Communauté de communes Aunis Atlantique

Intranet Collaboratif

Découvrez comment la communauté de communes Aunis Atlantique offre un point d'accès unique à tout ce dont ses agents ont besoin au quotidien.

Dans la communauté de communes Aunis Atlantique, les moyens de communication et de collaboration étaient réduits : une newsletter hebdomadaire et beaucoup d'échanges par e-mail.
Cette collectivité de Charente-Maritime rassemble 20 communes rurales, représentant 30 000 habitants. Elle doit interagir avec les services des différentes mairies ainsi qu'avec la trentaine d'élus communautaires.
Elle compte aussi une centaine d'agents, aux domaines de compétence variés, qui sont notamment amenés à collaborer entre eux sur des projets.
De longue date, la collectivité mûrit un projet d'intranet collaboratif. Quand surgit la crise sanitaire, elle est prête à se lancer.

Le projet d'Aunis Atlantique démarre fin avril 2020 et répond à 4 grands objectifs :

Améliorer la communication et réduire les e-mails au sein du siège de la collectivité, avec ses sites distants, avec les communes membres et les particuliers.
Faciliter et favoriser la collaboration sous tous ses aspects :
- Dans le cadre des projets, à travers le partage d'informations et de ressources (annuaire de contacts, veille, etc.)
- Par le développement de communautés d'intérêt.
Mieux assurer la gestion et le partage des documents, une nécessité renforcée par un contexte de dématérialisation.
Pouvoir travailler en mobilité, besoin qui s'est imposé avec la crise sanitaire et le télétravail.

Juliette Grinard, Directrice de la communication

Lancé en septembre 2020, l'intranet collaboratif, "B.A BA", offre un environnement de travail unique, auquel chacun accède en fonction de son profil.
Canal de communication de la collectivité, il diffuse des "informations flash" ainsi que des contenus plus développés et plus pérennes sous forme d'articles.
Les agents retrouvent sur "B.A BA" toutes les données et applications dont ils ont besoin au quotidien. Grâce à lui, ils interagissent entre eux et avec les communes membres via un espace collaboratif dédié.

La collaboration interne s'organise via de multiples outils : agenda partagé, gestion de tâches, base documentaire, wiki, etc.
Les échanges en temps réels se font avec une messagerie d'équipe dotée de salles de discussion, depuis un PC ou un mobile.
Enfin, une gestion électronique de documents apporte un accès sécurisé et à distance à ces derniers, tout en répondant aux enjeux de sauvegarde et d'archivage.

Avec B.A BA, la communication a gagné en souplesse. Il est possible d'offrir différents niveaux d'information, mais aussi de communiquer de manière ciblée vers les utilisateurs. De plus, une dynamique de contribution s'est créée autour de l'information. Grâce à elle, la collectivité capte les réactions de tous, grâce aux likes et commentaires.
Les espaces collaboratifs ont répondu à la forte attente de mieux collaborer entre services, sur les projets transverses. Ils étaient déjà une centaine, 18 mois après le lancement. Ils facilitent notamment :
- le partage documentaire
- le pilotage de projets (gestion des tâches)
- l'organisation de l'information (Wikis).
Des communautés ouvertes ont vu le jour, pour faciliter l'entraide, rassembler les télétravailleurs, ou simplement échanger en mode "café du commerce".
La messagerie d'équipe s'est vite révélée essentielle. Pour échanger en conversation de groupe sur des contenus de B.A BA, mais aussi pour maintenir le lien social, en retrouvant dans le webchat les "discussions de couloir" du présentiel.

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