Les fonctionnalités d'un Intranet pour améliorer la communication interne
Un Intranet est un réseau informatique interne privé dont l’accès est limité à un groupe d’utilisateurs autorisés comme les employés d’une entreprise par exemple. À l’origine, les fonctionnalités d'un Intranet permettaient à l’entreprise de centraliser certaines informations et de communiquer en interne.
Aujourd’hui, l’Intranet va bien plus loin que cela. En effet, l'Intranet offre désormais bien souvent des espaces collaboratifs pour répondre aux besoins de chaque entreprise et propose des fonctionnalités qui facilitent la prise d'information et simplifient le travail en équipe :
- L’organisation des plannings et la synchronisation des agendas
- La planification des projets et la répartition des tâches avec la mise en place de rappels
- Le stockage et le partage des fichiers à distance
- L’accès aux emails
- La mise à disposition d’un annuaire du personnel et d’outils d’aide à la décision
- L’organisation et la tenue de visioconférences
- Les messageries de discussions privées (chat)
- L’accès à des applications métiers
- Un réseau social d’entreprise
- L’enregistrement du temps de travail
Jalios vous propose une solution d'Intranet dont les fonctionnalités sont au service de vos enjeux et de vos usages pour faciliter le quotidien de vos employés, qu’ils soient aux bureaux ou à distance. Ces fonctionnalités vous permettront de révolutionner votre communication interne, de développer la transversalité, de faciliter le travail hybride et d’accompagner la transformation digitale dans le quotidien de vos employés.
Pourquoi utiliser un Intranet ?
La démocratisation du travail hybride a profondément modifié la manière dont les entreprises communiquent en interne. Pour s'adapter aux enjeux et aux besoins des collaborateurs, les entreprises doivent investir dans un Intranet moderne, efficace avec des fonctionnalités intuitives et utiles.
En renforçant leur communication interne, les entreprises visent plusieurs enjeux :
Tout d'abord, en adoptant un Intranet, les entreprises améliorent leur stratégie de communication interne. Les fonctionnalités de l'Intranet permettent de diffuser plus efficacement les valeurs, la vision et les objectifs de l'entreprise, ce qui contribue à renforcer l'engagement des employés et à favoriser un sentiment d'appartenance.
Ensuite, les entreprises cherchent à améliorer la coordination et la collaboration entre les différents départements et membres des équipes, pour une meilleure efficacité opérationnelle.
Les fonctionnalités d'un Intranet contribuent aussi à améliorer la satisfaction des employés en leur fournissant les informations et les outils dont ils ont besoin pour accomplir leur travail de manière efficace et productive. L'Intranet est non seulement un moyen pour renforcer la communication interne et la culture d'entrepris, mais aussi de favoriser la performance globale.
L'Intranet social pour une communication interne dynamique et collaborative
L'Intranet social met l'accent sur les aspects de communication au sein d'une organisation. Les fonctionnalités vont permettre de promouvoir la culture d'entreprise et de fluidifier le partage d'informations tout en favorisant l'engagement des employés et en renforçant la cohésion organisationnelle.
L'Intranet social permet aux employés de créer des profils, de publier du contenu, de participer à des discussions et de partager des informations pertinentes avec leurs collègues. Il facilite l'échange d'idées, la résolution de problèmes, la prise de décision collective et la diffusion de connaissances au sein de l'entreprise. Grâce à des fonctionnalités telles que les flux d'activité, les commentaires, les mentions et les groupes de discussion, l'Intranet social encourage l'engagement des employés et renforce la collaboration transversale mais il permet également de stimuler la culture d'entreprise et de favoriser la transparence.
L'Intranet social pour développer votre culture d’entreprise et votre stratégie d'Employee Advocacy
Une communication efficace de vos valeurs permettra de fédérer vos salariés autour d’une culture d’entreprise forte. Motivés et impliqués, les employés sont de véritables ambassadeurs de votre organisation auprès de vos clients, des prospects et de leur réseau.
L'Intranet collaboratif pour développer la productivité de vos équipes
L'Intranet est aussi essentiel pour encourager la collaboration au sein d'une organisation. Pour cela, l’Intranet offre des fonctionnalités spécifiques qui favorisent la collaboration, telles que la gestion de tâches, les calendriers partagés, les espaces de travail dédiés à la gestion de projet, les forums de discussion, les outils de messagerie instantanée ou encore la création et le partage de documents en temps réel. Cette approche collaborative permet aux employés de travailler ensemble de manière plus efficace, de partager des idées et des informations, d'élaborer des stratégies et de prendre des décisions collectives.
