Intranet : définition, avantages, fonctionnalités et mise en place

Selon une enquête menée par Nielsen Norman Group, les employés passent en moyenne 3 heures par jour à chercher des informations pertinentes pour réaliser leurs missions. Un espace de travail numérique bien conçu peut être la clé d’une meilleure productivité de vos équipes. Pour en savoir sur la définition de l’Intranet, ses avantages, sa mise en place et sa gestion, découvrez notre guide Jalios.  

Qu'est-ce qu'un Intranet ?

Par définition, un Intranet est un réseau informatique interne privé dont l’accès est limité à un groupe d’utilisateurs autorisés comme les employés d’une entreprise par exemple.  À l’origine, l’Intranet permettait à l’entreprise de centraliser certaines informations et de communiquer en interne.  

Aujourd’hui, les Intranets modernes vont bien plus loin que cela. En effet, elles offrent désormais des espaces collaboratifs pour répondre aux besoins de chaque entreprise, l'Intranet dispose ainsi de fonctionnalités bien plus étendues qu’à son origine :  

• Le stockage et le partage des fichiers à distance.
• L’enregistrement du temps de travail des collaborateurs.
• L’organisation des plannings et synchronisation des agendas.
• La planification des projets et répartition des tâches avec la mise en place de rappel.
• L’accès aux emails.
• La mise à disposition d’un annuaire du personnel et d’outils d’aide à la décision.
• L’organisation et la tenue de visioconférences.
• Les messageries de discussions privées.
• L’accès à des applications métiers.
• Un réseau social d’entreprise.   

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Comment et pourquoi utiliser un Intranet ? 

Cette plateforme numérique et collaborative est accessible de n’importe où, grâce à une connexion 4G ou Wifi. Il est toutefois nécessaire de disposer d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour s’y connecter. Aussi, les données et les fichiers accessibles par l’Intranet sont stockés dans un Cloud, ces informations sont évidemment protégées par des pare-feu et des politiques de sécurité strictes permettant d’assurer leur confidentialité. 

L'univers de la Digital Workplace offre une diversité de solutions adaptées aux besoins spécifiques des entreprises tant en matière de communication interne (social) que de collaboration. En outre, chaque fonctionnalité a pour but d'améliorer la façon de travailler des collaborateurs et renforcer l'efficacité des équipes. 

L’Intranet social pour une communication interne dynamique et collaborative :

L'Intranet social met l'accent sur les aspects de communication au sein d'une organisation. En effet, l'Intranet social est une plateforme interne qui intègre des fonctionnalités pour promouvoir la la culture d'entreprise, la collaboration et le partage d'informations, tout en favorisant l'engagement des employés et en renforçant la cohésion organisationnelle. 

L'Intranet social permet aux utilisateurs de créer des profils, de publier du contenu, de participer à des discussions et de partager des informations pertinentes avec leurs collègues. Il facilite l'échange d'idées, la résolution de problèmes, la prise de décision collective et la diffusion de connaissances au sein de l'entreprise. Grâce à des fonctionnalités telles que les flux d'activité, les commentaires, les mentions et les groupes de discussion, l'Intranet social encourage l'engagement des employés et renforce la collaboration transversale mais il permet également de stimuler la culture d'entreprise et de favoriser la transparence. 

L’Intranet collaboratif pour développer la productivité de vos équipes :

L'Intranet collaboratif est une variante de l'Intranet qui met l'accent sur la collaboration et la coopération au sein d'une organisation. Il s'agit d'une plateforme interne qui vise à faciliter le travail d'équipe, le partage de connaissances et la réalisation de projets communs. 

L'Intranet collaboratif offre des fonctionnalités spécifiques qui favorisent la collaboration, telles que la gestion de tâches, les calendriers partagés, les espaces de travail dédiés aux projets, les forums de discussion, les outils de messagerie instantanée ou encore la création et le partage de documents en temps réel.  Cette approche collaborative permet aux employés de travailler ensemble de manière plus efficace, de partager des idées, d'élaborer des stratégies et de prendre des décisions collectives. L'Intranet collaboratif favorise également la réutilisation des connaissances et des bonnes pratiques au sein de l'organisation, ce qui contribue à améliorer la productivité et la qualité du travail accompli. 

