La collaboration est aujourd’hui au cœur de la performance des entreprises. Le travail en équipe, souvent réparti sur plusieurs sites ou en télétravail, repose sur le partage fluide et rapide des documents, des fichiers et des informations sensibles.
Cependant, cette interconnexion croissante s’accompagne de nouveaux risques. Garantir la sécurité des échanges, la protection des données et la conformité aux réglementations européennes devient un impératif stratégique.
Découvrons comment concilier efficacité collaborative et sécurité numérique grâce aux bonnes pratiques, aux bons outils et à une culture d’entreprise responsable.
Pourquoi la sécurité est au cœur de la collaboration en entreprise
Les entreprises génèrent et échangent chaque jour des volumes considérables d’informations : contrats, plans, fichiers RH, données clients, ou encore documents financiers. Cette gestion documentaire est essentielle à la productivité, mais elle représente aussi une porte d’entrée privilégiée pour les cyberattaques.
Les attaques par phishing, les rançongiciels et les fuites de données se multiplient. Une simple négligence comme un clic sur un lien malveillant, un fichier partagé sans précaution peut compromettre l’ensemble d’un système. Dans ce contexte, la sécurité ne peut plus être perçue comme un frein à la collaboration, mais comme son fondement.
La confiance numérique devient un avantage concurrentiel. Les clients, partenaires et collaborateurs veulent savoir que leurs données sont protégées et traitées dans le respect des normes comme le RGPD, la directive NIS2 ou encore les certifications ISO27001 et SecNumCloud de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information).
Sans ce cadre, la collaboration reste vulnérable et expose l’entreprise à des risques juridiques, financiers et réputationnels.
Brochure Hexatrust : souveraineté & cybersécurité
Pour mieux comprendre comment vous équiper face aux exigences de NIS2, nous vous recommandons le guide publié par Hexatrust (collectif de référence des acteurs cybersécurité français);
Adopter une plateforme sécurisée : un choix stratégique et politique
Le dilemme : GAFAM ou solutions françaises ?
De nombreuses entreprises s’appuient sur des solutions américaines telles que Microsoft 365 ou Google Workspace pour favoriser la collaboration. Ces outils sont historiques, puissants et simples d’usage. Cependant, ils soulèvent des questions légitimes quant à la souveraineté numérique et la protection des données.
En effet, le American Cloud Act permet aux autorités américaines d’accéder à certaines données hébergées par des entreprises soumises à la juridiction des États-Unis, même si ces données se trouvent sur des serveurs situés en Europe. Cette réalité juridique entre en tension directe avec le RGPD européen, qui impose des règles strictes de confidentialité et de limitation du transfert des données hors de l’Union européenne.
C’est pourquoi de plus en plus d’organisations publiques comme privées se tournent vers des solutions françaises ou européennes, certifiées et conformes aux exigences locales.
Hébergement et conformité : l’importance du choix
Le choix de l’hébergement joue un rôle déterminant dans la protection des données. Les entreprises ont aujourd’hui plusieurs options :
- On-Premise : les données sont hébergées sur les serveurs internes de l’entreprise. Ce modèle offre un contrôle total, mais nécessite des ressources techniques importantes.
- Cloud souverain : hébergement chez un prestataire certifié SecNumCloud. Cela garantit un haut niveau de sécurité tout en profitant de la flexibilité du cloud.
- Cloud public : proposé par les grands acteurs internationaux (Microsoft, Google, Amazon). Il offre des performances optimales, mais la souveraineté des données reste un sujet sensible.
Le meilleur choix dépend de la maturité numérique de l’entreprise, de la nature des données traitées et de son appétence au risque. Quelle que soit la solution retenue, la conformité aux normes ISO27001 et la mise en place d’audits réguliers sont indispensables pour garantir un environnement de collaboration sécurisé.
Chez Jalios, la sécurité n'est pas une option.
Jalios est la première plateforme collaborative française
à avoir obtenu la certification CSPN en 2021.
Les bonnes pratiques pour une collaboration sécurisée
La technologie seule ne suffit pas : la sécurité repose avant tout sur l’humain. Adopter une culture de la sensibilisation et mettre en place des bonnes pratiques concrètes permettent de réduire considérablement les risques.
Authentification et contrôle d’accès
La double authentification (2FA) ou authentification multifacteur (MFA) doit être systématisée. Elle ajoute une couche de protection en demandant une vérification supplémentaire, souvent via un code ou une application mobile.
Les droits d’accès doivent aussi être régulièrement revus : chaque utilisateur ne doit accéder qu’aux fichiers et espaces collaboratifs nécessaires à sa mission.
Chiffrement et sauvegarde des données
Le chiffrement garantit que les données partagées ne peuvent pas être exploitées par un tiers non autorisé. Les entreprises doivent veiller à chiffrer les fichiers au repos et en transit.
Les sauvegardes automatiques, idéalement sur un site distinct ou dans un cloud certifié, permettent de restaurer rapidement l’activité en cas d’incident.
Sensibiliser et former les équipes
La formation interne est l’un des piliers de la cybersécurité. Les employés doivent être sensibilisés aux bonnes pratiques : reconnaître un email suspect, protéger leurs mots de passe, éviter les outils non validés par l’entreprise (shadow IT), ou encore sécuriser leurs appareils personnels utilisés pour le télétravail.
Mettre en place des campagnes de sensibilisation régulières, des tests de phishing ou des modules e-learning permet d’ancrer les bons réflexes dans la culture d’entreprise.
L’usage raisonné de l’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle (IA) s’impose aujourd’hui comme un levier de productivité et d’analyse dans les outils collaboratifs. Cependant, son usage soulève des enjeux cruciaux de confidentialité.
Lorsqu’un collaborateur intègre des données sensibles (contrats, informations clients, données RH) dans un outil d’IA non maîtrisé, il peut, sans le savoir, enfreindre le RGPD et exposer des données stratégiques.
La bonne pratique consiste à utiliser des IA internes ou souveraines, dont le modèle est hébergé dans un environnement sécurisé, ou à filtrer les données avant de les soumettre à un outil externe.
La directive NIS2 et les certifications ISO27001 encouragent d’ailleurs les entreprises à intégrer des politiques d’usage responsables de l’IA dans leurs plans de sécurité.
Sécurité et collaboration vont de pair
Il n’existe pas de collaboration efficace sans sécurité solide. L’un et l’autre avancent ensemble, portés par une stratégie d’entreprise globale qui allie technologie, conformité et sensibilisation humaine.
Investir dans la protection des données, c’est protéger la valeur même de l’entreprise : sa réputation, son savoir-faire, ses relations de confiance avec clients et partenaires. La sécurité doit être pensée comme un accélérateur de collaboration et non comme une contrainte.
La conformité au RGPD, à la directive NIS2, ou encore aux normes ISO27001, associée à une culture de la cybersécurité, permet de bâtir un environnement de travail à la fois collaboratif, agile et résilient.
Face à la montée des risques numériques, sécuriser pour mieux collaborer devient plus qu’une bonne pratique : c’est une condition de survie et de performance durable.
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