Groupe Briand

Le constat était qu'étaient utilisés pour des fonctions dites « collaboratives » divers outils sans lien les uns avec les autres, de manière très variable suivant les filiales du groupe et la maturité “digitale‟ des collaborateurs.

Il était donc nécessaire de remplacer les solutions existantes par une seule solution intégrée pour faciliter la communication, l’accès et le partage de l’information pour améliorer la collaboration.

Il était aussi important d'unifier les usages afin d’en faciliter l'adoption, optimiser les pratiques et contribuer à la réduction de l’impact carbone

De cette ambition, ont découlé les objectifs suivants :

• Regrouper en seul endroit les informations pour pouvoir toucher un maximum de personnes toutes filiales confondues avec le même canal : faciliter la circulation de l’information et de la communication, la gestion documentaire, le partage de la connaissance, la gestion de projet et la qualité de vie au travail.
• Permettre à chacun d’interagir avec ses collègues sur des sujets communs : favoriser la transversalité, le partage des savoirs, la capitalisation autour des bonnes pratiques et la création de liens entre les nomades et les sédentaires.
• Réduire le temps passé au traitement des mails internes.
• Permettre le travail en coédition sur les documents de type Office.
• Limiter le shadow IT : risque non maîtrisé mettant en péril la sécurité des données et de l'infrastructure avec l’utilisation de solutions diverses et variées pas toujours maîtrisées.
• Stocker l’information à un seul endroit et limiter ainsi notre impact carbone (accès et stockage de l’information sur un serveur commun à toutes les filiales et dépôt unique de fichiers). 

Après une étude d’opportunité et un "Proof of Concept", un groupe projet mutli-métiers a ensuite procédé à une phase de tests, sous le sponsoring de la Direction, qui a abouti au choix de la plateforme de Jalios, éditeur Français. 

À ce jour, les objectifs fixés du projet de plateforme collaborative du Groupe Briand sont atteints.

L’adoption de la plateforme par les utilisateurs est très bonne et les anciens outils ont été abandonnés spontanément, ce qui traduit une bonne adéquation entre le choix de la solution et les besoins des utilisateurs.

Il est à noter que l’engagement fort de la direction a été un élément majeur de la réussite du projet.

La plateforme collaborative Jalios offre des applications complémentaires qui boostent l'efficacité au quotidien : formulaires partagés avec Workflow de validation, dépôt de de document type, lien vers les autres applicatifs métiers, un véritable Cockpit Utilisateurs pour trouver tout ce dont on a besoin au quotidien.