Quels sont les avantages et fonctionnalités d’un Intranet ? 

Avec l’évolution de la Digital Workplace, l’Intranet est devenu un outil fondamental pour les entreprises, il permet aux entreprises de bénéficier de sérieux avantages et fonctionnalités utiles au quotidien des collaborateurs.

L’amélioration de la productivité de vos collaborateurs :

Une étude menée par Prescient Digital Media révèle que 47 % des entreprises ont constaté une hausse de leur productivité après la mise en place d'un Intranet. Il permet, en effet, un gain de temps considérable en centralisant les informations, en facilitant la collaboration et en améliorant ainsi la gestion des projets.  

La baisse du coût des entreprises grâce au Digital Workplace :

Les collaborateurs peuvent plus facilement travailler à distance. Pour l’entreprise, cela implique des économies en termes de déplacements, de services annexes et d’espace de bureaux.  

Un meilleur engagement et une implication plus forte de vos collaborateurs :

L’Intranet accroît les interactions et encourage vos salariés à échanger, partager leurs idées et donner leurs opinions. Cette évolution a un impact positif sur leur sentiment d'appartenance, ce qui développera en outre leur motivation et leur efficacité. En effet, des collaborateurs épanouis et valorisés au sein de leur entreprise sont plus susceptibles de s'investir dans leur travail et de chercher à atteindre les objectifs fixés.  

L’amélioration de l’image de marque de l’entreprise :  

Une communication efficace de vos valeurs permettra de faire fédèrer vos salariés autour d’une culture d’entreprise forte. Motivés et impliqués, ils sont de véritables ambassadeurs de votre organisation auprès de vos clients et des prospects.

Une meilleure coordination des équipes :

A l'ère du travail hybride, l'Intranet est un outil efficace lorsque les équipes ne sont pas toutes sur le même site. Chacun peut avancer sur les projets en cours tout en collaborant avec ses collègues, peu importe son fuseau horaire ou son organisation de travail.  

Des fonctionnalités pour faciliter le quotidien des collaborateurs :

L’Intranet est composé d’un catalogue de fonctionnalités ayant pour but de rendre efficace et de simplifier le quotidien des collaborateurs. L’Intranet moderne est composé de plusieurs fonctionnalités, parmi elles : 

• Un annuaire : pour référencer chaque collaborateur afin qu'ils se sentent intégré au sein de l’entreprise.
• Un agenda : dans le but de aciliter l’organisation du quotidien de vos employés avec des agendas partagés et/ou privée. 
• Le fil d'actualité : pour permettre à vos collaborateurs de faire entendre leur voix en leur offrant la possibilité de partager avec l’ensemble de l’entreprise des actus ou encore d’informer sur l’avancé des projets en cours, des sondages, etc. 
• Le chat : afin de créer du lien entre chaque collaborateur et chaque équipe grâce à la messagerie instantanée intégrée à l’Intranet.
• Centraliser ses documents : l’Intranet permet aussi de centraliser toutes les informations utiles pour les collaborateurs aussi bien des documents d’entreprise que de la documentation pour des projets, cette fonctionnalités permet de rendre accessible chaque informations à tous et de les stocker au sein d’une seule plateforme.

Vous l’aurez compris, un Intranet est composé de plusieurs fonctionnalités utiles à l’épanouissement et à la productivité des collaborateurs. 

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Comment gérer efficacement la mise en place d'un Intranet ?

Selon un rapport de Gartner rédigé en 2020, 90 % des projets d’Intranet sont voués à l’échec. Ce chiffre colossal s’explique par une mauvaise anticipation du projet et un accompagnement mal adapté.   

Pour mettre en place un Intranet voué au succès et assurer une bonne gestion de son développement, plusieurs étapes sont indispensables.  

