Comment Jalios accompagne les utilisateurs d'Office 365
Depuis bientôt 20 ans, Jalios accompagne ses clients dans leur transformation digitale, en proposant une solution riche et modulaire répondant à leurs enjeux de communication, collaboration, productivité et capitalisation, mais surtout une solution personnalisable et évolutive qui leur permet d'avancer à leur rythme et selon leurs priorités. Parmi ces clients Jalios, nombreux sont ceux qui sont également clients Microsoft, et pour ces organisations, leur feuille de route inclut aujourd'hui bien souvent le passage au cloud, avec la migration vers Office 365.
Dans ce contexte, Jalios continue d'être sollicité pour accompagner ces organisations à relever ce challenge. Les échanges réguliers avec nos clients et partenaires, notamment lors des ateliers JClub, mais également les échanges avec Microsoft même, nous ont permis d'identifier clairement ce que la Digital Workplace Jalios est en mesure d'apporter à ces clients utilisateurs d'Office 365.
Les attentes des utilisateurs se situent à 3 niveaux :
- Tout d'abord ils souhaitent un accès facilité aux applicatifs Office 365, avec notamment des accès directs et des raccourcis à l'information remontée par Office 365 (emails, calendrier, documents, etc.).
- Ensuite ils souhaitent des usages plus fluides autour d'Office 365, en les intégrant plus finement entre eux mais aussi à des fonctionnalités de la Digital Workplace Jalios.
- Enfin ils souhaitent une expérience utilisateur plus riche autour d'Office 365, avec des possibilités d'interaction avec des applications tiers et notamment leurs applications métiers.
L'enjeu est bien de soutenir une stratégie d'entreprise avec l'adoption des outils Office 365, tout en préservant une approche centrée utilisateur, positionnée par la Digital Workplace. Un enjeu qui correspond parfaitement à ce qu’offre la Digital Workplace de Jalios, et à sa philosophie constante de pouvoir s'adapter au contexte technique et stratégique de ses clients.
Faciliter l'accès aux applicatifs
Pour répondre à cette attente, la Digital Workplace Jalios remonte directement les emails et les évènements de calendrier Outlook de l'utilisateur. Ceux-ci sont toujours accessibles depuis n'importe quel endroit de la Digital Workplace. Le hub des espaces donne un accès direct aux Teams et au sites SharePoint. Il également possible de créer un "Dashboard Office 365" qui remontera les emails, l'agenda, les documents OneDrive et SharePoint, les notes OneNotes, les contenus pertinents (Delve), les Teams, les flux Yammer, etc. L'édition des documents se fait en un clic à partir de la Digital Workplace.
Autre élément essentiel pour faciliter l'accès, l'authentification automatique de l'utilisateur, ainsi que l'accès à l'annuaire de l'entreprise synchronisé avec Office 365. Enfin, avec le lanceur d'application, tous les applicatifs Office 365 restent à portée de clic à tout moment.
A noter cependant que l'une des principales difficultés remontées est que le passage au cloud complexifie la compréhension des outils. Si les utilisateurs étaient déjà bien familiarisés avec Outlook, SharePoint et les outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint, avec Office 365, ils ont désormais accès à de nombreux outils comme Teams, Planner, etc. qu'ils ne se sont peut-être pas encore appropriés. Faciliter l'accès aux applicatifs Office 365 consiste certes à fournir des accès directs, mais aussi à restreindre cet accès aux applicatifs utiles et utilisés par les utilisateurs dans un premier temps, et ainsi redonner aux utilisateurs la maîtrise de leur environnement de travail numérique.
Fluidifier les usages
Pour améliorer la fluidité des usages, Jalios va permettre aux utilisateurs de traiter directement leurs emails à partir de la Digital Workplace : y répondre ou encore de les marquer comme lus et de les importer ainsi que les pièces jointes. De même les utilisateurs peuvent ajouter des évènements à leur calendrier directement depuis la Digital Workplace Jalios, et aussi y attacher des documents provenant de leur OneDrive ou de la Digital Workplace, ou encore démarrer des conversations autour d'un évènement via les commentaires, au lieu d'échanger par emails.
Autres exemples : la possibilité de parcourir l'annuaire d'entreprise via un annuaire ou un organigramme ou encore de créer des tâches à partir d'un email ou d'un document. Fluidifier les usages, c'est ainsi ne plus avoir à naviguer constamment entre les applications et créer des passerelles entre les différents outils Office 365 et la Digital Workplace.
Pour quel bénéfice ?
L'utilisateur se soucie moins de l'application sous-jacente, et peut se concentrer davantage sur son travail.
Enrichir l'expérience utilisateur
Enfin, même si beaucoup d'informations passent par les outils Office 365, la réalité des collaborateurs est qu'ils doivent accéder à de nombreux autres outils au quotidien. Il est donc essentiel d'ouvrir l'espace de travail numérique du collaborateur au-delà de ce que propose Office 365 ou Jalios. Ainsi, le lanceur d'application n'est pas limité aux applicatifs Office 365 ou Jalios : on pourra y inclure les applications métiers pertinentes pour le profil de l'utilisateur connecté et donner ainsi accès à tout un catalogue d'applications.
L'enjeu est d'offrir une expérience utilisateur cohérente avec un périmètre fonctionnel élargi. Par exemple permettre aux utilisateurs de retrouver sur leur profil les compétences provenant d’un SI RH ou encore de travailler sur des fichiers Photoshop avec la même fluidité que les documents Word : pouvoir les classifier, les commenter, les éditer en un clic, etc. Un autre exemple : pouvoir encapsuler dans des savoirs et des parcours d'apprentissage des contenus de tout type (documents, vidéos, guides, etc.) provenant de Office 365, de Jalios ou encore d'autres plateformes (MOOC, Youtube, etc.).
Cet enrichissement de l'expérience utilisateur se traduit également par de la composition de services : les évènements Outlook qui sont affichés dans ma Digital Workplace sont géolocalisés grâce à Google Maps, Azure Maps ou Géoportail. Les contenus et les commentaires sont traduits à la volée par les fournisseurs JTranslate (DeepL, Google Translate, etc.). Les factures reçues en pièces jointes d’un email sont importées et puis analysées par un outil d'OCR et peuvent être signées électroniquement par un outil comme Universign par exemple.
Pour conclure
Chaque organisation est unique et différente. Les usages sont nombreux et variés, en particulier lorsque l'on choisit une suite aussi riche que Office 365. La mission de Jalios n'est pas de vous dire comment vous devez travailler et avec quels outils, mais de permettre les usages qui émergent dans votre organisation, afin de rassembler et fédérer tous vos collaborateurs autour d'une même Digital Workplace, et leur permettre de travailler ensemble efficacement.