Une étude menée par Prescient Digital Media révèle que 47 % des entreprises ont constaté une hausse de leur productivité après la mise en place d'un Intranet. En effet, avec son panel de fonctionnalités, l'Intranet permet d'obtenir un gain de temps considérable en centralisant les informations, en facilitant la collaboration et en améliorant la gestion de projet.
Découvrez en vidéo comment Jalios rend vos équipes productives :
Un Intranet pour réduire les coûts
Avec la mise en place du travail hybride les entreprises peinent à maintenir un lien social avec leurs collaborateurs. Pour répondre à ces enjeux la mise en place d'un Intranet va non seulement réduire les coûts d'une entreprise liés aux déplacements, aux services annexes ou encore aux espaces de bureaux. Mais par-dessus tout l'Intranet va aider les employés à travailler plus facilement à distance et à fluidifier les interactions entre les équipes.
Un Intranet pour une implication plus forte de vos collaborateurs
L’Intranet accroît les interactions et encourage vos salariés à échanger, partager leurs idées et donner leurs opinions grâce aux différentes fonctionnalités. Cette évolution a un impact positif sur leur sentiment d'appartenance, ce qui développera leur motivation et leur efficacité. En effet, des salariés épanouis et valorisés au sein de leur entreprise sont plus susceptibles de s'investir dans leur travail.
Encouragez l’intelligence collective et facilitez le travail à distance grâce aux fonctionnalités d'un Intranet
A l'ère du travail hybride, l'Intranet est une plateforme collaborative efficace en particulier lorsque les équipes ne sont pas toutes sur le même site. Grâce aux fonctionnalités, chaque employé peut avancer sur ses tâches tout en collaborant avec ses collègues, peu importe leur fuseau horaire et l'organisation de travail.
Quelles sont les fonctionnalités d'un Intranet ?
Vous l'aurez compris, les fonctionnalités de l’Intranet ont pour but d’améliorer la communication interne, la collaboration et le partage de connaissances. Les fonctionnalités d’un Intranet doivent s’intégrer parfaitement aux fonctionnements des entreprises, mais surtout au quotidien des collaborateurs. De ce fait, voici une liste de fonctionnalités nécessaire pour simplifier le quotidien de vos employés :
- Un annuaire : référencez chaque collaborateur afin qu'ils se sentent intégrés au sein de l’entreprise
- Un agenda : facilitez l’organisation du quotidien de vos employés avec des agendas partagés et/ou privés
- Le fil d'actualités : offrez à vos collaborateurs un moyen de faire entendre leur voix en leur offrant la possibilité de partager avec l’ensemble de l’entreprise des actus, d’informer ses collègues sur des projets en cours, de créer des sondages, etc.
- Le chat : créez du lien entre chaque collaborateur et chaque équipe grâce à la messagerie instantanée intégrée à l’Intranet
- Centraliser les documents : l’Intranet permet aussi de centraliser toutes les informations utiles pour les collaborateurs aussi bien des documents d’entreprise que de la documentation. Cette fonctionnalité permet de rendre accessible chaque information à tous et de les stocker au sein d’une seule plateforme
- Les espaces collaboratifs : facilitez le travail des équipes en leur permettant de centraliser toutes les informations dans un seul et même endroit
- Création de contenu : les contributeurs peuvent publier/lire différents types de contenus tels que des fiches Wiki, des micro-blogging, des FAQ et bien d'autres
- Gestion de projets : misez sur la productivité des équipes et l'agilité des projets
- Partages de fichier : grâce à cette fonctionnalité, les collaborateurs peuvent facilement accéder aux documents, les modifier en ligne et à plusieurs et les partager en quelques clics
Expérience Collaborateur et Intelligence Artificielle : comment l’IA réinvente l’Intranet ?
Intégrée dans un Intranet, l'IA générative vient faciliter la communication interne en répondant instantanément aux besoins courants des salariés tels que faire des résumés, une recherche ou encore retranscrire un document. L'IA va réduire le temps que peut mettre un collaborateur à chercher une information ou à faire une tâche en lui permettant d'être plus efficace. Parfaitement intégrée à l'Intranet ou à une Digital Workplace, l'intelligence artificielle offre tout simplement une expérience collaborateur plus fluide et plus efficace au quotidien.
