Le module Espaces Collaboratifs de Jalios
Cela fait quelques années que Jalios propose un module d’Espace Collaboratif. Les Espaces Collaboratifs Jalios permettent aisément de rassembler des utilisateurs autours d’intérêts communs. Jalios a fait le choix de laisser paramétrable la création de modèles d’Espaces Collaboratifs et cela permet à ses clients de les adapter en fonction de leurs besoins. Un modèle d’espace est défini par l’ensemble des services qui y sont activés par défaut. En voici quelques exemples :
- Des espaces pour gérer des projets qui proposent le partage de documents, un calendrier partagé ou une gestion des tâches.
- Des espaces de type métiers qui permet aux personnes qui exercent la même fonction de partager leurs retours d’expériences. On y retrouve des services comme le JMag (veille collaborative) les FAQ ou les boites à idées.
- Des espaces thématiques, souvent transverses, destinés à l’échange autour d’un sujet dans des forums ou des boités à idées.
- Des espaces d’échanges de pratiques avec potentiellement des FAQ, de la gestion documentaires et du social Learning.
- Des espaces de gestion d’équipes au quotidien
- Des espaces communautaires comme par exemple les espaces destinés aux nouveaux arrivants dans lequel ils retrouvent l’organigramme, des FAQ, un annuaire ou du social learning.
Bien sûr, cette liste n’est pas exhaustive et varie en fonction de la mise en œuvre de JPlatform.
Ergonomie
Typer de telle manière les Espaces Collaboratifs Jalios permet de fournir un contexte ou un parcours d’utilisation. Seuls les services utiles tels qu’ils sont définis par le modèle sont présentés. Cela permet aux utilisateurs de se concentrer sur le but de l’espace collaboratif et en simplifie l’utilisation.
La création et l’animation des espaces collaboratifs sont ergonomiquement très simples. Ceux-ci sont à la main de tous et pas seulement d’un administrateur. Un espace peut être privé, secret ou public. L’animateur de l’espace peut non seulement ajouter ou retirer des services en fonction des besoins précis de l’espace mais aussi gérer les membres des espaces.
Des espaces pas uniquement dédiés à l’interne
Les invités sont des membres particuliers. Ce sont bien souvent des partenaires, des fournisseurs ou des clients avec qui on souhaite partager dans un espace particulier. Ils y sont cantonnés et il n’est pas nécessaire pour cela de leur créer un compte dans l’annuaire d’entreprise. Si la politique de gestion des droits le permet, un chef de projet peut donc inviter un consultant externe dans un espace afin de lui permettre de collaborer efficacement avec l’équipe interne.
Grâce aux connecteurs Office 365 et Google Suite d’une part, mais aussi aux fonctionnalités de calendrier partagés, de gestion de documents, de planification d’événements ou de gestion de tâches d’autre part, les Espaces Collaboratifs permettent à des participants issus de systèmes informatiques hétérogènes de travailler dans un même espace.
Transversalité grâce aux contenus
Depuis la version 10 de JPlatform, le partage de contenu entre espaces a été amélioré. Il est maintenant plus aisé de rendre un contenu visible dans plusieurs espaces collaboratifs. Par exemple, les documents de référence peuvent être partagés entre plusieurs projets et les documents rédigés par une équipe peuvent être communiqués dans d’autres espaces.
Des espaces qui s’adaptent aux besoins
De par leur souplesse dans le paramétrage et leur facilité d’utilisation, les Espaces Collaboratifs Jalios ont l’avantage de s’adapter à différents besoins, d’une équipe interne, d’une communauté transverse ou pour des échanges avec des intervenants externes.
