Tout ce qu’il faut savoir sur l’Extranet : définition, avantages et mise en place

Dans un monde interconnecté où les relations professionnelles sont essentielles, il est impératif pour les entreprises de trouver des moyens efficaces de collaborer avec leurs partenaires, fournisseurs et d’autres acteurs externes. C’est là qu’intervient l’Extranet, une plateforme collaborative qui permet de tisser des liens solides avec l’externe tout en améliorant la gestion interne.

Extranet : définition et cas d’usage  

Qu’est-ce qu’un extranet ? 

L’Extranet se définit comme un réseau informatique privé et sécurisé dans lequel les collaborateurs d’une entreprise peuvent partager des informations, des ressources ou encore des applications à des personnes externe à l’entreprise comme des partenaires, des commerciaux, des fournisseurs ou encore des clients.   

Bon à savoir : À ne pas confondre avec l’Intranet qui est une plateforme collaborative interne à une entreprise, seuls les collaborateurs de l’entreprise peuvent y accéder. Tandis que l’Extranet est une plateforme collaborative accessible par les collaborateurs et les personnes externes à l’entreprise qui ont un droit d’accès (identifiant et mot de passe).   

Dans quel cas de figure l’Extranet est bénéfique ?  

L’Extranet est une plateforme collaborative essentielle pour de nombreuses organisations, car elle offre une multitude d’avantages qui s’étendent bien au-delà de la simple collaboration vers l’externe. En effet, son utilisation peut transformer la manière dont certains métiers fonctionnent et l’Extranet peut contribuer à optimiser leurs processus en améliorant la communication, la collaboration et l’accès aux informations essentielles. L’Extranet peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise, renforçant ainsi l’efficacité opérationnelle globale de l’entreprise. Plusieurs processus métiers peuvent tirer profit de l’Extranet :  

• La gestion des fournisseurs : grâce au Portail Fournisseur, les collaborateurs peuvent rationaliser la communication avec les fournisseurs, partager des informations sur les différents besoins tels que les spécifications de produits, les commandes ou encore les livraisons. Cela peut conduire à une meilleure gestion des stocks ou encore à des délais de livraison anticipés.  
• Le service client : l’Extranet peut améliorer l’efficacité du service client en permettant aux clients d’accéder à leurs comptes, aux informations sur les produits, aux historiques de commande et aux réponses aux questions fréquentes. Cela réduit le besoin d’appels téléphoniques ou d’e-mails et permet au personnel de se concentrer sur les problèmes plus complexes.  
• Partage de connaissances : les entreprises peuvent utiliser l’Extranet pour créer une base de documentation commune avec des fournisseurs, prestataires, etc. Cela garantit que toutes les parties ont accès aux informations essentielles, ce qui améliore la qualité de travail, le traitement des dossiers et la gestion des projets en cours.  

Aussi, grâce à une solution d’Extranet, les partenaires, fournisseurs et autres acteurs externes peuvent accéder aux informations pertinentes en temps réel, ce qui permet d’éviter les retards et les malentendus. L’Extranet permet de centraliser toutes les informations et les ressources nécessaires au sein d’un point d’accès unique. Les partenaires et les fournisseurs ou tout autre acteur externe à l’entreprise peuvent accéder à des documents, des contrats ou encore des spécifications de produits, ce qui simplifie la recherche d’informations et réduit l’infobésité.  

Les outils de collaboration, tels que des espaces collaboratifs partagés et les fonctionnalités de communication, permettent aux parties externes de collaborer avec les salariés d’une organisation sur des projets communs pour une meilleure compréhension et exécution des tâches.