Comment réussir la mise en place d'un Intranet ?
Selon un rapport de Gartner rédigé en 2020, 90 % des projets d’Intranet sont voués à l’échec. Ce chiffre colossal s’explique par une mauvaise anticipation du projet et un accompagnement mal adapté.
Pour mettre en place un Intranet voué au succès et assurer une bonne gestion de son développement, plusieurs étapes sont indispensables.
La première étape consiste à définir avec précision vos objectifs. Dans le même temps, il est indispensable de réfléchir aux besoins et attentes de vos collaborateurs. Votre Intranet doit y répondre. L’outil proposé doit permettre d’inclure tous vos salariés. Par ailleurs, il est indispensable d'impliquer la direction et l’ensemble des équipes dès le commencement de votre projet. Cette démarche facilite l’adhésion de vos collaborateurs.
Une fois votre cahier des charges élaboré, vous devez sélectionner l'éditeur susceptible de répondre à vos attentes. Optez pour un expert reconnu en matière de Digital Workplace et d’Intranet. Pensez ensuite à communiquer en toute transparence sur ce nouvel outil.
Là encore, il s’agit de susciter l’intérêt et l’enthousiasme de vos collaborateurs pour votre Intranet. Son déploiement doit, d’ailleurs, s’accompagner d’une formation afin que chacun puisse s’approprier l’outil et faire évoluer ses méthodes de travail.
Enfin, votre Intranet doit pouvoir être géré efficacement. Pour assurer une évolution profitable à votre entreprise, il est indispensable d’évaluer régulièrement l'efficacité de votre Intranet et de réaliser des adaptations, si nécessaire. Pour aller plus loin, découvrez comment répondre aux enjeux des nouveaux modes de travail avec l'Intranet social, mobile et collaboratif en téléchargeant notre cahier thématique !
Des KPI pour mesurer l’efficacité de votre Intranet et de votre communication interne
Pour évaluer l’efficacité de votre Intranet, vous devez définir des indicateurs clés de performance :
- La satisfaction des employés grâce, par exemple, à une enquête d'opinion sur ses différents éléments (interface, contenu, outils, etc.)
- Le nombre de connexions
- Le taux d’engagement, les statistiques à propos des interventions de vos salariés vous permettront d'avoir une vue d'ensemble sur quels sont les contenus publiés sur l'Intranet les plus appréciés
- Le nombre de contenus postés
Les bonnes solutions d'Intranet vous fournissent l’ensemble de ces statistiques. Il ne vous reste plus qu’à les analyser pour évaluer l’efficacité de votre plateforme digitale.
L'Intranet, essentiel pour renforcer votre culture d'entreprise
Pour résumer, l'Intranet se révèle être un outil essentiel pour favoriser la collaboration et optimiser la communication interne. En effet, une plateforme collaborative comme un Intranet transforme l'environnement de travail en un espace dynamique et interactif. Par exemple, la mise en place d'un système de gestion de contenu permet aux employés de partager des actualités, documents et des fichiers en temps réel, ce qui encouragera l'interaction et la cohésion entre collaborateurs.
Finalement, l'Intranet permet de créer une véritable communauté au sein de l'entreprise. Les outils de travail collaboratif, tels que le chat et les communautés, simplifient l'organisation des réunions et la gestion des projets, ce qui est un avantage dans un monde du travail hybride.
En faisant le choix d'un Intranet, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur productivité, mais surtout renforcer la culture de l’entreprise, créer du lien entre les équipes et motiver les salariés.
Pour conclure, un Intranet est une plateforme collaborative dont le but est de faciliter la communication entre chaque service d’une entreprise afin de développer une synergie où les collaborateurs se sentiront impliqués et valorisés. L’objectif de l’Intranet est notamment de simplifier les journées de travail des salariés en leur mettant à disposition des outils facteurs de productivité.
FAQ
Pourquoi l’Intranet est utile pour le développement d’une entreprise ?
L'Intranet est une solution qui vous permettra de favoriser la communication, la collaboration, la productivité et le partage d'information au sein d'une entreprise. Un Intranet contribue à la productivité de vos collaborateurs et à la croissance d'une entreprise grâce à une meilleure coordination et une meilleure utilisation des ressources.
Quels sont les différents types d'Intranet ?
