Le collaboratif, un impératif qui ne s’improvise pas
Perçu comme le principal pilier des entreprises, le travail collaboratif constitue un facteur clé de leur réussite. Toutes savent pertinemment que les technologies collaboratives accélèrent la prise de décision, rendent les process plus efficaces et donnent au collaborateur l’opportunité de s’exprimer, d’échanger, de partager et de valoriser ses savoirs et ses compétences.
Ce travail collaboratif peut toutefois rapidement se transformer en sacerdoce pour les employés, en l’absence de solution de collaboration globale, ergonomique et durable. Dans notre monde multi connecté, les technologies ne sont pas toujours synonymes de facilitation des échanges, bien au contraire. D’autant que bon nombre d’entreprises travaillent encore en silos, avec des services métiers cloisonnés, chacun équipé de sa propre solution et de ses propres méthodes de partage et de collaboration, sans réelle ouverture vers le reste de l’organisation. Sans compter que si les entreprises incitent désormais leurs collaborateurs à travailler ensemble, elles oublient que toute bonne collaboration repose avant tout sur la connaissance et les liens créés entre les collaborateurs eux-mêmes. La technologie n’est finalement qu’un moyen pour faciliter le tissage de ces liens et dynamiser le partage de connaissances.
La résolution de problème permanente
L’entreprise d’aujourd’hui a besoin que les choses aillent vite et que ses collaborateurs soient productifs. Elle se dit donc que si leurs compétences étaient mieux mobilisées et si les connaissances étaient mieux partagées, les choses iraient plus vite et le travail serait plus efficace. Ainsi, plutôt que de voir ses collaborateurs et ses services travailler seuls dans leur coin, elle vante les mérites du collaboratif et en fait la promotion.
D’autant que depuis l’arrivée des smartphones, l’avènement de Facebook, de Linkedin, des Pinterest et consorts, les employés ont pris certaines habitudes et sont maintenant entraînés à partager et à accéder à l’information, avec des cercles plus ou moins larges de contacts. Que ce soit par le biais d’un chat, d’un réseau social, d’un blog, d’un forum, on trouve toujours quelqu’un à qui parler. Mais la vraie collaboration ne s’improvise pas.
Expériences vécues
Vous qui lisez ces lignes, vous êtes certainement membre de plusieurs réseaux sociaux et abonnés à de multiples plateformes. Mais aucun de ces outils ne permet finalement de réunir tous les gens avec qui vous travaillez sur un projet transverse. Combien de fois vous êtes-vous retrouvés avec un partenaire ou un client équipé d’un système de visioconférence ou de partage de fichiers différents du vôtre, en étant incapable de vous y connecter ? Mais existe-t-il une solution globale, simple à utiliser et à mettre en place ?
Le mail, un ami que l’on vient à détester
Finalement, beaucoup se disent que la seule chose qui fonctionne vraiment, auquel tout le monde a accès, collègues comme clients et partenaires, c’est le mail. Sauf que le mail peut s’avérer très polluant. On passe en effet aujourd’hui un temps fou à traiter ses mails. Il nous distrait sans le vouloir des tâches sur lesquelles nous planchons. Il nous absorbe. Il nous contraint à des réponses auxquelles nous ne sommes pas forcément préparés. Bref, il nous sollicite à longueur de journée. Et les chiffres le prouvent : 79 % des entreprises sondées indiquent que les échanges professionnels entre collègues se font principalement par mail.
Interopérabilité chérie
Pour couronner le tout, non seulement le mail est chronophage et énergivore, mais en plus, il a ses limites. Impossible, par exemple, d’envoyer une pièce jointe trop lourde, à moins qu’elle soit stockée dans un drive. Mais encore faut-il que le destinataire du mail dispose des droits nécessaires pour accéder à cet espace de stockage. Si c’est un collègue, ça passe. Si c’est un client ou un partenaire, l’opération est impossible. Certes, il existe bien des plateformes pour échanger facilement des fichiers volumineux avec les autres. Sauf que les autres en question n’utilisent pas forcément la même ou n’y ont pas accès. 58 % des sondés indiquent, en effet, qu’ils n’ont pas une totale liberté d’usage de leurs outils informatiques.
Frustration et shadow IT
Bon nombre d’entreprises limitent encore l’accès à certains sites ou plateformes. Par mesure de sécurité, mais aussi pour faire en sorte que les collaborateurs n’utilisent que l’outil officiel de l’entreprise. Mais comment faire quand on ne peut pas utiliser la plateforme de partage de fichier et de gestion de projet de son partenaire et que lui ne peut utiliser la nôtre ? On perd du temps, on s’agace, on se dit que la collaboration n’est qu’un leurre et que la solution parfaite n’existe pas.
Moralité :
Pour travailler ensemble, nous avons besoin de fluidité et de simplicité, pas d’un parcours d’obstacle ni d’une usine à gaz. Ce qui mérite, en amont, une vraie réflexion sur le collaboratif.
Source : Article issu de notre livre blanc « Pourquoi l’avenir de l’entreprise passe-t-il forcément par le collaboratif ?» , p4-5, juillet 2018, réalisé en partenariat avec Archimag.
