Une Digital Workplace alignée sur les trois grands enjeux des collectivités locales

Une large diversité de métiers dispersés sur tout un territoire et en majorité éloignés des outils informatiques. Des sites administratifs et des services techniques déconcentrés souvent reliés par la seule messagerie. Ce contexte, nombre de collectivités locales le partagent, quel que soit leur échelon : commune, communauté de communes ou d'agglomération, département, région.

Comment, dans ces conditions, mieux assurer les missions de service public ? En s'appuyant sur le numérique pour connecter tous les agents, afin de mieux communiquer vers eux, simplifier leur quotidien et, aussi, faciliter leur collaboration. Trois grands enjeux auxquels répond une Digital Workplace.

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Une information qui circule mieux

Accessible sur tout terminal et depuis tout lieu, la Digital Workplace constitue le canal privilégié pour informer directement les agents sur l'actualité de la collectivité et de ses différents services, pour communiquer l'agenda des réunions de directions, de commissions et autres assemblées, pour fédérer autour des projets et des actions publiques prioritaires.

L'intranet collaboratif de la ville de Gennevilliers promeut la communication et la capitalisation des connaissances

En facilitant notamment la circulation de l'information liées aux ressources humaines, la Digital Workplace participe aussi à l'amélioration de l'expérience offerte aux agents. Ceux-ci sont informés en temps réel de l'actualité concernant la formation, les concours ou, encore, le recrutement. Et une véritable base de connaissance peut être mise en place pour répondre à leurs interrogations en termes de droits et de démarches. Une source aussi d'efficacité pour les services RH. 

Simplifier le quotidien des agents

Grâce à ses fonctions de dématérialisation, la Digital Workplace contribue à simplifier le quotidien des agents. Du système de réservation en ligne de salles de réunion ou de ressources informatiques au véritable workflow impliquant les acteurs de différents services, en passant par les simples formulaires pour gérer des demandes, elle offre toute une palette de possibilités pour gagner du temps ou en performance.

Là encore, les bénéfices ne sont pas qu'opérationnels. Via des services dématérialisés, les démarches liées aux ressources humaines peuvent être facilitées. Les agents ne travaillant pas sur un site administratif n'ont ainsi plus besoin de s'y déplacer pour effectuer leurs demandes, déclarer un changement d'adresse, une naissance, etc.

L'intranet collaboratif de l'Albigeois se concentre sur les communautés métier et leurs besoins

Une collaboration tous azimuts

Pour faciliter la collaboration, la Digital Workplace met à disposition des espaces dans lesquels il est possible de communiquer, gérer des documents, des plannings, discuter au sein de forums ou, encore, via la messagerie instantanée. Ces espaces collaboratifs répondent à de multiples usages. 

Pour les services ou directions, ils sont le moyen de rassembler leurs propres agents et de mieux interagir avec eux autour de l'activité, de partager des ressources et de l'information internes. Acheteurs, juristes, archivistes, personnels de collèges, assistantes sociales, aides à domicile… De leur côté, les nombreux métiers des collectivités peuvent s'affranchir de leur contexte de travail pour se fédérer au sein de leurs propres espaces, afin de partager de l'information pratique, de la connaissance, s'entraider.

Mais avec les espaces collaboratifs, c'est toute la collaboration transverse qui se trouve favorisée. Via des groupes projet, les différents services peuvent centraliser leurs échanges, partager la documentation, les comptes-rendus de réunions, gérer les différentes tâches du projet. Les informations liées à ce dernier ne se perdent plus dans de multiples échanges de mails.

Une transversalité qui ne s'arrête d'ailleurs pas aux portes de la collectivité, puisque les espaces collaboratifs peuvent également associer les partenaires institutionnels, territoriaux ou économiques de la collectivité.

Vous êtes une collectivité locale et vous voulez en savoir plus ? 

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