Préfecture Auvergne-Rhône-Alpes
Intranet collaboratif
- Deuxième région française et 8ème région européènne, avec 7.8 millions d'habitants
- 10 000 agents de l'administration territoriale, dont 25% en situation de mobilité (sur le terrain ou rattachés à plusieurs sites)
- De très nombreux partenaires : collectivités territoriales, opérateurs publics, associations, entreprises...
Enjeux : Moderniser l'environnement et les outils de travail de l'agent pour travailler ensemble plus efficacement
La préfecture Auvergne-Rhône-Alpes a souhaité mettre en oeuvre une plateforme collaborative pour faciliter le travail de ses agents. Avec pour objectif de les acculturer aux outils modernes en leur offrant un espace de travail unique fonctionnel et collaboratif, ce portail devait permettre de :
- Faciliter la communication entre les agents
- Encourager et développer les pratiques collaboratives et les communautés
- Permettre aux agents de gagner en efficacité
- Capitaliser les savoirs afin de diminuer les redondances d'acquisition de connaissances
- Faciliter le travail des agents en situation de mobilité en leur permettant d'avoir accès à leur poste de travail en tout lieu
Ce projet dénommé Terr@media a été lauréat à deux reprises de l'appel à projets du programme d'Investissements d'Avenir (PIA), co-financeur et véritable accélérateur de son déploiement.
Solution : Richesse fonctionnelle, ergonomie et solution multi-devices
La solution Jalios a été retenue essentiellement pour sa richesse fonctionnelle en adéquation avec les besoins identifiés et pour son ergonomie. La préfecture de région a également choisi de privilégier un éditeur français avec une expertise technique en cohérence avec sa propre culture technologique.
Le déploiement du projet s’est effectué de manière progressive dans une démarche de co-construction avec les agents et de façon itérative. Une première phase d’expérimentation réunissant 200 agents répartis dans les territoires et quelques partenaires extérieurs a notamment permis de mettre en regard les fonctionnalités et les usages du portail. Une deuxième phase réunissant 2 000 agents a confirmé la facilité d’animation et d’apprentissage. Néanmoins, le passage à l’échelle (10 000 agents) a nécessité la mise en place d’un cursus
d’acculturation et de conduite du changement à destination des animateurs d’espaces et plus largement des agents.
En regroupant l'ensemble des fonctionnalités nécessaires à la vie de l'agent, "mon dossier agent" est le "nudge*" qui permet d'attirer les agents vers le portail.
En regroupant l'ensemble des fonctionnalités nécessaires à la vie de l'agent, "mon dossier agent" est le "nudge*" qui permet d'attirer les agents vers le portail.
Jean-Noël Ponnelle, Chargé de mission transformation numérique de l'Etats en région, Préfecture de la région Auvergne-Rhône-Alpes
Bénéfices : Création d'un espace de travail unique, collaboratif et personnalisé pour chaque agent
Avec Terr@media, chaque agent des services de l’Etat dispose d’un portail de travail personnel auquel il peut se connecter facilement (bouton AgentConnect) depuis son ordinateur ou son smartphone. Celui-ci lui permet d’accéder à tous ses espaces (personnels, collaboratifs, métier...), à ses applications métiers, à son agenda ou encore à ses documents.
Terr@media facilite également la collaboration entre agents, mais également avec leurs partenaires extérieurs : chaque agent peut créer rapidement des espaces et des sous-espaces pour ses communautés ou ses projets. Il peut y ajouter facilement des groupes ou des agents et y inviter des personnes externes. Il peut aussi partager en ligne toute sorte de contenus (documents, tableurs, images, vidéos), réduisant ainsi le recours aux
mails et peut accéder facilement à la visio JITSI, une fonctionnalité utile pour faciliter les échanges dans une région montagneuse où les déplacements peuvent être chronophages.
Terr@media favorise aussi les discussions entre agents (webchat, messages, idées...) et la gestion des projets en mode agile (co-rédaction de documents, enquêtes, organisation de réunions, ...). Enfin, chaque agent peut intégrer ses données externes telles que les espaces documentaires de certains collaboratifs ministériels, les dossiers «demarches-simplifiees.fr», les archives «maarch, ou d’autres flux.
