De la GED traditionnelle à la GED collaborative
Depuis toujours, la GED traditionnelle a offert des fonctionnalités limitées à l’acquisition, au traitement et à la diffusion des documents au sein des processus métier. Des fonctionnalités qui, aujourd'hui, ne suffisent plus pour répondre aux nouveaux usages collaboratifs observés dans les entreprises. Férus des réseaux sociaux dans leur vie personnelle, les employés ont tendance à adopter les mêmes réflexes en matière de communication au sein de l’entreprise.
Ainsi, donner son avis sur le contenu d’un document, suivre les lecteurs d’un document, coéditer ou partager le document avec les membres de son équipe projet sont presque devenus des habitudes et ont largement stimulé la collaboration interne.
Le document devient le support de l’initiative collaborative
Logiquement donc, les éditeurs de solutions de GED ont ajouté des fonctionnalités afin de couvrir ces nouvelles pratiques. La GED est, ainsi, devenue, elle aussi, collaborative et apporte aujourd’hui une vraie valeur ajoutée en communication pour les utilisateurs. Ils ont désormais la possibilité d’enrichir un document avec des commentaires, de valoriser le contenu d’un document par le biais d’un vote, de recommander le document à une personne interne ou externe à l’entreprise, de suivre les modifications effectuées par lecteurs d’un document, etc. Le document passe ainsi d’un simple support d’information à un support de l’initiative collaborative dans l’entreprise. Il permet à plusieurs personnes mobilisées face à une problématique de véhiculer l’information et d’émettre des données nécessaires à la prise de décision.
« L’amélioration de l'information et de Ia communication interne (26 %), la disponibilité d’une base de connaissance permettant de rechercher l’information (24 %) et l’optimisation de la productivité individuelle ou collective (19 %) sont les trois principaux usages d’une GED collaborative* ».
Collaboration jetable (RSE) et besoin de capitalisation (GED)
Les salariés ont adopté des plateformes numériques organisationnelles comme Slack, Hipchat et d’autres pour collaborer, tant dans leur vie personnelle que professionnelle. 40 % des répondants* indiquent être équipés d’une solution de gestion de projet de ce type. Ils s’organisent en groupes, communautés et réseaux pour diffuser et consommer l’information, converser de façon libre et informelle, échanger en direct de pair à pair à travers des outils simples. L’observation des nouvelles pratiques participatives montre que les collaborateurs utilisent finalement peu les outils déployés par l’entreprise, trop orientés processus. 50 % des sondés déplorent le fait de devoir de jongler avec plusieurs applicatifs GED (entre 2 et 10 généralement) souvent cloisonnés. Voilà pourquoi ils s’intéressent avant tout aux outils leur permettant de réaliser leurs tâches de la manière la plus simple possible, peu importe le devenir des contenus produits. Cette forme de communication a malheureusement tendance à fragmenter l’information, qui se perd dans le temps. La collaboration en entreprise est ainsi devenue « jetable ».
Des plateformes « tout-en-un » pour capitaliser les contenus
Depuis longtemps, les entreprises ont imposé des outils uniques pour tous afin d’assurer la traçabilité et la conservation pérenne de l’information et éviter sa fragmentation. Mais cela n’a pas fonctionné. 58 % des sondés disent, en effet, ne pas avoir une totale liberté d’usage de leurs outils informatiques et 58 % estiment que leurs attentes et leurs besoins ne sont pas suffisamment pris en compte dans les projets informatiques de l’entreprise. Ainsi, pour des raisons de simplicité, les collaborateurs se sont orientés vers les plateformes numériques au sein desquelles les contenus sont créés sans que l’entreprise ne puisse les capitaliser. Aussi, pour permettre aux entreprises de gérer ce capital immatériel comme un actif stratégique, il existe aussi des plateformes tout-en-un agrégeant RSE, GED collaborative et outils de communication.
Le RSE donne à la GED une dimension sociale
Le RSE permet de mettre des collaborateurs en relation et de trouver les bonnes personnes face à une situation donnée. Des personnes qui vont pouvoir s’organiser en groupe de travail de façon ponctuelle autour des sujets qui les intéressent, produire et partager des contenus sur des sujets ponctuels. Des contenus qui seront ensuite capitalisés avec les nouvelles fonctionnalités de la GED collaborative. Les échanges entre deux collaborateurs via une messagerie instantanée par exemple vont être capitalisés afin que l’on puisse toujours retrouver ce qui a été « dit ». Un RSE associé à la GED collaborative contribue à réduire l’utilisation du mail entre les collaborateurs et évite la surcharge des boîtes mail, déjà trop pleines.
La GED multifacette
L’organisation documentaire dans une entreprise dépend de plusieurs critères, notamment la cartographie des processus métiers, la volumétrie de l’information, la maturité technologique des utilisateurs, des activités et de la finalité de l’entreprise. Cette organisation tend à favoriser une collaboration descendante et transversale entre les différents acteurs, et permettre un accès rapide à l’information.
La GED multifacette offre des fonctionnalités simplifiées pour le versement et le traitement des documents au sein des flux de travaux (la validation et l’archivage des factures fournisseurs par plusieurs acteurs du processus achat, par exemple) et des fonctionnalités pour le partage et l’accès rapide aux documents grâce à une recherche multicritères.
Dans ce modèle de classification, les documents ne sont plus accessibles uniquement par un index défini a priori, mais grâce aussi à une combinaison personnalisée de critères. L’utilisateur dispose également d’outils lui permettant de parcourir rapidement le document pour savoir ce qu’il contient et offrir de multiples points d’accès vers d’autres documents.
Un pour tous, tous pour un !
La GED collaborative permet ainsi d’organiser les connaissances et les documents relatifs à différentes activités et différents métiers de l’organisation sur la même plateforme numérique avec une capacité de restitution précise de l’information. L’intérêt pour l’organisation étant d’avoir un seul outil de GED sur la même plateforme numérique. On exige, en effet, aujourd’hui davantage de fluidité d’autant que, finalement, seule une petite partie des collaborateurs est aujourd’hui hermétique à l’adoption de nouveaux outils.
Notre étude* montre que 71 % ne sont absolument pas effrayés par les nouveaux outils et ne craignent pas d’être dépassés par la technologie. Le changement, ce n’est donc pas seulement maintenant, c’est tout le temps. Tout en tenant compte du facteur humain. Car la différence entre les choses qui fonctionnent et celles qui ne fonctionnent réside dans la bonne prise en compte du facteur humain. Dans un projet informatique, c’est la même chose. Une entreprise qui gagne, c’est une entreprise qui sait écouter et comprendre ses clients, mais aussi une entreprise qui sait écouter ses employés.
* Enquête sur la GED collaborative réalisée en janvier-février 2018 par Archimag et Jalios auprès de 400 répondants.
Source : Article issu de notre livre blanc « Pourquoi l’avenir de l’entreprise passe-t-il forcément par le collaboratif ?» , p18-20, juillet 2018, réalisé en partenariat avec Archimag