La première étape consiste à définir avec précision vos objectifs. Dans le même temps, il est indispensable de réfléchir aux besoins et attentes de vos collaborateurs. Votre Intranet doit y répondre. L’outil proposé doit permettre d’inclure tous vos collaborateurs.  Par ailleurs, il est indispensable d'impliquer la direction et l’ensemble des équipes dès le commencement de votre projet. Cette démarche facilite l’adhésion de vos collaborateurs. Une fois votre cahier des charges élaboré, vous devez sélectionner le prestataire susceptible de répondre à vos attentes. Optez pour un expert reconnu en matière de Digital Workplace, de réseau social d’entreprise, d’Intranet collaboratif, de gestion documentaire, de social learning, de gestion de contenu et de portail d’entreprise.  Pensez ensuite à communiquer en toute transparence sur ce nouvel outil. Là encore, il s’agit de susciter l’intérêt et l’enthousiasme de vos collaborateurs pour votre Intranet. Son déploiement doit, d’ailleurs, s’accompagner d’une formation afin que chacun puisse s’approprier l’outil et faire évoluer ses méthodes de travail.  

Enfin, votre Intranet doit pouvoir être géré efficacement. Pour assurer une évolution profitable à votre entreprise, il est indispensable d’évaluer régulièrement son efficacité et de réaliser des adaptations, si nécessaire. Pour aller plus loin, découvrez comment répondre aux enjeux des nouveaux modes de travail avec l'Intranet social, mobile et collaboratif en téléchargeant notre cahier thématique !

Comment mesurer l’efficacité d’un Intranet ? 

Pour évaluer l’efficacité de votre Intranet, vous devez définir des indicateurs clés de performance :  

• La satisfaction des employés grâce, par exemple, à une enquête d'opinion sur ses différents éléments (interface, contenu, outils, etc.).
• Le nombre de connexions.
• Le taux d’engagement, les statistiques à propos des interventions de vos collaborateurs vous permettront d'avoir une vue d'ensemble sur quels sont les contenus publiés sur l'Intranet les plus appréciés 
• Le nombre de contenus postés.

Les solutions Intranet vous fournissent l’ensemble de ces statistiques. Il ne vous reste plus qu’à les analyser pour évaluer l’efficacité de votre plateforme digitale.  

Pour résumé, un Intranet est une plateforme collaborative dont le but est de faciliter la communication entre chaque service d’une entreprise afin de développer une synergie où les collaborateurs se sentiront impliqués et valorisés. L’objectif de l’Intranet est notamment de simplifier les journées de travail des collaborateurs en leur mettant à disposition des outils facteurs de productivité.  

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FAQ 

Quelles différences entre un Intranet et une Digital Workplace ? 

L'Intranet est une composante essentielle de la Digital Workplace, qui vise à transformer la façon dont les employés travaillent et interagissent au sein de l'entreprise. L’Intranet se concentre principalement sur la communication interne, la gestion de l'information et la collaboration au sein de l'entreprise, tandis que la Digital Workplace englobe un éventail d'outils et de technologies dont l’Intranet ou encore l’Extranet, le but de la Digital Workplace est d’offrir une expérience de travail numérique en simplifiant l’usage et l’accès aux différentes applications métiers.  

Quels liens entre l’Intranet et l’Extranet ? 

L'Intranet et l'Extranet partagent un objectif qui est d'améliorer la collaboration et la gestion de l'information au sein d'une entreprise. Ils fournissent tous deux des outils et des fonctionnalités pour partager des documents, communiquer entre les membres d'une organisation ou encore collaborer sur des projets. Cependant, la principale différence entre l'Intranet et l'Extranet réside dans leur accessibilité et leur public cible.  

L'Intranet est généralement réservé aux collaborateurs d'une organisation alors que l’Extranet, extension de l'Intranet, est principalement réservé à des utilisateurs externes tels que des partenaires commerciaux, des fournisseurs ou des clients. 

Pourquoi l’Intranet est utile pour le développement d’une entreprise ?

L'Intranet est une solution qui vous permettra de favoriser la communication, la collaboration, la productivité et le partage de connaissances au sein d'une entreprise. En facilitant l'accès à l'information, en améliorant les processus de travail et en renforçant la culture d'entreprise, l'Intranet contribue à la productivité de vos collaborateurs et à la croissance d'une entreprise grâce à une meilleure coordination et une meilleure utilisation des ressources.