Les différents types d'intranet dépendent des besoins et des objectifs de chaque entreprise. A l'origine un Intranet se concentre sur la communication interne et la diffusion d'informations, souvent via des newsletters ou des articles de blog internes.
Cependant, il existe d'autres aspects d'un Intranet pour répondre aux besoins d'une entreprise axés sur la collaboration et la productivité. L'Intranet collaboratif, inclut des outils pour le travail d'équipe comme les forums, la messagerie instantanée (chat) et les espaces de partage de documents, favorisant ainsi la collaboration et l'interaction entre les employés.
Pour les entreprises ayant des enjeux liées à l'engagement des employés nous parlons alors d'Intranet social. Ce derniers intègre les fonctionnalités de réseau social pour renforcer la cohésion et l'engagement des employés.
Enfin, l'Intranet intelligent est une plateforme où des technologies avancées comme l'intelligence artificielle sont utilisées pour personnaliser l'expérience collaborateur et optimiser les applications métiers comme celles des ressources humaines et de gestion de projets.
Un Intranet est utile pour quel type d'organisation ?
Un Intranet est utile dès lors qu'une organisation cherche à améliorer sa communication interne, la collaboration entre employés et l'efficacité opérationnelle. Que ce soit pour une petite entreprise ou une ETI un Intranet permet aux collaborateurs de recevoir les bonnes informations au bon moment et d'être productif.
Dès que vous comptez une centaine de collaborateurs, qu'ils soient à distance ou sur site, l'ensemble de l'entreprise a un accès rapide et simple à toutes les ressources et informations utiles dont a besoin un collaborateur pour mener à bien sa mission.
Quelles différences entre un Intranet et une Digital Workplace ?
L'Intranet est une composante essentielle de la Digital Workplace, qui vise à transformer la façon dont les employés travaillent et interagissent au sein d'une entreprise. L’Intranet se concentre principalement sur la communication interne, la gestion de l'information et la collaboration au sein de l'entreprise, tandis que la Digital Workplace englobe un ensemble d'outils et de technologies dont l’Intranet ou encore l’Extranet, le but de la Digital Workplace est d’offrir une expérience de travail numérique en simplifiant l’usage et l’accès aux différentes applications métiers.
Est-ce possible de combiner Intranet et Digital Workplace ?
Une Digital Workplace est une espace de travail numérique qui intègre un ensemble de fonctionnalités et plateformes collaboratives comme un Extranet, un Réseau Social d'Entreprise, de la Gestion Documentaire et évidemment un Intranet.
Dès lors qu'un Intranet est associé à d'autres cas d'usage (Extranet, GED, Réseau Social d'Entreprise, Digital Learning) nous pouvons parler de Digital Workplace.
En bref, il est tout à fait possible d'associer un Intranet à d'autres outils pour en faire une Digital Workplace complète !
Quels liens entre l’Intranet et l’Extranet ?
L'Intranet et l'Extranet partagent un objectif qui est d'améliorer la collaboration et la gestion de l'information au sein d'une entreprise. Ils fournissent tous deux des outils et des fonctionnalités pour partager des documents, communiquer entre les membres d'une organisation ou encore collaborer sur des tâches communes. Cependant, la principale différence entre l'Intranet et l'Extranet réside dans leur accessibilité et leur public cible.
L'Intranet est généralement réservé aux collaborateurs d'une organisation alors que l’Extranet, extension de l'Intranet, est principalement réservé à des utilisateurs externes tels que des partenaires commerciaux, des fournisseurs ou des clients.
Peut-on créer un Intranet avec SharePoint ou WordPress ?
D'abord il est tout à fait possible de créer un Intranet avec SharePoint.
Généralement utilisé par les entreprises ayant adopté Microsoft Office, SharePoint est spécialement conçu pour les besoins des entreprises en matière de partage de documents et de gestion de contenu. Malheureusement c'est une solution lourde et difficile à administrer. De plus très limitée en terme de personnalisation visuelle.
Sinon WordPress est un CMS OpenSource (Content Management System) traditionnellement utilisé pour la création de sites web et de contenu comme un blog. WordPress est cependant très limité pour la création de portail d'Intranet en raison de ses capacités restreintes en termes de gestion des droits d'accès et de sécurité.
Vous êtes déjà dans l'univers Microsoft 365 et vous recherchez un Intranet ou une Digital Workplace à la fois simple à gérer et sécurisée ?
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