Comment la plateforme collaborative peut rendre le travail plus flexible et efficace
Les plateformes collaboratives révolutionnent la manière dont les équipes travaillent ensemble, que ce soit à travers des Intranet, des Extranet ou d'autres outils collaboratifs, les plateformes collaboratives sont conçues pour favoriser la collaboration, faciliter le partage d'informations et améliorer l'efficacité opérationnelle.De ce fait, les plateformes collaboratives offrent des solutions digitales avancées pour la communication, la gestion de projet ou encore la co-édition. Les Intranet et les Extranet font partie intégrante d’une plateforme collaboratif et offrent des fonctionnalités spécifiques adaptées aux besoins des entreprises. Dans cet article, nous explorerons en détail quels sont les bénéfices à adopter une plateforme collaborative, les principaux cas d’usages puis quel est l’avenir de ces plateformes.
À quoi sert une plateforme collaborative ?
Hâté par la crise sanitaire, les organisations se sont vu adapter leur organisation afin de rester productifs et ainsi permettre à leur collaborateur de continuer leur mission. En effet, la pandémie mondiale a eu un réel impact sur le quotidien de chacun notamment sur notre façon de travailler. Les plateformes collaboratives ont permis, dans un contexte particulier, de conserver les liens entre collaborateurs et les différentes équipes. Aujourd’hui, il est évident que nous évoluons dans un monde du travail flexible où la collaboration est au cœur de l’entreprise.
Accessible en ligne par les salariés peu importe leur lieu de travail que ce soit au bureau, à la maison ou en espace de co-working, une plateforme collaborative va permettre aux collaborateurs d’avoir un accès aux informations et outils necessaires pour réaliser leur tâches au quotidien. En effet, une plateforme collaborative permet de centraliser un ensemble d’outils, d’applications, de documents et d’informations essentielles pour offrir à chaque collaborateur des conditions de travail propice à la productivité et l’épanouissement. Une plateforme collaborative peut grandement stimuler la productivité des collaborateurs en offrant un point d’accès unique où ils trouveront des informations relatives à l’organisation, aux outils et aux ressources nécessaires pour mener à bien leurs tâches.
Aussi, en encourageant la communication et la collaboration en temps réel à travers des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, la coédition ou encore le micro-blogging, une plateforme collaborative permet aux membres d’une équipe de partager des idées, de résoudre des problèmes et de travailler ensemble tout en étant fluide et efficace. De plus, elle va favoriser la gestion des projets et des tâches, ce qui conduit à une utilisation optimale du temps et des ressources. Ainsi l’usage d’une plateforme collaborative développe la productivité des collaborateurs en leur permettant de gagner du temps et de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée tout en améliorant les échanges entre collègues et en conséquence leur permettre de tirer la meilleure version d'eux-mêmes et de se sentir épanoui. De ce fait, plus de 52% des entreprises françaises affirment que le bien-être de leurs collaborateurs est un facteur déterminant de l’implémentation des modèles de travail hybride (source: francenum.gouv).
Vous souhaitez savoir en détail comment une plateforme collaborative peut contribuer au bien-être de vos collaborateurs :
Les fonctionnalités essentielles d'une plateforme collaborative
Une plateforme collaborative offre plusieurs fonctionnalités permettant de faciliter les échanges, centraliser les différentes ressources d'une entreprise et assurer que les collaborateurs aient accès aux outils leur permettant d'être productif où qu'ils soient, au bureau comme à distance. Toutes ces fonctionnalités permettent d'améliorer l'expérience collaborateur en leur offrant un environnement de travail numérique flexible et connecté où la collaboration est au coeur de chaque projet.
Pour la communication interne
Au dela de l’amélioration de la productivité et de la collaboration au sein des équipes, une plateforme collaborative est aussi un vecteur central pour la communication interne.
Une plateforme collaborative est un facilitateur pour la communication interne, la synergie qu’elle apporte et l’intelligence collective qu’elle permet peut servir grandement à la réalisation des objectifs de communication interne d’une entreprise.
