Avec JDrive, accédez et travaillez sur vos documents depuis vos appareils en toute tranquillité
Avec Jalios JDrive, accédez et travaillez sur vos documents depuis vos PC, tablette ou mobile en toute tranquillité : ils sont automatiquement sauvegardés et partagés sur votre espace de travail numérique Jalios.
Quand utiliser ce module?
Vous mettez à jour des documents, mais vos collègues utilisent toujours les anciennes versions? Ou vous êtes en déplacement et vous n'avez pas pensé à télécharger la dernière version de la présentation commerciale? Vous en avez assez de passer votre temps à télécharger, enregistrer, glisser, déposer, copier, coller, valider, etc. dans le seul objectif de maintenir une sauvegarde de vos documents sur le serveur et partager les documents à votre équipe?
Avec JDrive, vos documents sont en un clic automatiquement modifiés, sauvegardés, synchronisés, et si vous le souhaitez, partagés à votre équipe dans votre espace de travail numérique et GED Jalios.
Nouveautés
Avec la version 4.4 vous pouvez désormais configurer le nom du répertoire de synchronisation JDrive associé au site JPlatform et qui sera utilisé pour l'ensemble des utilisateurs.
Et pour les documents récemment synchronisés, vous pouvez désormais activer la lecture seule directement depuis la fenêtre pop up du client JDrive.
Que propose ce module?
JDrive fournit 2 fonctionnalités qui enrichissent la gestion électronique des documents sur JPlatform. Ces fonctionnalités peuvent être utilisées conjointement ou séparément.
- La première fonctionnalité permet de garder sur son poste une copie automatiquement synchronisée des documents ajoutés au JDrive.
- La seconde fonctionnalité permet d'ouvrir et de modifier directement les documents de la plateforme.
Synchronisation des documents
Lorsqu'un document est ajouté au JDrive de l'utilisateur, JDrive se charge de :
- Synchroniser automatiquement le document dans les deux sens
- Détecter les conflits de mise à jour
- D'afficher des icônes de statuts JDrive des fichiers (synchronisé, verrouillé, privé, nouveau document, etc.)
Lorsqu'une catégorie (dossier) est ajoutée, JDrive réalise ces opérations pour l'ensemble des documents associés à cette catégorie.
Le document dans le JDrive donne accès à un menu contextuel "Jalios JDrive", permettant:
- D'afficher directement le document correspondant en ligne sur le site
- De modifier les métadonnées associées au document sur le site
- De verrouiller le document
- De le recommander
- D'indiquer une mise à jour majeure du document
- D'activer la lecture seule, afin de ne pas prendre le verrou d'édition sur le document
Lorsqu'un utilisateur ajoute un document à son JDrive en local, JDrive se charge de le déposer automatiquement sur le site Jalios :
- Soit dans l'espace documentaire associé au chemin en local du fichier créé
- Soit dans le JDrive privé de l'utilisateur
La vue app de JDrive permet de gérer tous les document qui s'y trouve. Le guide Découvrez l'application JDrive vous présente cette application.
Modification et mise à jour des documents
Lorsque l'utilisateur clique sur "ouvrir avec JDrive" à partir d'un document sur le site Jalios, JDrive procède automatiquement à :
- La création d'une copie locale et son ouverture automatique avec le logiciel d'édition adéquate associé sur le poste
- La mise à jour du document sur le site lorsque l'utilisateur ferme le logiciel d'édition et si le document a été modifié
- La suppression de la copie locale (sauf si le document a été ajouté au JDrive de l'utilisateur)
Autres fonctionalités du client JDrive
L'utilisation de JDrive requiert l'installation d'un client JDrive sur le poste utilisateur. Le client JDrive fournit d'autre part les fonctionnalités suivantes:
- Pop up JDrive accessible depuis la barre des tâches
- Explorateur JDrive et recherche dans le JDrive
- Indicateur de capacité /quota JDrive
- Indicateur d'état de connexion du JDrive (Déconnecté, Authentifié, Synchronisé, etc.)
- Historique des actions JDrive
- Choix de l'emplacement racine du JDrive
- Gestion des sites Jalios et identifiants de connexion
Le client JDrive est également disponible sur l'AppStore pour iPhone et iPad.
Vous pouvez aussi retrouver les principales fonctions du JDrive en suivant le Parcours JDrive 3.
Ce que nos clients aiment
Le confort d'utilisation
La modification des documents se fait réellement en un clic. Ajouter et retirer du JDrive se fait également en un clic. Si le document est dans mon JDrive, alors il est utilisable comme s'il était en permanence sur mon poste. Plus besoin de me poser la question de savoir s'il est à jour localement et sur le serveur.
Si je suis connecté alors un verrou est automatiquement posé lorsque j'ouvre le document, sauf si je choisis la lecture seule. Et si je ne suis pas connecté, alors dès que je me connecte, JDrive détecte et me prévient s'il y a conflit de mise à jour par plusieurs personnes. Plus besoin de me soucier de poser ou libérer les verrous. Je n'ai plus l'angoisse de perdre mon travail.
Des documents sans doublon et toujours à leur place
A partir du site, j'ai un lien direct vers le document dans mon JDrive, et inversement, à partir de mon JDrive, j'ai un lien direct du document sur le site.
Je choisis les documents que j'ajoute à mon JDrive et je les organise localement comme je le veux. Je peux également ajouter et synchroniser toute une arborescence de fichiers identique à l'arborescence du serveur.
La maîtrise du choix du logiciel d'édition
Pour les documents bureautiques, JDrive fonctionne tout aussi bien avec Microsoft Office que Libre Office. Ca me permet de travailler avec des personnes externes qui n'ont pas forcément les mêmes logiciels d'édition que moi. Et JDrive ne se limite pas à la bureautique, je peux également l'utiliser pour d'autres types de fichiers comme les fichiers Photoshop, Illustrator, Autocad, etc.
