JPlatform 10SP5 - Neue Funktionen warten auf Sie! (Teil 2)

Sichere öffentliche Links

Seit vielen Versionen ermöglicht es JPlatform, interne Dokumente an externe Personen zu übermitteln, indem sie ihnen einen "öffentlichen Link" zur Verfügung stellen.

JPlatform 10SP5 verbessert diese Funktionalität. Es ist nun möglich:

• Einen öffentlichen Link für ein oder mehrere Dokumente zu erstellen
• Eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn das Dokument heruntergeladen wurde
• Die Gültigkeit des Links zu kontrollieren
• Den Download mit einem Zugriffscode zu schützen

Einen öffentlichen Link für ein Dokument erstellen

Das Erstellen eines öffentlichen Links auf ein einzelnes Dokument erfolgt wie bisher.

Die Erstellungsoberfläche wurde überarbeitet. Sie fordert Sie nun auf, einen Text zur Identifizierung des Empfängers einzugeben (z. B. den Namen der Organisation oder der Person, der Sie diesen Link geben wollen). Dieser Freitext hilft Ihnen, die Downloads zu verfolgen. Er wird für die Empfänger:innen nicht sichtbar sein.

Nachdem Sie den Link erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, diesen per Mail zu versenden oder den Link einfach zu kopieren:

Erstellen eines öffentlichen Links mit mehreren Dokumenten

Sie können auch einen öffentlichen Link erstellen, welcher mehrere Dokumente enthält. Die Person, die den Link herunterlädt, erhält ein ZIP-Archiv, das alle Dokumente enthält.

Die Anwendung "Öffentliche Links“

Die Anwendung "Öffentliche Links" ist über das Anwendungsmenü zugänglich:

Die Anwendung listet alle Links auf, die Sie erstellt haben ("Meine öffentlichen Links"). Wenn Sie die Rechte haben (vergeben durch eine ACL), können Sie auch alle auf der Plattform vorhandenen öffentlichen Links sehen ("Alle öffentlichen Links").

Standardmäßig zeigt die Anwendung alle Ihre öffentlichen Links an. Mit einem Filter in der Seitenleiste können Sie die Ansicht so filtern, dass nur aktive Links oder nur abgelaufene Links angezeigt werden:

Sie können die Einstellungen eines öffentlichen Links ändern, indem Sie im Aktionsmenü auf "Bearbeiten" klicken.

Duplizieren eines öffentlichen Links

Wenn Sie dasselbe Dokument (oder dieselben Dokumente) mehrmals an mehrere Empfänger:innen senden müssen, ist es empfehlenswert, mehrere Links zu erstellen, um eine bessere Nachverfolgung zu haben. Sobald der erste Link erstellt ist, können Sie diesen duplizieren.

Informationen über einen öffentlichen Link

Im Menü "Informationen" finden Sie alle Informationen über den öffentlichen Link, insbesondere seine Zugangs-URL und seinen Zugangscode, falls vorhanden.

Mit der Schaltfläche "Per Mail senden..." können Sie eine Mail vorbereiten, wie beim Erstellen des Links.

Download-Verfolgung

Wenn jemand Ihren öffentlichen Link herunterlädt, werden Sie durch einen „Alarm“ benachrichtigt (Öffentliche Links > Neuer Download). Mit diesem Alarm wissen Sie, welcher Link heruntergeladen wurde.

In der Ansicht „Public Link“ zeigt Ihnen ein Zähler die Anzahl der Downloads an. Klicken Sie auf diesen Zähler, um die Download-Details (Datum und IP-Adresse) zu erhalten.

Schützen des öffentlichen Links mit einem Zugriffscode

Um sicherzustellen, dass Ihr öffentlicher Link von niemandem wiederverwendet werden kann, können Sie einen Zugangscode hinzufügen. Dieser Code wird angezeigt, wenn Sie den öffentlichen Link speichern.

Wie im Text angegeben, wird empfohlen, diesen Zugangscode über ein anderes Kommunikationsmittel als das, dass Sie für das Dokument verwendet haben, bereitzustellen. Fügen Sie also diesen Zugangscode nicht in die E-Mail ein, die Sie an den Empfänger senden. Teilen Sie ihn ihm per SMS, Telefonanruf, etc. mit.

Wenn der Empfänger auf den öffentlichen Link klickt, gelangt er auf eine Seite, die ihn auffordert, den Zugangscode einzugeben. Wenn der Code korrekt ist, wird die Datei heruntergeladen. Standardmäßig ist die Code-Eingabe auf 5 Versuche beschränkt.

Sie möchten mehr wissen? Nähere Informationen finden Sie hier.