus critiques.
Par exemple, il est possible de faire coexister des outils de bureautique comme Microsoft 365, OnlyOffice ou Collabora Online, selon les besoins des équipes.
Cette approche permet d’avancer à son rythme, sans imposer un changement radical à tous les collaborateurs.
Avec Jalios Open Suite, les organisations peuvent ainsi composer leur environnement collaboratif à partir de différentes technologies et faire évoluer progressivement leurs usages.
L’objectif n’est pas de tout remplacer, mais de reprendre la maîtrise de son environnement numérique sans perdre les bénéfices des outils déjà en place.
POUR APPROFONDIR VOTRE RÉFLEXION
Cahier thématique souveraineté, sécurité et interopérabilité
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4. Intégrer une IA utile, sans perdre le contrôle des informations
L’intelligence artificielle générative transforme progressivement les usages de la Digital Workplace.
Recherche d’informations, synthèse documentaire, création de contenus ou assistants métiers : les possibilités sont nombreuses pour faciliter le quotidien des collaborateurs.
Mais l’intégration de l’IA pose aussi de nouvelles questions.
Quelles données sont transmises aux modèles ? Comment garantir la confidentialité des informations ? Comment vérifier la qualité des réponses générées ?
Pour répondre à ces enjeux, les organisations doivent pouvoir choisir les modèles d’IA utilisés, sélectionner les sources de connaissances exploitées et encadrer les accès.
Avec Jalios Intelligence, il est notamment possible de créer des assistants thématiques s’appuyant sur les connaissances de l’organisation, tout en respectant les droits d’accès des utilisateurs et en permettant de retrouver les sources des réponses.
Cette approche permet d’intégrer l’IA au plus près des usages, sans dissocier innovation, sécurité et gouvernance de l’information.
Le véritable enjeu n’est pas d’ajouter de l’IA partout, mais de l’utiliser là où elle apporte une valeur concrète et maîtrisée.
5. Préserver une expérience de travail simple et collaborative
Une Digital Workplace souveraine doit avant tout rester un outil de travail efficace.
Messagerie, visioconférence, partage de documents, gestion de projets, accès aux connaissances : les collaborateurs ont besoin d’un environnement cohérent pour travailler ensemble.
La souveraineté ne doit donc pas se construire au détriment des usages.
C’est particulièrement important dans les organisations qui rassemblent de nombreux métiers, services ou sites géographiques.
Des exemples concrets dans la santé et les collectivités
À la Fédération des Hôpitaux Vaudois Informatique (FHVI), la plateforme Jalios permet de centraliser l’accès aux informations et aux outils de travail pour un environnement regroupant 12 000 utilisateurs répartis sur 150 sites.
Le projet associe espaces collaboratifs, gestion documentaire et accès sécurisé aux applications métiers. Le cahier thématique fait notamment état de plus de 800 espaces collaboratifs actifs.
De son côté, Alès Agglomération a choisi de moderniser son environnement numérique tout en conservant la maîtrise de ses données et de ses technologies.
Son intranet collaboratif Léo, déployé localement, s’intègre notamment avec Zimbra pour la messagerie et Collabora pour la coédition documentaire. Une approche qui permet de concilier souveraineté, interopérabilité et usages quotidiens pour les agents de la collectivité.
Ces expériences montrent qu’une démarche de souveraineté numérique peut s’inscrire dans un projet plus large : simplifier l’accès à l’information, faciliter la collaboration et répondre aux besoins réels des utilisateurs.
Comment préparer sa migration vers une Digital Workplace souveraine ?
Faire évoluer son environnement numérique commence par une analyse de l’existant.
Quels outils sont aujourd’hui indispensables aux équipes ? Quelles données nécessitent une protection renforcée ? Quelles applications peuvent être conservées et lesquelles doivent évoluer en priorité ?
Ce travail permet d’identifier les dépendances, de définir les objectifs de souveraineté et de construire un plan de migration adapté aux contraintes de l’organisation.
Il peut être pertinent de commencer par un périmètre ciblé, comme la gestion documentaire ou les espaces collaboratifs, avant d’étendre progressivement la démarche.
L’accompagnement des utilisateurs doit également être anticipé pour faciliter l’adoption des nouveaux outils.
Avec Jalios Open Suite, Jalios propose une suite bureautique et collaborative souveraine, ouverte et modulaire, réunissant les applications essentielles du travail quotidien : messagerie, visioconférence, bureautique, gestion documentaire et collaboration.
Son approche interopérable permet aux organisations de choisir leurs technologies, leurs modalités d’hébergement et leur rythme de transition, selon leurs exigences.
Souveraineté, sécurité, interopérabilité : approfondissez les enjeux avec notre cahier thématique
La migration vers une Digital Workplace souveraine ne se résume pas au remplacement d’une solution par une autre.
C’est l’occasion de repenser la maîtrise des données, les choix technologiques et les usages collaboratifs, tout en préparant l’intégration de l’intelligence artificielle.
Pour vous aider à avancer, Jalios a réuni dans un cahier thématique les contributions de spécialistes de la souveraineté numérique, de la cybersécurité, de l’IA et des solutions collaboratives.
Au programme : les enjeux liés aux lois extraterritoriales, les opportunités et risques de l’IA générative, les exigences de cybersécurité, les cinq raisons de migrer vers Jalios Open Suite ainsi que les retours d’expérience de la FHVI et d’Alès Agglomération.
