Intranet ou Digital Workplace, une affaire de comm !
C'est même doublement une affaire de comm.
Tout d'abord, car la communication est l'enjeu majeur de l'intranet. Avec la Digital Workplace, la communication reste bien sûr un enjeu important, mais viennent s'ajouter d'autres enjeux de collaboration, de productivité et de capitalisation des connaissances.
Ensuite, car parler d'Intranet dénote une approche projet plutôt dans la continuité, alors que parler de Digital Workplace dénote une approche projet plutôt transformative et radicale. Le choix du terme est donc une affaire de comm, et l'approche mise en avant dépendra du contexte du projet.
Que ce soit dans la continuité avec un projet de refonte de l'Intranet ou dans la transformation avec un projet de Digital Workplace, tous nos clients pourront en témoigner : on est à la fois dans la continuité et dans le changement. Les utilisateurs doivent pouvoir retrouver leurs petits (mon annuaire, mes petites annonces, le menu de la cantine, etc.) et doivent être accompagnés dans les nouveaux usages (formation, accompagnement au changement, etc.).
Intranet ou Digital Workplace, il est finalement plus important de refléter la réalité de l'organisation que batailler sur de la terminologie. La clé est de s'assurer l'adhésion des utilisateurs et des sponsors du projet.
Comment en sommes-nous arrivés à cette conclusion chez Jalios ?
L'Intranet n'a pas attendu la Digital Workplace
Chez Jalios, les clients n'ont pas attendu le terme de Digital Workplace pour mettre en place dans leur Intranet des éléments qui relèvent de la Digital Workplace. S'ils adressaient déjà le besoin de communication, grâce aux fonctionnalités de gestion de contenu (CMS) du produit, JPlatform leur a permis d'être en avance et d'adresser très tôt d'autres besoins que la communication.
- En termes de productivité : nos clients ont souvent intégré un lanceur d'application à leur Intranet afin de faciliter l'accès aux applications métiers ; ils ont également mis à profit la recherche transverse pour retrouver l'information rapidement
- En termes de collaboration : avec des fonctionnalités de mise en relation, des fiches profils et des espaces collaboratifs, nos clients ont donné une place importante dans leur Intranet aux échanges d'information et aux discussions, qui contribuent au capital social de l’organisation
- En termes de capitalisation : avec des fonctionnalités de gestion documentaire, de publication de guides et de savoirs, mais également les FAQ collaboratives, nos clients ont fait de leur Intranet un véritable outil de capitalisation.
Au-delà de ces 3 enjeux, on constate également que si à l'origine l'Intranet répond aux besoins de l'organisation pour notamment fédérer, nos clients souhaitent que l'Intranet réponde aux besoins des individus d’accéder à ce dont ils ont besoin pour travailler. Cette approche centrée utilisateur se traduit notamment par la personnalisation des contenus affichés en fonction du profil de l'utilisateur ou la création d'un bureau virtuel que l'utilisateur organise comme il le souhaite. L'information n'est plus subie comme la page par défaut du navigateur web, mais l'utilisateur vient chercher celle dont il a besoin. Cette approche centrée utilisateur, dans son quotidien et en mobilité, réconcilie l'individu et l'organisation.
Choisir Jalios pour son Intranet, car chaque Intranet est unique
La tendance, c'est ce que nos clients nous demandent, et nous constatons que la tendance est effectivement à la Digital Workplace. Avec ce terme, sont adressés de nouveaux enjeux liés à la transformation numérique. Et lorsqu'il s'agit de transformation, tout consultant en accompagnement vous le dira : chaque organisation va à son rythme et selon sa propre culture. Cela ne se décrète pas du jour au lendemain. Il en va de même de votre Intranet ou Digital Workplace : analysez où vous en êtes et où vous souhaitez aller par rapport aux 4 enjeux (communication, collaboration, productivité, capitalisation), dosez votre projet en fonction et donnez-lui le nom le plus approprié.
Anticipez que votre organisation va changer, et que si l'un des enjeux est plus important aujourd'hui, c'est peut-être un autre qui deviendra stratégique demain. Acceptez la réalité de l'existant et intégrez-là à votre projet, aussi bien techniquement (intégration au SI) qu’humainement (maturité digitale et périmètre projet).
C'est dans cette philosophie que Jalios développe JPlatform : répondre à la continuité de vos besoins avec un socle pérenne et modulaire pour justement accompagner "sans couture" ces changements, développer de nouveaux usages qui élargiront le périmètre de votre projet initial. Votre Intranet deviendra alors peut-être un RSE, un Intranet collaboratif, ou une Plateforme de collaboration pour après devenir une Base de connaissances ou une Digital Workplace.