Plusieurs fonctionalités permettent d’améliorer la circulation, la capitalisation et la diffusion des informations qui sont indispensable à une communication interne efficace :
- Un Intranet pour diffuser et partager les informations aux bonnes personnes et aux bons moments
- Un glossaire pour encourager le partages d’idées et la collaboration
- Des foires aux questions pour formaliser les réponses aux questions utiles pour tous
- Des calendriers pour avoir une organisation
- Un planning des présences pour savoir qui sera au bureau, à distance ou en congé
- Un gestionnaire de document pour centraliser toutes les ressources relatives aux collaborateurs et à l’organisations
- Des wikis pour mettre à profit les connaissances de chacun
- Des annuaires pour avoir accès aux coordonnées professionnelles des collègues
- Un organigramme pour avoir une vue d’ensemble de l’écosystème de l’organisation
- Un parcours nouvel arrivant pour de faciliter l’intégration des nouveaux talents
Pour la collaboration avec externe
Une plateforme collaborative est très utile pour la collaboration avec l’externe. Elle permet de faciliter les échanges et la collaboration avec des parties prenantes externes à l’entreprise, telles que des clients, des fournisseurs ou encore des partenaires. En utilisant une plateforme collaborative, l'entreprise peut partager des documents, des actualités et des ressources avec ces parties prenantes à l’extérieur de l’entreprise, de manière sécurisée et contrôlée par le biais de compte invités, de liens publics ou grâce à la création d’espace collaboratifs dédiés. Pour cela, une plateforme collaborative met à disposition des entreprises souhaitant améliorer leur communication et collaboration à l’externe plusieurs outils tels que :
- Un extranet afin de collaborer avec l’externe et faciliter le partage de ressources
- Un annuaire afin d’avoir une vue d’ensemble sur l’environnement de l’organisation et chaque collaborateur
- Des canaux de discussion afin de favoriser la collaboration et fluidifier les échanges vers l’externe
Pour la gestion de projet
Que ce soit en travaillant à distance ou au bureau, une plateforme collaborative permet aux collaborateurs d’avoir une meilleure organisation et un meilleur suivi des projets en ayant une vue d’ensemble sur la gestion des tâches en temps réel. De plus, avec une plateforme collaborative, l’intelligence collective est au cœur des projets notamment grâce à l’accès rapide aux informations utiles, à la fluidité des échanges ou encore grâce aux outils de collaboration. In fine, les confusions concernant les objectifs ou les tâches des collaborateurs s’escomptent et la productivité de ces derniers est mis à profit pour la réussite des projets.
Pour simplifier la gestion de projet, une plateforme collaborative offre un vaste catalogue de fonctionnalités :
- Vue calendrier et du temps de travail des tâches afin d’avoir une meilleure anticipation et organisation de travail
- Vue Kanban ou en liste afin d’avoir une vue rapide des tâches par projet
- Tableau de bord afin d’avoir une vue global des projets
- Attribution des tâches pour mieux répartir les tâches par collaborateurs
- Tri des tâches par priorité et date d’échéance pour une meilleure organisation des projets et respect des deadlines
- Barre de progression du projet pour suivre l’évolution des tâches et des projets
- Ajout de pièce jointe, d’url afin de centraliser les ressources utiles au succès d’un projet
- Ajout de commentaire ou de like afin d’encourager la collaboration entre les membres des projets et éviter les malentendus
Pour la collaboration entre collaborateurs
Une plateforme collaborative est réputée pour améliorer la cohésion entre les équipes et pour développer la productivité des salariés. En effet, elle va fluidifier et améliorer la communication interne de votre entreprise pour être un élément essentiel dans le travail collaboratif entre les membres de vos équipes qu'ils soient à distance ou au bureau. Pour cela, une plateforme collaborative va permettre aux salariés d’avoir accès à un panel de fonctionnalités et d’outils utiles pour améliorer la communication et la collaboration au quotidien entre les équipes tels que :
- Des espaces de travail collaboratifs par équipe ou projet afin d’embarquer les collaborateurs contribuant à un projet spécifique ou faisant parti d’une équipe métier
- Une messagerie instantanée (chat) afin de faciliter les échanges en temps réel et éviter les e-mails
- Des blog afin de tenir au courant l’ensemble des collaborateurs sur les actualités de l’organisation, d’un projet ou d’une équipe métier
- Un mur d’activité afin de partager différents contenus avec son équipe métier tels que des actualités, des sondages ou encore des quizz
- Un outil de veille collaborative afin de partager des articles avec le reste des collaborateurs
- Des outils de coédition afin travailler en équipe en temps réel sur des fichiers
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Les facteurs clés de succès pour la mise en place d’une plateforme collaborative
La mise en place d'une plateforme collaborative implique plusieurs étapes essentielles. Tout d'abord, il est crucial de définir clairement les objectifs et les besoins spécifiques de la plateforme pour votre organisation tels que le niveau de personnalisation, l’infrastructure d’hébergement (Cloud ou On-Premise) ou encore les outils à intégrer au sein de la plateforme collaborative.
Ensuite, l'accompagnement des nouveaux usages repose sur des éléments clés tels que la sensibilisation, la communication et la formation. Pour garantir le succès du déploiement d’une plateforme collaboratif, vous devriez assigner un collaborateur ou une équipe capable de piloter le projet et de rallier l’ensemble des salariés autour de la plateforme collaboratif. Cette approche tirera parti des compétences spécifiques de chaque membre, améliorant ainsi la qualité de l'animation. Les collaborateurs assignés joueront un rôle clé dans la vitalité de l'espace collaboratif en maîtrisant la plateforme, en développant des techniques d'animation et en étant une référence dans le domaine concerné.
