Organisieren Sie Ihre Dokumente durch ein digitalen Arbeitsplatz integriertes Dokumentenmanagement

Das Auffinden Ihrer Dokumente auf einem Netzlaufwerk ist bestenfalls kompliziert? Dokumente werden manchmal dupliziert und Sie wissen nicht mehr, welche Version die richtige ist?
M√∂chten Sie die Historie Ihrer Dokumente behalten, eventuell zu einer fr√ľheren Version zur√ľckkehren und die Updates verfolgen? Um mit mehreren Personen an Dokumenten arbeiten zu k√∂nnen, indem man sie einfach teilt? Und vor allem, um den Zugriff auf diese Dokumente zu kontrollieren?

Das Modul Jalios Explorer k√∂nnte der Schl√ľssel zu einem effizienten und intuitiven elektronischen Dokumentenmanagement sein. Wir laden Sie ein, es zu entdecken.

mceclip0

Kartenansicht

Was bietet dieses Modul?

Das Explorer-Modul ist eine Lösung zur Klassifizierung und Navigation Ihrer Dokumente oder Publikationen. Sie können eine Baumstruktur wie im Datei-Explorer auf Ihrem Computer erstellen.

Grunds√§tzlich gibt es jedoch einen Unterschied: Dokumente werden nur einmal auf der Plattform gespeichert und k√∂nnen mehrfach kategorisiert werden. Dies spart nat√ľrlich Speicherplatz, aber noch interessanter ist, dass Sie ein Dokument auf verschiedene Weise suchen k√∂nnen. Sie k√∂nnen also das gleiche Dokument finden, indem Sie mehrere verschiedene Wege gehen, um dorthin zu gelangen.

Der Explorer kann :

  • Kontextualisiert in einem kollaborativen Raum sein: Publikationen sind dann standardm√§√üig nur noch f√ľr Mitglieder des Raumes zug√§nglich. Oftmals praktisch, um das Dokumentenmanagement eines Projekts einzurichten.
  • Global sein: Ihre Unternehmensdokumente sind dematerialisiert und √ľber das Men√ľ in einem Portal zug√§nglich. Die Rechteverwaltung wird in diesem Fall h√§ufig eingesetzt, um den Zugriff zu beschr√§nken.


Hauptfunktionen

  • Erstellen Sie einen hierarchischen und mehrfachen Ablageplan, um Dokumente zu organisieren.
  • Suchen von Dokumenten mit Navigation oder √ľber die Suche im Explorer
  • Dokumente in der Dokumentenverwaltung vereinheitlichen
  • Anwenden von Dokumenten in gro√üen Mengen per Drag/Drop oder Dekomprimierung von Dokumentenarchiven
  • Inhalte kopieren, l√∂schen oder verschieben
  • Laden Sie ein Dokument, einen Ordner oder eine Auswahl in ein Archiv hoch.
  • Ein Dokument aus einer Vorlage hinzuf√ľgen (sehr praktisch, so dass jeder das gleiche Dokumentenformat verwendet!)
  • Hinzuf√ľgen von entfernten Dokumenten (auf einem anderen System gespeichert)
  • Ein Dokument schnell anzeigen

Personalisierung f√ľr den Benutzer

Dem Benutzer stehen verschiedene Anpassungen zur Verf√ľgung. Er kann:

  • einen Anzeigemodus in Form von Karten oder Listen w√§hlen
  • Filtern nach Verfasser, Start-/Enddatum, Inhaltstypen, Dokumenttypen, etc.
  • das Sortierkriterium √§ndern

Erweiterte Anpassung

Diese Anpassung ist f√ľr einen funktionalen Administrator vorgesehen. Er kann:

  • die Art des Inhalts w√§hlen, der im Explorer angezeigt werden soll, eventuell mit Kriterien;
  • eine Vorlage f√ľr die Darstellung des Explorers unter den verf√ľgbaren ausw√§hlen;
  • Navigations- und Verfeinerungsoptionen anpassen;
  • die Anzeigeoptionen anpassen: Liste der verf√ľgbaren Ansichten, Standardansicht, Spalten;
  • die Sortierung, Seitenumbruch, usw. anpassen.

Was unsere Kunden schätzen

Die Integration von Funktionalitäten

Der Benutzer kann Aktionen am Dokument durchf√ľhren, ohne den Explorer zu verlassen:
  • Jede Ver√∂ffentlichung oder jedes Dokument kann in einer Seitenvorschau angezeigt werden: Dokumentviewer, Aktionstasten (Herunterladen, Hochladen einer neuen Version, Online-Bearbeitung).
  • Der Benutzer kann das Dokument empfehlen (d.h. an andere weiterleiten), einen Kommentar hinzuf√ľgen, Rechte √§ndern, usw. ohne den Explorer zu verlassen.
    mceclip0

 Seitenvorschau

Einfachheit und Anpassung

Der Jalios Explorer ist keine fixe Komponente, er kombiniert Einfachheit und Anpassungsfähigkeit. Einige Beispiele:

  • Die Inhaltstypen und angezeigten Parameter k√∂nnen konfiguriert werden. Die Personalabteilung kann einen Explorer haben, der nur HR-Dokumente anzeigt.
  • Das Aktionsmen√ľ erm√∂glicht es Ihnen, Inhalte zu erstellen und Dokumente hochzuladen.
  • Ein Kontextmen√ľ ist einfach auf die Elemente (Inhalte) mit der rechten Maustaste zug√§nglich.
  • Die Inhalte k√∂nnen an mehreren Stellen in der Baumstruktur erscheinen. Sie werden nicht dupliziert: Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Dokumente zwischen mehreren Abteilungen f√ľr unterschiedliche Anforderungen austauschen. Jede Abteilung kann das Dokument auf ihre eigene Weise kategorisieren und auf verschiedene Weise darauf zugreifen.

Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten

Der Jalios Explorer erm√∂glicht es Ihnen, jede Art von Inhalt zu organisieren, d.h. er ist nicht ausschlie√ülich f√ľr Dokumente bestimmt.
  • Der Explorer kann angepasst werden, um eine Medien- oder Videobibliothek zu erstellen.
  • Es kann z.B. zur Klassifizierung und Organisation von Wiki-Seiten der technischen Dokumentation verwendet werden.
  • Es kann auch verwendet werden, um einen Mix aus mehreren Inhaltstypen gleichzeitig zu organisieren.

Kurz gesagt, das vorgeschlagene Dokumentenmanagement ist vollst√§ndig und sehr anpassungsf√§hig an die Bed√ľrfnisse Ihrer Benutzer.


Siehe auch:

Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse effizient mit JCapture.
22. November 2019 / BLOG
Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse effizient mit JCapture.

ūüí° Wussten Sie das?

Digitalisieren Sie Ihre Prozesse mit Dokumenten mit dem Modul JCapture: Das Papierdokument wird gescannt, verarbeitet und in...

Lesen Sie mehr
Jalios und ONLYOFFICE arbeiten zusammen, um Unternehmen mit leistungsstarken kollaborativen Tools auszustatten.
5. November 2019 / Pressmitteilung
Jalios und ONLYOFFICE arbeiten zusammen, um Unternehmen mit leistungsstarken kollaborativen Tools auszustatten.

Jalios, der f√ľhrende Herausgeber von Digital Workplace, ist stolz darauf, seine Partnerschaft mit ONLYOFFICE bekannt zu geben. Durch die Zusamme...

Lesen Sie mehr

JPlatform Cloud kostenlos testen

Genießen Sie 30 Tage lang uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen und Leistungen von unserer SaaS-Lösung JPlatform Cloud

Kostenlosen Zugang anfordern