Tout ce qu'il faut savoir sur l'Extranet : définition, avantages et mise en place

Dans un monde interconnecté où les relations professionnelles sont essentielles, il est impératif pour les entreprises de trouver des moyens efficaces de collaborer avec leurs partenaires, fournisseurs et d'autres acteurs externes. C'est là qu'intervient l'Extranet, une plateforme collaborative qui permet de tisser des liens solides avec l'externe tout en améliorant la gestion interne.   

Extranet : définition et cas d’usage  

Qu’est-ce qu’un extranet ? 

L’Extranet se définit comme un réseau informatique privé et sécurisé dans lequel les collaborateurs d’une entreprise peuvent partager des informations, des ressources ou encore des applications à des personnes externe à l’entreprise comme des partenaires, des commerciaux, des fournisseurs ou encore des clients.   

Dans quel cas de figure l’Extranet est bénéfique ?  

L'Extranet est une plateforme collaborative essentielle pour de nombreuses organisations, car elle offre une multitude d'avantages qui s'étendent bien au-delà de la simple collaboration vers l’externe. En effet, son utilisation peut transformer la manière dont certains métiers fonctionnent et l'Extranet peut contribuer à optimiser leurs processus en améliorant la communication, la collaboration et l'accès aux informations essentielles. L'Extranet peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise, renforçant ainsi l’efficacité opérationnelle globale de l’entreprise. Plusieurs processus métiers peuvent tirer profit de l’Extranet :  

• La gestion des fournisseurs : grâce au Portail Fournisseur, les collaborateurs peuvent rationaliser la communication avec les fournisseurs, partager des informations sur les différents besoins tels que les spécifications de produits, les commandes ou encore les livraisons. Cela peut conduire à une meilleure gestion des stocks ou encore à des délais de livraison anticipés.  
• Le service client : l'Extranet peut améliorer l'efficacité du service client en permettant aux clients d'accéder à leurs comptes, aux informations sur les produits, aux historiques de commande et aux réponses aux questions fréquentes. Cela réduit le besoin d'appels téléphoniques ou d'e-mails et permet au personnel de se concentrer sur les problèmes plus complexes.  
• Partage de connaissances : les entreprises peuvent utiliser l'Extranet pour créer une base de documentation commune avec des fournisseurs, prestataires, etc. Cela garantit que toutes les parties ont accès aux informations essentielles, ce qui améliore la qualité de travail, le traitement des dossiers et la gestion des projets en cours.  

Aussi, grâce à une solution d’Extranet, les partenaires, fournisseurs et autres acteurs externes peuvent accéder aux informations pertinentes en temps réel, ce qui permet d'éviter les retards et les malentendus. L'Extranet permet de centraliser toutes les informations et les ressources nécessaires au sein d'un point d’accès unique. Les partenaires et les fournisseurs ou tout autre acteur externe à l’entreprise peuvent accéder à des documents, des contrats ou encore des spécifications de produits, ce qui simplifie la recherche d'informations et réduit l’infobésité.  

Les outils de collaboration, tels que des espaces collaboratifs partagés et les fonctionnalités de communication, permettent aux parties externes de collaborer avec les salariés d’une organisation sur des projets communs pour une meilleure compréhension et exécution des tâches. 

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Les étapes clés pour la mise en œuvre réussie d'un Extranet 

Identifier vos besoins 

C’est une étape clé pour élaborer un extranet performant et adapté à votre entreprise. Pour cela, vous devez répondre à une série de questions afin d’élaborer votre cahier des charges :   

• Qui sont les utilisateurs de votre extranet ?   
• Quel sera le nombre d’utilisateurs ?   
• Quels sont les objectifs de votre extranet ?   
• Doit-il être accessible sur mobile ?   
• Quelles fonctionnalités souhaitez-vous intégrer à votre extranet ? 
• A quelle fréquence vos utilisateurs se connecteront à l’extranet ? 

