5 communication tools to successfully launch my intranet

Vous allez lancer ou refondre votre site intranet et vous souhaitez le faire savoir ? Il ne suffit pas d’en informer les collaborateurs. Pour garantir le succès du lancement de votre intranet et que vos collègues se l’approprient dès le démarrage, nous vous conseillons de préparer en amont les outils de promotion pour le faire connaître. Voici une compilation des 5 outils les plus pertinents pour faire comprendre aux collaborateurs qu’un changement majeur va se produire.

Lancer un jeu-concours sur le nom de l’intranet

De nombreux clients utilisent le jeu-concours pour trouver et/ou sélectionner le nom de l’intranet. Cette démarche participative a un impact fort sur le collaborateur qui se sent investi. L’entreprise s’assure ainsi très tôt de son adhésion au projet afin de mieux l’impliquer à l’avenir.
Plusieurs variantes sont possibles : proposition de nom par tous et sélection finale par les chefs de projet, proposition et sélection du nom par tous ou encore proposition de noms par les chefs de projets et sélection par tous.

Créer le buzz avec des teasers

Quelques semaines avant le lancement, faites du teasing sous la forme de campagnes d’affichage - par exemple des affiches « compte à rebours », un à deux mois avant le lancement, une affiche sur « les bonnes raisons d’adopter l’intranet », une affiche « besoin d’aide ? » ou encore une affiche avec une capture d’écran de la page d’accueil et des blocs d’explication sur les différentes fonctionnalités - que vous pourrez coller dans vos locaux. Une vidéo de lancement est également un bon vecteur de teasing pour que l’intranet ne passe pas inaperçu !
Un conseil : utilisez un fil conducteur, des personnages, des icônes, une forme, une couleur, un symbole de votre société… que vous reprendrez dans vos différentes campagnes. Cela va interpeller et susciter la curiosité.
Attention : la date de lancement doit arriver à une période où l’activité de l’entreprise n’est pas au “ralenti”. Évitez donc les périodes de congés (Noël, grandes vacances). 

Informer régulièrement de l’avancée du projet

Vous rédigez des articles ou des notes de services. Vous pouvez les diffuser par exemple dans la newsletter ou le journal interne, dans des mails dédiés ou dans l’ancien Intranet. Vous y détaillerez plus précisément les avantages à utiliser l’intranet dans le travail au quotidien, les fonctionnalités. Illustrez l’article par des captures d’écran. 

 Faites tester l’intranet

Donnez accès à quelques privilégiés qui conduiront une expérimentation pilote. C’est un moyen pertinent de tester et mesurer l’efficacité de l’outil en amont du lancement.
Un autre bon moyen de faire le buzz : prévoir des animations, par exemple à la cantine, pour accéder à l’intranet avec un ordinateur en libre-service et éventuellement un animateur. Qui n’aura pas envie de raconter à son collègue qu’il a surfé sur le nouveau site intranet. Le bouche-à-oreille est votre meilleur allié !

Offrez-leur des objets promotionnels aux couleurs du site

Aidez-les à s’approprier l’outil en leur offrant un ou plusieurs objets publicitaires : clés USB avec le nom/logo, didacticiels et guides d’utilisation de l’intranet, tapis de souris ou dessous de bureau avec les « trucs & astuces », affiches pour leur bureau… 

Pour aller plus loin

Ces idées ne sont qu’un panel de ce qu’il est possible de réaliser. Choisissez celles qui vous paraissent les plus adaptées aux pratiques de votre entreprise. La communication est nécessaire pour promouvoir et faire vivre l’intranet mais restez vigilant sur la qualité, la quantité et la périodicité des moyens de teasing.