Ville de Gennevilliers
Intranet collaboratif
Comment la ville de Gennevilliers a réussi à fédérer ses 1600 agents sur son intranet collaboratif?
Le Contexte de la ville de Gennevilliers
- La ville de Gennevilliers est une commune des Hauts-de-Seine et le plus important port fluvial de la région parisienne
- 45 000 habitants, une population majoritairement active et de nombreux enfants et jeunes
- 1 600 agents dispersés géographiquement et aux profils très variés
Enjeux : Fédérer, favoriser la communication, la transversalité et la capitalisation des connaissances
- Souhaitant favoriser la communication vers et entre ses 1 600 agents, la Ville de Gennevilliers a décidé de se doter d’un nouvel intranet facile à utiliser et fédérateur. Adossé à une technologie vieillissante, l’outil existant reposait sur une communication essentiellement descendante et souffrait d’un manque d’ergonomie tant pour ses animateurs que ses utilisateurs.
- Avec pour objectif de constituer un véritable espace numérique pour l’ensemble des agents et de faciliter leur travail, ce nouvel outil devait
notamment permettre de :- Favoriser l’accès au portail et à une information juste et fiable, à tout moment, même en situation de mobilité
- Faciliter l’identification des agents et reconnaître les experts et les talents
- Développer la transversalité et le travail en mode projet
- Capitaliser les échanges et les connaissances
Nous avons opté pour un déploiement séquencé dans le temps adapté à la culture et à l’appétence au changement de notre organisation.
Nous avons opté pour un déploiement séquencé dans le temps adapté à la culture et à l’appétence au changement de notre organisation.
Ali Khloufi, Chef de projet
Solution : Facilité d’utilisation, ergonomie et déploiement progressif
Afin de répondre à la volonté politique de modernisation portée par le maire adjoint, la réflexion et la mise en œuvre du nouvel intranet ont mobilisé plusieurs directions (DSI, RH, Communication). Différents comités (pilotage, opérationnel, éditorial) ont été constitués pour mener à bien le projet.
Pour assurer le succès du projet, la Ville de Gennevilliers a fait le choix de travailler avec un intégrateur partenaire de Jalios, Eolas. Au-delà de sa bonne
connaissance de la solution Jalios et de son expérience de projets similaires dans le secteur public, son rôle de médiateur a été déterminant pour faciliter les arbitrages, lever les freins et accompagner le changement.
Appréciée pour sa souplesse et son ergonomie, mais aussi pour la progressivité de son déploiement, la solution Jalios apporte une véritable plus-value au projet.
Bénéfices : Instauration d’un nouvel espace de travail fonctionnel et collaboratif
Pour faciliter l’appropriation du nouvel intranet par les 1 600 agents de la ville, des tables rondes sous forme de «café Intranet» en mode porte-ouverte ont été organisées pour présenter l’outil et permettre à chacun de poser ses questions. Son graphisme et sa présentation plus moderne, son utilisation plus fluide ont été plébiscités.
Afin de positionner l’Intranet comme un espace de travail central et personnalisé, celui-ci s’affiche sur le poste de chaque agent dès l’allumage de son ordinateur et est accessible également à distance à tout moment, même en situation de mobilité.
Outre les actualités, nouveaux arrivants, offres d’emploi et petites annonces, l’accent a été mis sur l’organigramme et l’annuaire, interfacés avec la base RH pour une actualisation automatisée, afin d’identifier facilement les agents et favoriser leur mise en relation. Chaque collaborateur peut également accéder à ses applications métiers via des liens et à différents services, comme la réservation de ressources (salles, matériels ...).
Soucieuse de faciliter le travail de ses agents et de favoriser des modes de travail plus collaboratifs, la ville travaille déjà à de nouveaux développements : mise en œuvre d’un profil agent enrichi (intégration des compétences, savoirs...), intégration de « dossiers agents » permettant à chacun d’accéder à ses informations RH (congés, fiches de paye...), développement de passerelles avec les applications métiers...
Tenant compte du changement culturel et des habitudes de travail que cela implique, le déploiement des espaces collaboratifs a été amorcé de manière expérimentale avec la volonté que leur appropriation se fasse de façon naturelle et progressive.
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