Département du Pas-de-Calais
Intranet collaboratif et Learning
Découvrez comment le département du Pas-de-Calais rassemble ses 10 000 agents et partenaires sur une seule et même plateforme numérique de travail, de la gestion de crise à la formation interne.
Contexte
- Le Département du Pas-de-Calais est le 8ᵉ Département de France. Il représente 890 Communes, 1,5 million d'habitants et 1,8 Milliard d'euros de Budget.
- Il compte plus de 10 000 utilisateurs pour son intranet, comportant plus de 5480 agents, (auxquels on peut ajouter près de 2000 Assistants Familiaux et de nombreux partenaires), organisés autour de 5 pôles qui mettent en œuvre les politiques publiques autour des Solidarités, de la Santé, du Grand âge, du Handicap, autour aussi de l’Éducation, du Sport ou de la Culture, mais aussi autour de la Mobilité, de la Voirie ou des Bâtiments comme les collèges ; ils ont en charge aussi d’améliorer le cadre de vie, ou de développer l’attractivité du territoire, les relations européennes et internationales…
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Le Département du Pas-de-Calais disposait d’un intranet cloisonné, avec un annuaire, des communications corporate descendantes, ainsi que d'une solution de partage documentaire dans des espaces fermés. En 2018, un projet de refonte est lancé avec pour objectif de le rendre plus fonctionnel, intuitif et surtout, collaboratif.
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Nous avons créé de réelles synergies au sein des communautés de travail, à la fois au sein des directions organisées selon l’organigramme, mais aussi et surtout autour des politiques publiques, des projets ou des réseaux professionnels. Citons celle qui réunit les agents techniques des collèges, plutôt éloignés de l’intranet : ils n'utilisent pas forcément un ordinateur au quotidien et aujourd'hui, plus de la moitié d’entre eux s’impliquent dans leur espace collaboratif, prennent conscience des actualités du Département et partagent leurs process, initiatives et projets.
Nous avons créé de réelles synergies au sein des communautés de travail, à la fois au sein des directions organisées selon l’organigramme, mais aussi et surtout autour des politiques publiques, des projets ou des réseaux professionnels. Citons celle qui réunit les agents techniques des collèges, plutôt éloignés de l’intranet : ils n'utilisent pas forcément un ordinateur au quotidien et aujourd'hui, plus de la moitié d’entre eux s’impliquent dans leur espace collaboratif, prennent conscience des actualités du Département et partagent leurs process, initiatives et projets.
Thierry Gourlain, Coordinateur Intranet
Le choix d'un outil adapté aux besoins des agents du Département
- Le Département s'est équipé d'un intranet collaboratif capable de répondre aux besoins spécifiques de ses usagers :
- Agents départementaux.
- Assistants Familiaux et agents de terrain, peu familiers des outils informatiques.
- Fournisseurs, partenaires ou Élus.
- L'enjeu principal était de transformer un outil de communication cloisonné en un réel outil collaboratif permettant à ses utilisateurs de gagner en efficacité au quotidien et donc en qualité de vie au travail.
La fonctionnalité qui a fait le plus de "buzz" auprès des managers, c’est le JTask : il permet aux managers de facilement répartir les tâches au sein de leurs équipes. Chacun peut ainsi les compléter et les faire évoluer lui-même. Les gestionnaires de projets peuvent donc avoir une vision globale sur l'évolution des tâches qu'ils répartissent.
La fonctionnalité qui a fait le plus de "buzz" auprès des managers, c’est le JTask : il permet aux managers de facilement répartir les tâches au sein de leurs équipes. Chacun peut ainsi les compléter et les faire évoluer lui-même. Les gestionnaires de projets peuvent donc avoir une vision globale sur l'évolution des tâches qu'ils répartissent.
Thierry Gourlain, Coordinateur Intranet
Passer d'un simple intranet de communication à une réelle plateforme numérique de travail et de collaboration
- Le Département du Pas-de-Calais a choisi Jalios pour sa capacité à répondre aux 4 grands axes qu'il souhaitait adresser dans son intranet : communiquer, collaborer, partager des connaissances et surtout, montrer aux agents qu'il est possible de gagner en qualité de vie au travail, gagner en efficacité et en se déchargeant des petites actions chronophages et répétitives du quotidien.
- L'intranet collaboratif du Département du Pas-de-Calais a été conçu à partir des besoins des acteurs du Département :
- Une page d'accueil personnalisée pour retrouver toutes les informations importantes liées à leur fonction.
- Des partages d'actualités profilées.
- Plus de 167 espaces collaboratifs ouverts pour les besoins de collaboration spécifiques par direction, par pôle, par projets, par intérêts, réseau professionnel etc..
- Un point d'accès central aux plus de 100 applications métiers utiles au quotidien.
- Un outil de gestion de tâche pour répondre au besoin de collaborer et de gagner en efficacité.
- Une solution de E-learning permettant de piloter toute la stratégie de formation des agents du département.
Un de nos espaces collaboratifs utilise la fonction "conversation/forum" pour gérer certaines crises de voirie. Les agents de terrain peuvent alerter leurs équipes en postant une photo en direct d'un lieu d'incident ou d'accident sur les routes, depuis leur téléphone. Les agents d'astreinte sont avertis en priorité et déclenchent les opérations nécessaires (sécurisation, relevage, pompier…) reçues directement par les services techniques, sans délais de traitement, ni de perte d'information. L'information remonte automatiquement jusqu'aux décideurs, qui peuvent faire appel aux moyens mutualisés et communiquer sur la gestion de la crise en direct.
Un de nos espaces collaboratifs utilise la fonction "conversation/forum" pour gérer certaines crises de voirie. Les agents de terrain peuvent alerter leurs équipes en postant une photo en direct d'un lieu d'incident ou d'accident sur les routes, depuis leur téléphone. Les agents d'astreinte sont avertis en priorité et déclenchent les opérations nécessaires (sécurisation, relevage, pompier…) reçues directement par les services techniques, sans délais de traitement, ni de perte d'information. L'information remonte automatiquement jusqu'aux décideurs, qui peuvent faire appel aux moyens mutualisés et communiquer sur la gestion de la crise en direct.
Thierry Gourlain, Coordinateur Intranet
Montée en compétences, ensemble
Le Département s’est emparé dans un second temps de JLearn, l'offre E-Learning de Jalios et a développé un espace collaboratif autour des ressources de formation. Sont ainsi proposées des formations en interne à la fois en distanciel, en présentiel, en autonomie et en mixant toutes les ressources disponibles en mode « Blended Learning » : vidéo, audio, gaming, texte et en proposant des supports pré et post formation pour gagner en efficacité et ancrer les savoirs.
