Intranet et extranet : vers une organisation étendue de la Digital Workplace
Pour de nombreuses organisations, la crise sanitaire liée au Covid-19 a mis en exergue la nécessité de revoir les façons de travailler. Si, bien sûr, la collaboration interne est indispensable au maintien de l’activité, maintenir le lien avec les parties prenantes externes est tout aussi crucial. C’est là tout l’enjeu de la collaboration étendue, qui vise à faciliter la collaboration entre les membres d’une organisation et leurs interlocuteurs en dehors de la structure : partenaires, fournisseurs, clients, etc.
Trois organisations expliquent comment leurs intranets et extranets leur permettent de répondre aux enjeux de la collaboration étendue (*).
Une plateforme pour réunir les professionnels d’un même secteur
L’ARS PACA (Agence régionale de santé Provence-Alpes-Côte d’Azur) a lancé un portail pour rassembler près de 5000 professionnels de la santé : personnels hospitaliers et libéraux bien sûr, mais également responsables prévention, experts de la santé environnementale, etc.
« C’est une plateforme de travail en mode collaboratif, avec des outils faciles et pratiques dédiés aux acteurs de la santé en région PACA. C’est un projet assez ambitieux car nous nous sommes rendus compte que plusieurs projets émergeaient en même temps au sein de l’ARS, nous les avons donc regroupés ensemble. Nous avons une partie intranet, une partie externe et une partie social learning, chacune d’elles communiquant avec les autres via la plateforme », indique Cyprien Vincent, chef de projet digital à l’ARS PACA, précisant que l’outil offre aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités : gestion des congés, informations d’actualité du réseau, création d’espaces collaboratifs, chat, versioning des documents, etc.
Favoriser l’ouverture pour fluidifier les processus avec les fournisseurs
Du côté de La Redoute (Groupe Galeries Lafayette), la solution Jalios initialement utilisée pour la refonte de l’Intranet RWays a vite été déployée pour RCli, un portail dédié à la relation clients. Grâce à cet outil, 1 050 conseillers ont accès à une large base de connaissances et peuvent les redistribuer facilement, en plus de pouvoir faire remonter des commentaires clients.
Un troisième portail, réservé cette fois aux fournisseurs, a également été mis en place. RBook permet ainsi aux 1 450 fournisseurs qui l’utilisent d’accéder à une base de connaissances pertinente, créer des étiquettes ou être mis en relation avec des contacts issus d’un annuaire spécifique. « Aujourd’hui, c’est un environnement qui regroupe environ 4 500 personnes à travers le monde, dans des conditions de sécurité très bien ficelées. Nos intégrateurs ont trouvé un moyen pour que tout nouvel arrivant soit automatiquement poussé vers la plateforme qui lui convient. Les utilisateurs sont très bien formés et disposent d’un outil limpide », souligne Maxime Segard, responsable entreprise 2.0 chez La Redoute.
Un accès à un large panel de services dédiés aux adhérents
La CFDT, premier syndicat français avec 630 000 adhérents, a elle aussi choisi la plateforme Jalios dans le cadre d’une refonte globale du SI pour s’adresser aux militants en entreprise ou en administration, et les militants dans l’organisation (rattachés à la CFDT).
« Nous avons ouvert des communautés pilotes dès 2014 sur des problématiques intéressantes, partagées au niveau des champs professionnels, pour organiser la transversalité à l’échelle du territoire tout en faisant attention à la prise en main et à la gestion de la communauté », se remémore Patrice Salsa, DSI de la CFDT. « En 2018, ces communautés ont été branchées sur le référentiel adhérents, qui est devenu le point d’entrée à l’offre numérique CFDT pour les militants et pour les adhérents. »
Aujourd’hui, les 135 000 adhérents de la CFDT ayant activé leur compte ont accès à un large bouquet de services : module « Réponse à la carte » (un guichet unique pour répondre aux demandes des internautes), fils d’informations, données personnelles, CNAS (Caisse nationale d’action sociale), groupes et espaces collaboratifs, etc. Autant de fonctionnalités et de cas d’usages concrets qui témoignent des nombreuses possibilités offertes par les différents outils en faveur d’une collaboration étendue performante.
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(*) Propos recueillis lors de la Table Ronde « Entre Intranet et Extranet » organisée par Jalios le 2 décembre 2020 à l’occasion des Digital Workplace Days. Pour visualiser le replay, cliquez ici.