La gestion du changement est importante pour aider les collaborateurs à s'adapter à ce nouvel outil de travail. Vous devrez continuellement évaluer l'utilisation de la plateforme collaborative, recueillir les retours des utilisateurs et apporter des ajustements si nécessaires. Enfin, prévoir l'évolutivité de la plateforme pour répondre aux besoins futurs est une considération essentielle tout au long de ce processus.
Ce qu’il faut retenir à propos d’une plateforme collaborative
En tant qu’outil essentiel dans un monde du travail de plus en plus flexible, la plateforme collaborative facilite la coordination et encourage les interactions fructueuses entre les équipes. La diversité d'usages d’une plateforme collaborative couvrant les usages en communication, collaboration, partage des connaissance et amélioration de l’efficacité démontre sa capacité à instaurer des flux de travail fluides et à libérer le potentiel des collaborateurs. À travers cette évolution, les entreprises peuvent saisir l'opportunité d'améliorer leur efficacité opérationnelle tout en favorisant une culture d'innovation et de partage, où que l’on soit. De plus, l'impact positif d'une plateforme collaborative sur la productivité et la satisfaction des collaborateurs renforce l'argument en faveur de leur adoption.
Une plateforme collaborative est donc plus qu'un simple outil : elle est le lien qui transcende les distances, propulsant les entreprises vers un avenir où la collaboration au travail peut à la fois être fluide, efficace et fructueuse, tout en rendant le travail de chacun plus épanouissant.
En conclusion, l'avenir des plateformes collaboratives est prometteur. Avec l'intelligence artificielle, l'expérience utilisateur améliorée, la mobilité accrue, la sécurité renforcée ou encore l'intégration et la connectivité des outils, les entreprises pourront bénéficier d'un environnement de travail encore plus flexible, connecté efficace est adapté.
Chez Jalios, nous comprenons que chaque organisation est unique, avec ses propres défis et ambitions. C'est pourquoi nous nous engageons à offrir des solutions conçues en fonction de vos besoins en vous donnant la possibilité d'intégrer vos logiciels du quotidien tels que la Suite Microsoft 365 ou encore Google Workspace. Notre solution va au-delà de la technologie en elle-même, elle représente une opportunité d'instaurer une culture d’entreprise, d'efficacité et d'innovation au sein de votre organisation. Avec Jalios, vous pouvez être assuré que votre future plateforme collaborative libérera le potentiel collectif de vos collaborateurs et stimulera la croissance de votre entreprise.
Contactez-nous afin de découvrir quel plan d'action mettre en œuvre pour intégrer votre future plateforme collaborative au sein de votre organisation et comment Jalios peut transformer votre manière de travailler, en faisant de la collaboration une source inépuisable de productivité.
FAQ
Pourquoi mettre en place une Plateforme Collaborative ?
Si vous souhaitez favoriser la communication en temps réel, la collaboration efficace et la centralisation des informations, ce qui permet d'améliorer la productivité de l'équipe et de faciliter la gestion des projets, alors mettre en place une plateforme collaborative est l’idéal. Vos collaborateurs pourront travailler de manière synchronisée, partager des idées et des ressources, et accéder facilement aux informations pertinentes, ce qui contribue à une gestion de travail simplifiée.
Quels sont les avantages et inconvénients d’une Plateforme Collaborative ?
Les avantages d'une plateforme collaborative sont nombreux. Elle permet de faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe, de centraliser les informations et les documents, et d'augmenter la productivité globale de l'entreprise. Elle favorise aussi la transparence, la flexibilité du travail et offre la possibilité de travailler ou que l’on soit.
Cependant, il est important de noter quelques inconvénients potentiels. L'adoption d'une nouvelle plateforme peut nécessiter un temps d'apprentissage pour les collaborateurs et peut entraîner une certaine résistance au changement. D’où la nécessité de prendre le temps d’analyser les usages des utilisateurs, pour choisir une solution centrée besoins utilisateurs. De plus, la gestion de la sécurité des données et les enjeux de souveraineté peuvent entrer en jeux, le choix d’une plateforme collaborative doit être fait aussi au regard des enjeux de sécurité de l’organisation. L’implication des équipes IT, RH et communication sont donc cruciaux dès le départ pour trouver la plateforme collaborative la plus adaptée.
Malgré ces inconvénients, les avantages d'une plateforme collaborative surpassent généralement les éventuels désagréments, en simplifiant la gestion du travail et en favorisant une collaboration plus efficace et harmonieuse u sein de l'entreprise et en rendant le travail de chacun plus épanouissant.
Quelle est la différence entre une Digital Workplace et une Plateforme Collaborative ?
En quelques phrases, la Digital Workplace englobe tous les outils et technologies utilisés dans un espace de travail numérique, tandis qu'une Plateforme Collaborative se concentre spécifiquement sur la collaboration, la communication interne et externe. En résumé, la Digital Workplace fournit un environnement de travail global, tandis qu’une Plateforme Collaborative est un outil spécifique au sein de la Digital Workplace.
