Socialisation des connaissances
Si le collaboratif fait désormais partie du paysage professionnel et fait sens pour une grande majorité des entreprises, la « socialisation de Ia gestion documentaire », en revanche, est une notion qui reste floue ou inconnue pour 80 % d´entre elles. Dans une moindre mesure, c’est aussi le cas pour la digital Workplace, concept méconnu pour 49 % des sondés.
Imaginez un document électronique qui, une fois créé et validé, serait classé automatiquement au bon endroit dans le référentiel de l’entreprise. Un document que vous pourriez éditer et modifier à loisir dans Google Docs (ou autres), avec la possibilité, à tout moment, d’accéder à l’historique des différentes versions et de revenir instantanément à l’une des versions précédentes. Un document que vous pourriez soumettre en lecture à des collègues, et dont vous pourriez également suivre l’état d’avancement, voir les commentaires et les annotations. Un document dont vous pourriez aussi gérer les droits d’accès (lecture seule, modification autorisée, etc.) en fonction des personnes avec qui vous le partagez. Un document que vous pourriez également intégrer dans un workflow, avec la possibilité d’être averti de l’état d’avancement, au gré des différentes étapes. Un document que vous pourriez lier à un projet en particulier, à des ressources multimédias (photos, plans, images, etc.). Un document enfin que vous pourriez soumettre au vote de vos collègues.
L’ère du Smart Document
Ce document connecté, intelligent et collaboratif fait partie intégrante de la « socialisation de Ia gestion documentaire ». L’idée étant d’ajouter des fonctions collaboratives partout où cela est possible dans la gestion documentaire. Pour cela, les entreprises s’inspirent de ce qui se fait dans l’univers grand public avec des applications simples à utiliser, facilitant les usages et le partage. Ce sont, en effet, les innovations dans le domaine du grand public qui viennent aujourd’hui alimenter les outils d’entreprise. La gestion documentaire n’échappe pas à ce phénomène et est aussi en train d’évoluer vers plus d’interactions, plus d’intelligence, plus de socialisation et plus de fonctionnalités, afin de permettre à un plus grand nombre de collaborateurs de contribuer à la bonne marche de l’entreprise et de rendre le travail plus efficace. La GED ancienne génération a clairement fait son temps.
Tenir compte du facteur humain
Cette nouvelle donne pose toutefois des questions humaines et des questions de management au sein de l’entreprise. Car l’efficacité du travail collaboratif n’est pas assurée par la seule mise en place d’une solution numérique. Elle repose aussi et surtout sur la capacité et la motivation des collaborateurs à travailler ensemble. Et malheureusement, cette intelligence collective ne va pas toujours de soi, et n’est pas compatible avec tous les profils. Certains sont, en effet, réfractaires au changement et il convient d’en tenir compte. D’ailleurs, plus de la moitié des sondés* (53 %) indiquent que le principal frein au déploiement des modes de travail collaboratif n’est autre que la « résistance au changement ». Un répondant sur trois évoque également l’organisation trop cloisonnée de l’entreprise et un sur quatre l’absence de volonté de la direction.
Faire de la collaboration un automatisme
Pour espérer lever ces différents freins, il est important d’identifier les nouveaux comportements attendus, les compétences à acquérir et les attitudes à adopter. Il est indispensable d’expliquer aux collaborateurs ce qu’on attend vraiment d’eux et de cadrer les usages. L’objectif étant que le fait de collaborer au quotidien et de partager des documents de travail devienne un automatisme. Il convient donc d’apprendre aux collaborateurs à se servir de la solution mise en œuvre, pas tant sur les aspects fonctionnels qui sont généralement intuitifs, mais plutôt sur les bonnes pratiques, comme l’animation d’un espace collaboratif.