Clarifier vos cas d’usages 

Clarifier l’usage de votre Extranet est essentiel pour savoir comment répondre aux objectifs et aux attentes des utilisateurs. Quels seront leur usage ? De quelles fonctionnalités ont-ils besoin ? 

• Pour partager de la documentation, 
• Pour partager des actualités, 
• Pour accéder à des supports de formation, 
• Pour dématérialiser des processus, 
• Pour de la gestion de projet. 

Choisissez la solution adaptée à vos attentes 

En fonction de vos priorités, la solution doit correspondre à vos besoins en termes :  

• De prix,  
• De fonctionnalités (gestion documentaire, chat, agenda, CRM, etc.), 
• D’ergonomie (mobile-friendly), 
• De souplesse de paramétrage (Cloud, On-premise), 
• De protection des données.   

Élaborez la maquette de votre Extranet 

La maquette permet aux utilisateurs de se projeter. Ils sont ainsi en mesure de faire des suggestions pour améliorer l'expérience des collaborateurs et des parties externes. Cette étape permet :   

• De valider le design du portail,  
• De valider les processus d’authentification,  
• De s’assurer de l’adéquation entre les besoins et les fonctionnalités de l’Extranet,  
• De définir les flux de publication et les processus métiers,  
• De mettre en place une charte d’utilisation.    

Faciliter la prise en main de l’extranet par les utilisateurs 

Il est impératif de prévoir une formation dédiée aussi bien pour les administrateurs que pour les utilisateurs internes et externes. Plus votre plateforme est personnalisable et complexe, plus le temps de prise en main peut être long. Par la suite, n’hésitez pas à prévoir des ateliers d’accompagnement réguliers pour soutenir les utilisateurs moins à l’aise avec cet outil.  

Enfin, pour gérer efficacement votre extranet, vous devez veiller à mettre en place un certain nombre de bonnes pratiques :   

• Planifiez le déploiement et impliquez l’ensemble des acteurs dans votre démarche,  
• Diversifiez les contenus proposés sur votre plateforme (textes, vidéos, infographies, etc.),  
• Rassemblez l’ensemble de vos logiciels et applications métiers,  
• Proposez des portails par catégorie : fournisseur, client ou encore prestataire externe,  
• Adaptez le contenu en fonction de la cible et proposez des ressources à forte valeur ajoutée,  
• Impliquez les différents participants grâce à des quizz ou encore des sondages,  
• Recueillez régulièrement les retours des utilisateurs afin d'améliorer et de simplifier l'usage de l'Extranet. 

En suivant ces étapes clés, vous serez en mesure de mettre en œuvre un Extranet avec succès, ce qui améliorera la collaboration et les échanges avec vos partenaires, fournisseurs et autres acteurs externes, tout en renforçant l'efficacité de vos opérations. 

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FAQ 

À quoi sert un Extranet ?  

Un Extranet ou portail fournisseur permet à des utilisateurs externes à une organisation, tels que partenaires commerciaux, clients, fournisseurs ou bénévoles, d'accéder à des informations spécifiques. Un Extranet facilite la collaboration, le partage de données sécurisé, la gestion de projets et peut servir à fournir des services en ligne, tels que la formation ou l'accès distant à des ressources. L'objectif principal est de permettre une communication efficace et contrôlée entre l'organisation et ses parties prenantes externes. 

Qui a besoin d’un Extranet ? 

Les extranets sont particulièrement utiles pour les organisations qui ont besoin de collaborer et d'échanger des informations avec des parties prenantes externes de manière sécurisée.  

Pourquoi l’Extranet est utile pour le développement d’une entreprise ? 

L'extranet est utile pour le développement d'une entreprise, car il va faciliter la collaboration entre collaborateurs, partenaires, clients, ou encore fournisseurs en améliorant la gestion de projet, en optimisant les processus métiers et en centralisant les documents utiles. Et aussi, en fournissant une flexibilité d'accès aux données de manière sécurisée et efficace.