La Digital Workplace : un atout opérationnel pour les organisations

Loin de se limiter à des enjeux de communication interne, comme c’est souvent le cas avec l’intranet, la Digital Workplace (DW) est un véritable outil collaboratif qui permet de mutualiser les compétences et les énergies au sein des équipes. Katia Murawsky, responsable Gestion des connaissances à MGEN, et Mickaël Poiroux, chef de projets Usages Collaboratifs à Nantes Métropole, détaillent comment la DW se révèle un atout opérationnel pour leurs organisations.

La DW ne va pas « sur les platebandes de la communication interne »

Comme l’explique Katia Murawsky, la MGEN n’utilise pas la DW de Jalios, pour l’intranet global de l’entreprise, mais plutôt pour tout ce qui est orienté métier et opérationnel.

« C’est un point de vigilance chez nous de bien conserver notre objectif de départ, de ne pas se disperser et de ne pas aller sur les platebandes de la communication interne. Je pense que c’est important pour l’adhésion de chacun à cette plateforme », précise-t-elle.

Un point de vue partagé par Mickaël Poiroux, dont l’organisation, Nantes Métropole, a développé un outil collaboratif de DW, Naonantes, qui a pour vocation d’aller plus loin que les fonctionnalités traditionnelles de l’intranet.

« Il y a une volonté de transformer sa pratique professionnelle à l’occasion de ce nouvel intranet avec une communication qui soit moins centralisée et aussi de responsabiliser les directions pour qu’elles soient plus contributrices et plus actrices de leurs propres communications », assure-t-il. 

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Digital Workplace : des avantages aux niveaux individuels et collectifs 

Mais comment la Digital Workplace (DW) contribue-t-elle concrètement à l’efficacité collective et individuelle ? « Naonantes permet de fluidifier le dialogue avec les agents (…), de partager, mutualiser et collaborer de façon transversale, qu’on soit élu, agent territorialisé ou dans une direction centrale (…) Naonantes participe ainsi à la vie démocratique de la collectivité », répond Mickaël Poiroux. En matière de télétravail, la métropole a ainsi généralisé la plateforme à partir du mois de janvier, après le lancement d’une campagne en septembre (2020).

« Dans le cadre du télétravail, Naonantes permet d’intégrer un (e) collègue qui n’est jamais présent (e) sur le terrain. Il permet donc de maintenir la collaboration », souligne le chef de projets Usages Collaboratifs à Nantes Métropole. En outre, Naonantes donne la possibilité d’animer les communautés de managers afin que ces derniers puissent retrouver des ressources plus vite qu’auparavant.

Katia Murawsky, elle, précise que l’efficacité de Genius se situe dans les facilités de la routine quotidienne, comme la centralisation des informations dont les utilisateurs ont besoin. Pour ce qui concerne le télétravail, elle évoque la possibilité de travailler et de collaborer à distance.

Mais au-delà, « Genius apporte une sécurité aux collaborateurs en termes d’informations récentes, à jour, fiables et homogènes (dans le cas du Covid-19 notamment) ».Gildas Guillet, porteur de l’offre Jalios chez ASI, confirme de son côté qu’il existe de part et d’autre une facilité réelle, porteuse d’efficacité : celle qui est liée à l’utilisation du lanceur d’applications.

« Avec les différents outils, on va pouvoir aller consommer des flux qui vont m’annoncer que sur telle application je vais avoir une action à porter comme dans le cas du manager qui a besoin de valider des congés. Ces petites choses apportent du confort au quotidien », assure celui qui considère la Digital Workplace comme une sorte de cockpit et d’agrégateur de services. 

Quels sont les gains réels de la Digital Workplace pour les entreprises et organisations ?

Selon Katia Murawsky les gains réels apportés par la DW se mesurent vraiment par les enquêtes de satisfaction au sein des entreprises et organisations. Pour Genius, ce sont les collaborateurs qui rapportent les gains de performance, d’efficacité individuelle et d’intelligence collective. Et tous les retours sont positifs jusqu’à présent.

Mickaël Poiroux estime qu’il est toujours difficile de mesurer les gains générés par la DW, mais qu’on les perçoit dans l’émergence des nouveaux usages et dans l’évolution des engagements dans les espaces collaboratifs.

« Effectivement, mesurer cela quantitativement c’est délicat, par contre faire du qualitatif régulièrement tous les ans à travers une enquête de satisfaction des collaborateurs, c’est un des axes à creuser », résume Gildas Guillet.

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