L'intranet collaboratif essentiel pour maintenir le lien et permettre le télétravail

Voici un best of des témoignages clients sur le lien et l'engagement collaborateur, recueillis lors des conférences Digital Workplace Days, durant ces derniers mois.  Pour conserver le lien avec les salariés et faciliter le travail à distance pendant la crise, l'intranet collaboratif s'est révélé essentiel. Tandis que ses usages se développent, les organisations poursuivent leurs chantiers pour en faire une véritable Digital Workplace.

Une priorité : maintenir le lien

« Nous avons exploité tout ce que notre intranet collaboratif pouvait nous offrir », raconte Vanessa Gryczynski, responsable de communication du groupe de BTP NGE. Ici comme ailleurs, la pandémie a imposé de maintenir le lien avec les salariés, en télétravail, sur le terrain ou en chômage partiel.

Fil de discussion avec le directeur général le premier jour du confinement, blog de la direction où chacun peut prendre la parole, espace collaboratif dédié à la crise avec ses actualités, ses documents à télécharger, sa base de questions-réponses et, même, une boîte à idées : NGE a actionné de nombreux leviers. « L'intranet est devenu notre principal canal de communication, de dialogue avec les salariés », souligne Vanessa Gryczynski.

A la Croix-Rouge française, l'extranet collaboratif, qui fédère salariés et bénévoles, s'est enrichi d'un portail sur la situation sanitaire. Il sert notamment pour organiser un point d'activité opérationnel quotidien en direct video. « Recourir à tous les outils de l'extranet était vital pour communiquer vers le plus grand nombre de manière simple », témoigne Tatiana Babsky, responsable de projets stratégiques digitaux à la direction de la communication.

« Pour maintenir le lien, le réseau social d'entreprise a joué un rôle important », relève de son côté Emmanuelle Robino, chargée de communication à la CPAM de Loire-Atlantique. « Pouvoir discuter, liker, commenter, apparaître avec sa photo, rend les choses plus humaines. »

Un fort développement des usages

Avec la crise, le développement des usages a, lui, connu une forte dynamique. Les métiers et les managers se sont notamment rapidement emparés des espaces collaboratifs pour interagir avec leurs équipes autour de l'activité et organiser cette dernière. « Partage documentaire, conversations, espaces questions-réponses, blog, wiki, gestionnaire de tâche, calendrier partagé… L'usage des fonctions collaboratives s'est envolé », constate Rémi Coyo, chargé de mission communication à la CPAM de Gironde. Celle-ci venait de lancer son intranet collaboratif quand est survenue la crise.

Dans la communauté de communes Aunis Atlantique, qui a lancé le sien en septembre 2020, les espaces collaboratifs se sont aussi développés très vite. « Les fonctions de gestion de tâches et de wiki sont très appréciées et la messagerie d'équipe est très utilisée », souligne Juliette Grinard, la directrice de la communication.

De nouvelles pistes d'évolution et de nouveaux enjeux

Chez NGE, ce développement des usages va marquer l'évolution de l'intranet. « Nous avons pu mieux identifier quelles étaient les attentes », explique Vanessa Gryczynski. Les capacités d'interaction vont ainsi être renforcées, notamment avec l'ajout de la messagerie d'équipe. La dimension mobile va aussi être améliorée, 80 % du personnel travaillant sur des chantiers et ne se connectant qu'avec un smartphone, ainsi que celle internationale. Le groupe est présent dans 16 pays.

« Vu le succès de l'intranet, nous avons aussi décidé de le rendre accessible à tous, quel que soit le moyen », indique la responsable. Aujourd'hui, seules les 6 000 personnes disposant d'une adresse mail professionnelle y accèdent, sur un effectif de 12 600. Du côté de la CPAM de Loire-Atlantique, les espaces collaboratifs sont en pleine restructuration, avec la mise en place de sous-espaces pour des communautés et des équipes. « Ils répondent au besoin de resserrer les liens de manière plus fine », explique Emmanuelle Robino.

« Après ce fort démarrage, l'enjeu est de maintenir les usages, indique, quant à elle, Juliette Grinard. Nous allons notamment nous concentrer sur l'animation de communauté, qui nécessite la mise en place d'une véritable formation. » Mais l'année 2021 marque aussi l'ouverture de l'intranet aux 20 communes composant Aunis Atlantique, qui va faciliter la communication et la collaboration avec les élus communautaires et les services des différentes mairies. A la Croix-Rouge française, l'heure est au déploiement de la suite collaborative Google Workspace et à son articulation avec l'extranet collaboratif. « Améliorer les usages mobiles sont un autre chantier que nous voulons faire aboutir », précise Tatiana Babsky.

Quant à la CPAM de Gironde, elle travaille à la connexion de sa gestion documentaire à l'intranet collaboratif. La dynamique autour des outils collaboratifs, elle, reste forte. « Nous sommes encore en phase de découverte, reconnaît Rémi Coyo. Mais notre intranet est déjà devenu un outil essentiel de communication et de travail », constate-t-il.

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