Ma vie dans une entreprise sans Intranet collaboratif

Travaillant précédemment en tant qu’assistante de communication et marketing dans une grosse boite, je m’apprête à me lancer un nouveau défi en tant que chargée de communication interne dans une nouvelle entreprise.
Parée pour cette aventure inédite, je connais néanmoins une appréhension : le fait de ne plus pouvoir évoluer avec un intranet collaboratif.


Je commence ma première journée sans trop d’attentes et me rends compte rapidement que tous les outils qui animaient mon quotidien ne sont plus à disposition. Très vite lorsqu’une mission m’est incombée, j’imagine de quelle manière je l’aurais abordé avec l’intranet collaboratif.


Je me rends ainsi compte que le « parcours nouvel arrivant » que j’avais pu suivre dans mon ancienne entreprise, m’avais aidé sur des questions simples mais tout de même importantes pour un début. Un parcours contient entre autres des guides, ces guides définissent les étapes à passer pour valider l’ensemble du parcours.

 

bb-parcours nouvel arrivant 

 

Ce dernier contenait des informations évidentes mais indispensables lors de l’arrivée dans une entreprise. On y retrouvait notamment comment entrer dans le bâtiment, comment se passait la visite médicale ou comment effectuer une demande de congé. Toutes ces informations étaient à portée de main. Cela permettait de créer une sorte d’autonomie dans son apprentissage assez plaisante.

Justement j’ai une question RH sur la prise de mes congés. Or je ne préfère pas m’avancer en dérangeant directement dans son bureau notre RH. A ce moment-là le webchat m’aurait permis de démarrer une discussion instantanée avec lui, afin de prendre connaissance de sa disponibilité.

Rapidement, ma responsable me confie mes premières missions, j’attrape précipitamment mon calepin pour prendre des notes et me concentre un maximum pour assimiler toutes les informations afin de ne pas les redemander. A ce moment-là, la nostalgie me gagne en repensant à mon ancien gestionnaire de tâches. Je pouvais avoir une vue d’ensemble sur toutes mes tâches, avec leurs dates, y mettre des commentaires ou recevoir des commentaires de mes collègues dessus. Je pouvais également insérer les documents qui concernaient cette tâche, y assigner des observateurs ou responsables.

 

mes taches 

 

A la fin du brief, je m’aperçois que je dois mettre à jour un document. Malheureusement même en fouillant sur le serveur, impossible de le retrouver. J’envoie alors un mail à ma responsable demandant à l’aide… Sa réponse se fait avec une version non mise à jour, dû à un couac de communication entre d’anciens membres.

Je m’atèle alors tant bien que mal à retrouver les anciennes informations sur le réseau et autre pour mettre à jour le document. Dans ma détresse, j’ai de nouveau le flash d’un de mes outils favoris : le Jdrive. Cet outil permet de disposer où que l’on soit de ses documents de travail à jour et de pouvoir travailler dessus, même hors connexion.

Après avoir fini de compléter mon document, je commence à préparer mon plan de communication interne à l’entreprise. Malgré sa taille moyenne, je m’aperçois que plusieurs outils sont indispensables à l’entreprise afin de créer une synergie et améliorer la communication interne. J’imagine un JMag, un outil de veille collaborative. Il permet à tous de partager des articles, des sites et plus généralement des pages d’internet. Il est ainsi donné à chacun de discuter et débattre sur l’actualité du marché ou tout simplement d’être à la page.

Je conclue très vite que je dois organiser une réunion avec mes responsables afin de commencer un nouveau chantier et pas des moindres : l’approche d’un travail collaboratif plus efficace qui nous mènera nécessairement à une digitalisation de nos outils.

Cependant dans l’élan de mon enthousiasme, je réalise qu’il sera compliqué d’organiser cette réunion sans les disponibilités de chacun sous les yeux.

Je me prends alors déjà à nous imaginer nous servir d’un planificateur d’évènement qui nous permettrait de créer un sondage, où tous les membres concernés pourraient renseigner leurs disponibilités. Cela permet notamment de visualiser instantanément le créneau idéal pour tous.

 

planificateur d'event 

 

En attendant tout cela, une réflexion concrète doit se faire sur comment collaborer efficacement. Tient, je pense connaitre une entreprise qui possède ce crédo…

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