Réinventer la communication interne grâce à la Digital Workplace

Lancer une plateforme collaborative constitue un excellent levier pour travailler autrement. Pourquoi la mise en place d’une Digital Workplace est-elle aussi une formidable opportunité de faire évoluer la communication interne ?

Pour résumer les principaux pain points que j’ai pu observer chez les professionnels de la communication interne, je dirais que la gestion des paradoxes est l’une des premières problématiques. Ou comment faire le grand écart, de plus en plus large, entre des enjeux stratégiques à long terme (vision RH, plan d’action Direction Générale) et des enjeux business à très court terme, souvent accompagnés d’un contexte de crise. Servir au mieux les intérêts de tous lorsque votre mission est transverse par nature, c’est faire face aux affres de la politique interne. L’exercice de la fonction de communiquant interne est rendu encore plus ardue lorsqu’il s’agit de « faire plus avec moins ».

Certaines organisations ont décroché et continuent de gaspiller leurs ressources pour maintenir des outils qui ne répondent plus ni aux attentes des collaborateurs ni à l’état de l’art en matière d’outils collaboratifs. D’autres se sont engagées sur la voie de la transformation numérique interne pour faire évoluer leur métier, comme tout professionnel qui se forme et monte en compétences pour être en phase avec les évolutions des usages et pratiques de son temps et de ses « clients ».

Pourquoi la Communication a toute légitimité pour porter un projet de transformation numérique interne

Qui mieux que la communication interne (ou les RH le cas échéant) en tant que service support transverse, connaît la culture d’entreprise et est capable d’en gérer la complexité ? Qui a pour mission de mettre en musique des programmes d’actions qui vont toucher des populations et des métiers divers ? Et qui a déjà l’habitude de travailler en réseau afin de mettre en œuvre efficacement un dispositif de communication en collaborant avec des correspondants locaux ?

Cette logique transverse tombe sous le sens du titre de ce billet de Bertrand Duperrin « Le digital n’est ni un département ni une discipline »

Cette voie du changement dans laquelle vous projetez de vous engager en adoptant une nouvelle Digital Workplace, c’est une formidable opportunité pour la communication interne d’évoluer et de redessiner les contours de son métier.

Tout change rien ne change

Cette phrase rendue célèbre par le film le Guépard de Luchino Visconti, « il faut tout changer pour que rien ne change », traduit bien la situation actuelle : managers et employés semblent unanimes sur le besoin d’une (r)évolution profonde du modèle de communication. Et s’accordent aussi sur les modalités de cette transformation : en douceur, c.à.d en opposition avec la théorie du Big Bang reine en d’autres temps. Car finalement ce qui compte, votre proposition de valeur pour vous qui souhaitez mettre en place un nouvel environnement de travail numérique ou Digital Workplace, c’est de rendre l’expérience employé plus simple, plus fluide et plus agréable dans la collaboration au quotidien.Adopterune démarche pilote et trouver les bons relais et ambassadeurs pour l’incarner sont les conditions de succès.

the old school MB

Vous aurez toute la légitimité si vous vous inscrivez dans une logique de transformation en appliquant à vous-même ces principes de conduite du changement :

  1. Identifier d’où vous partez, analyse de la situation via des questions (POURQUOI le changement) et impacts associés (QUOI changer)
  2. Bonnes pratiques (vous répondrez ici au COMMENT)
  3. Risques : identifiez-les, vos
  4. Brainstorming

Bonnes pratiques : POSITIVER !

La communication interne 2.0 est celle qui :

  • Se concentre sur la pertinence des contenus existants (pourquoi réinventer la roue)
  • Favorise systématiquement la collaboration, l’entraide ou la conversation
  • Incite à de façon autonome et informelle des ateliers de formation sur site (près des machines à café et autres lieux de vie)
  • Créé des actions directement sur la plateforme collaborative et sociale
  • Aide et anime le support aux animateurs de communautés et ambassadeurs

Elle peut aussi tirer parti du crowdsourcing : le projet communautaire promeut la résolution collective des difficultés.

  • Mettre en avant les experts
  • (contributions dans des espaces de discussion, commentaires Use of expertise to create or modify documents
  • Les managers encouragent le brainstorming et la collaboration participative

Brainstorming : questions à vous poser avant de définir votre nouveau modèle de gouvernance

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Comment passer d’un rôle de rédacteur en chef à celui d’animateur et agrégateur de contenus ?

La Com’ interne est-elle prête à assurer le rôle de relai d’information, culture… (Top-Down Vs. Bottom up) ?

Comment gérer les commentaires et les questions directement posées par les utilisateurs ? Etes-vous prêt à devenir un médiateur et à accompagner des animateurs de communautés ?

Par Mathieu Bigeard Customer Success Manager chez Jalios

                                              

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