Travail à distance : quand l’Intranet et la Digital Workplace facilitent le lien avec les collaborateurs

Bien que la France ait franchi une nouvelle étape dans son plan de déconfinement le 9 juin dernier, avec la fin du télétravail à 100 %, de nombreuses organisations doivent ou choisissent de continuer à composer avec le travail à distance. Dans ce contexte, comment maintenir le lien avec les collaborateurs ? Éléments de réponse et témoignages de professionnels ayant su relever ce défi.

 

travail à distance 

 

Une organisation hybride du travail

 

Aujourd’hui plus que jamais, bon nombre de structures de toutes tailles doivent faire face à une organisation hybride du travail, entre retour au bureau ou sur le terrain et maintien du télétravail. Depuis plus d’un an, elles sont nombreuses à s’être réinventées afin de poursuivre les échanges avec et entre les collaborateurs, où qu’ils soient. À tel point que pour Amine Bedjaoui, leader technique chez Klee Group, spécialiste des solutions digitales, la communication interne est en pleine transformation.

 

« Je pense que ces changements sont en cours depuis quelques années. Au fur et à mesure, nous sommes en train de revoir la manière dont nous interagissons. Avant la généralisation du télétravail, nous avions l’habitude de travailler avec des espaces collaboratifs, nous agrégions tout à l’intérieur et nous travaillions avec des échanges de documents. Aujourd’hui, nous sommes en train de rentrer dans une communication plus directe, en one-to-one. L’année qui s’est écoulée a accéléré cette tendance, et la Digital Workplace s’est réinventée pour devenir, au-delà d’un gadget, un outil indispensable pour pouvoir travailler et échanger rapidement », analyse-t-il.

 

Une évolution des outils existants

 

Fortes de ce constat, de nombreuses organisations ont pu s’appuyer sur des solutions jusqu’alors sous-exploitées pour renforcer la communication à l’attention de collaborateurs à distance. C’est notamment le cas de la RIVP (Régie immobilière de la Ville de Paris), qui avait déjà mis en place l’intranet Jalios, JPortal, il y a 10 ans. Et si, auparavant, les 1 200 collaborateurs de la société pouvaient y partager des documents et échanger via des espaces collaboratifs, la pandémie de Covid-19 a nécessité plusieurs changements de taille. Une réflexion en interne a notamment été menée afin de capitaliser sur cet intranet et mettre en place d’autres évolutions répondant au contexte de l’entreprise : intégration de Microsoft Teams à la solution de Jalios, adoption d’une solution mobile (JMobile V2), et même refonte de la page d’accueil de l’espace digital IsiDoor (afin de mettre en avant les espaces collaboratifs, les flash infos, certains événements, les blogs et forums métiers, etc.).

 

Caroline Laurent RIVP « Nous avons développé des équipements qui existaient déjà », indique Caroline Laurent, responsable du pôle projets et applications transverses au sein de la RIVP. « Nous avons mis en ligne des programmes de e-learning pour la validation des connaissances, qui se faisaient déjà en live. Une formation a été développée avec Coaptis pour apprendre à manager à distance en télétravail et favoriser l’implication et la motivation des collaborateurs. Nous avons fait évoluer notre extranet locataires pour passer au 100 % dématérialisé sur les documents, ce qui a été mis en place en seulement un mois. Il y a aussi des applications mobiles pour les gardiens qui partagent les demandes des locataires, ainsi qu’une imprimante virtuelle d’envoi de courrier. »

 

Des collaborateurs rassemblés autour d’initiatives ludiques

 

Afin de favoriser l’engagement et maintenir les liens internes, la RIVP a bien entendu pu compter sur les solutions de visioconférence (Microsoft Teams et Zoom, pour ne citer qu’elles), mais elle a aussi pu s’appuyer sur l’envoi de newsletters. Cette initiative, qui existait déjà avant la crise sanitaire, est ainsi devenue un rendez-vous hebdomadaire intégrant des vidéos et des contenus plus interactifs, entraînant une hausse des consultations. L’organisation a également mis en place l’outil Energic, qui consiste en un challenge environnemental pour fédérer les équipes tout en ayant des informations sur la protection de la planète de façon ludique.

 

D’autres initiatives originales ont vu le jour, notamment au sein du Groupe Mutuel, compagnie d’assurance suisse. Pour permettre à ses 2 700 collaborateurs de communiquer et de se rassembler autour de projets communs, l’entreprise n’a pas lésiné sur les moyens : programme de bien-être au travail lancé par les ressources humaines (avec cours de gymnastique, de fitness ou de cuisine), envois de cadeaux à domicile, challenges internes (concours photos ou sportifs), actions solidaires, etc. Autant d’actions qui ont eu un franc succès : les opérations mises en place par le Groupe Mutuel autour du café roulette, grâce auquel chacun pouvait prendre une « pause café » virtuelle avec des collaborateurs (qu’il n’aurait probablement pas croisé sinon), ont enregistré un taux d’engagement entre 75 et 80 % sur l’intranet de l’entreprise ! 

 

Un intranet performant au service du collaboratif

 

C’est sur MyNet, l’intranet du Groupe Mutuel, que les effets du télétravail ont justement été les plus concrets : la fréquentation de l’outil, qui centralise les informations, est passée de 20 à 60 %, faisant de ce dernier la porte d’entrée vers les applications métier du quotidien. Sur la page d’accueil, chacun dispose d’une source d’informations en continu, qu’elles soient liées à l’évolution de la situation sanitaire ou à la vie de l’entreprise. Société bilingue oblige, l’intranet intègre un logiciel de traduction automatique (en lien avec DeepL) afin que tous les collaborateurs puissent lire et comprendre les contenus qui les intéressent. Et moins de deux ans après son déploiement, MyNet fait déjà l’objet de multiples développements.

 

kathia 100 « Nous travaillons par sprints, avec des développements tous les mois. Assez récemment, nous avons travaillé sur les actualités métiers, pour qu’elles soient plus dynamiques et intégrées à un carrousel défilant que chacun peut consulter pour favoriser la transversalité des informations et le partage. Nous intégrons également des web services dans notre intranet : la prochaine étape est l’ajout de l’outil RH, avec des propositions d’offres d’emploi notamment », témoigne Kathia Jerbi, responsable communication interne pour le Groupe Mutuel. 

 

Quant aux défis rencontrées lors de la mise en place de l’intranet ou de la Digital Workplace, tous sont unanimes : il a surtout fallu s’adapter ! « Les professionnels ont besoin de réapprendre à travailler à distance pour être efficaces. Cela a pris un peu de temps avant de comprendre comment utiliser des technologies qui n’étaient pas utilisées dans ce but jusqu’à présent », observe Valerio Siciliano, CTO et cofondateur de BS-Team, expert de la transformation digitale. Force est de constater néanmoins que l’intérêt pour ces outils n’a jamais été aussi grand, et à juste titre.

 

Propos recueillis lors des Digital Workplace Days - Spring édition lors de la Table ronde du 18 mai 2021 “Engagement, télétravail et mobilité”.

 

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