De l’égoïsme à la culture collaborative
Le premier levier à activer est donc l’intérêt des collaborateurs. L’égoïsme peut, en effet, mener les individus à collaborer dès lors qu’ils y voient un intérêt personnel. L’important étant d’amener chacun à agir afin qu’il découvre ce que cela peut lui apporter. Pour cela, la curiosité initiale pour une nouvelle solution constitue un atout très intéressant, bien qu’il ne s’agisse là que d’une première étape. L’idéal serait d’amener l’ensemble des collaborateurs à s’inscrire d’eux-mêmes dans cette démarche et faire en sorte qu’ils adhèrent à ces nouvelles valeurs que sont le partage, la transparence et la bienveillance. Ce qui passe à la fois par des sessions de formation, mais aussi par la diffusion de messages forts émanant de la hiérarchie, décrivant la vision de l’entreprise sur l’importance de ces nouvelles méthodes de travail dans son fonctionnement, et sur la façon dont elles peuvent enrichir aussi personnellement les collaborateurs et les faire progresser dans leur carrière.
Ce n’est qu’ainsi que peut se créer une véritable culture collaborative d’entreprise.
Vers une décentralisation du travail
Ces nouvelles pratiques imposent également une nouvelle forme de management. Avec la montée du télétravail et de la mobilité, les managers se retrouvent désormais dans l’obligation de lâcher du lest vis-à-vis de leurs collaborateurs, et de leur laisser davantage d’autonomie et de liberté. Cette nouvelle relation se base désormais sur la confiance, la loyauté et l’efficacité. On assiste ainsi depuis plusieurs années à une véritable décentralisation du travail. Réseaux et technologies aidant, les collaborateurs peuvent maintenant travailler depuis n’importe où, que ce soit dans les transports, dans un tiers-lieu, à la maison, à l’hôtel, dans un café, bref, partout où une connexion internet est disponible. Et ce, sans perdre en efficacité, tant que les outils et les ressources de l’entreprise restent facilement accessibles à distance.
Nouvelles méthodes de travail = nouveau management
Nous sommes entrés dans l’ère de la digital Workplace et du travail connecté. Une ère nouvelle où le bureau classique, le poste de travail fixe, le disque dur verrouillé et les placards fermés à clé n’ont plus leur place. La digital workplace impose, en effet, de nouvelles valeurs de flexibilité, de disponibilité, de connectivité, de collaboration, de partage et de souplesse. Une souplesse tant intellectuelle que fonctionnelle qui permet aux collaborateurs de rester efficaces en toutes circonstances, les outils de travail de l’entreprise n’étant plus liés à un terminal, mais accessibles à tout moment dans le cloud, depuis tout type d’appareils. Reste que pour ancrer durablement ces nouvelles pratiques de travail dans la culture d’entreprise, les responsables doivent aussi y être sensibilisés et être éduqués à de nouvelles méthode de management.
En finir avec les réunions et le consensus
Avec la digital workplace et l’extension continue des fonctions collaboratives, il est aujourd’hui possible d’avancer sur des projets sans se voir, ni passer des heures en réunion. Mais beaucoup ont encore du mal avec ce nouveau paradigme. Ce n’est pourtant pas au sein des espaces de réunion que les pro- jets avancent, c’est en dehors. Les réunions sont là pour structurer le travail, définir les priorités, débloquer des situations, mais le plus gros du travail se fait généralement en dehors. Pour cela, il convient d’attribuer un rôle à chacun et lui donner ainsi tous les pouvoirs de décision liés à ce rôle. Tout l’intérêt de cette organisation étant de sortir enfin de la tyrannie du consensus et qu’un arbitre puisse trancher si besoin afin d’avancer rapidement.
Le social learning ou l’autonomie formative
Pour la formation et l’entretien des compétences, c’est la même chose. Le présentiel n’est plus requis. De plus en plus, les entreprises créent des modules d’apprentissage thématiques à base de vidéos, d’animations, de schémas et de présentations classiques, qu’elles soumettent à leurs collaborateurs. Ces derniers peuvent ainsi les suivre en fonction de leur agenda et progresser dans le programme de formation en validant ces modules un à un. Les collaborateurs gagnent donc en autonomie aussi sur le volet « formation » et ce, grâce, là encore, aux solutions collaboratives proposées par l’entreprise.
* Enquête sur la GED collaborative réalisée en janvier-février 2018 par Archimag et Jalios auprès de 400 répondants. Télécharger l’enquête.
Source : Article issu de notre livre blanc « Pourquoi l’avenir de l’entreprise passe-t-il forcément par le collaboratif ?» , p8-10, juillet 2018, réalisé en partenariat avec Archimag.
