La Digital Workplace pour réconcilier les individus et l'entreprise
Pour la chercheuse Jane McConnel, "la Digital Workplace est à l'intersection entre les personnes, l'organisation et les outils", insistant ainsi sur le fait que la technologie n'est qu'une dimension de la Digital Workplace.
Il est en effet important de ne pas tomber dans le piège de mettre en place de la technologie pour la technologie. La technologie reste au service de l'entreprise, et elle ne doit pas être au détriment de l'individu au sein de l'entreprise. C'est d'ailleurs cette conscience de l'importance de l'individu qui bascule les organisations dans de nouveaux modèles organisationnels. Alors que les individus étaient vus comme des "ressources interchangeables", l'accent est mis aujourd'hui sur l'individualité et l'épanouissement personnel des collaborateurs.
La transformation numérique des entreprises a commencé avec essentiellement les outils informatiques métier dans un objectif de gain de productivité pour l'entreprise. Avec la Digital Workplace, la transformation numérique se réapproprie une dimension humaine et amorce un rééquilibre vers le bien-être des individus. D’une certaine manière, la Digital Workplace réconcilie ainsi les individus et l'entreprise.
Voyons cela à travers trois cas que l’on retrouve fréquemment en entreprise.
Cas 1 : « On me demande de lire, d’écrire et de réponde aux emails, mais j'en ai trop à traiter »
L’arrivée de l’email a transformé le travail en entreprise, que ce soit pour demander de l’information, informer, faire valider une décision. Quasi instantané, l’email permet de garder une trace écrite. Avec le système de copie (bcc et cc), il permet de diffuser à plusieurs personnes. Mais l’email atteint ses limites : les collaborateurs se retrouvent avec des piles de messages à traiter, et l’information importante y est noyée. L’email chronophage dessert la productivité des individus.
La Digital Workplace introduit un panel d’outils adaptés et différenciés en fonction du contenu et de l’intention. Les nouvelles importantes qui relèvent de la communication interne peuvent faire l’objet d’articles éditoriaux qui seront recommandés avec un suivi des lecteurs. Les documents de travail n’ont plus à être envoyés par email, ils sont disponibles de manière unique, avec leur historique complet et des fonctionnalités de gestion électronique de documents. Les questions fréquemment posées sont capitalisées dans une FAQ collaborative. La messagerie instantanée (webchat) donne une alternative d’échange plus fluide que l’email et moins intrusive que le téléphone. L’outil de planification collaborative remplace les longs échanges d’emails afin de trouver le créneau horaire qui convient au plus grand nombre.
Cas 2 : « Je suis quasiment tout le temps en déplacement, je ne sais plus ce qui se passe au bureau »
Loin des yeux, loin du cœur. Ainsi va de la vie des métiers en mobilité. Ils sont pourtant essentiels au succès de l’entreprise, notamment lorsqu’il s’agit des équipes de vente ou de déploiement, on leur demande d’augmenter leur performance, mais ils perdent le lien et le sens de leur travail dans une structure appauvrie en interaction humaine.
Avec la Digital Workplace, on peut recréer l’ambiance autour de la machine à café, le bureau où on se retrouve entre collègues et on se donne des nouvelles informelles. Avec le micro-blogging et les commentaires, on partage son humeur, les nouvelles qu’elles soient bonnes ou mauvaises, on se permet même des boutades. Une affaire gagnée, la participation à un évènement, des informations glanées au détour d’une conversation ou d’une recherche web, à propos d’un concurrent, d’un produit, etc. alimentant ainsi une veille collaborative. Avec les espaces collaboratifs ou communautés de pratique, on recrée également un esprit de corps pour les personnes qui ne sont pas physiquement dans le même bureau. Cela va de pair avec un bureau personnalisé qui permet aux individus d’organiser leur espace de travail virtuel facilitant l’accès aux outils dont ils se servent le plus souvent.
Cas 3 : « On me demande d’être force de proposition, j'ai plein d'idées, mais elles ne voient pas le jour »
La productivité de l’entreprise passe par une optimisation qu’il est difficile de remettre en cause à l’échelle individuelle, car l’individu ne semble pas faire le poids face à l’organisation. Pourtant c’est ce que l’on redécouvre aujourd’hui : les innovations viennent du terrain. Ne pas réussir à les faire émerger est autant une perte pour l’entreprise qu’une source de frustration pour les individus.
La Digital Workplace permet d’aplanir l’organisation pour donner de la visibilité aux idées et aux initiatives d’amélioration. Elles ne sont plus perdues dans une boîte à idées en carton au département RH, ni dans les messageries de quelques collaborateurs ayant d’autres priorités. Elles ne sont plus des paroles vite oubliées échangées rapidement à la pause déjeuner. Une idée peut voir le jour dans un micro-blogging, puis être portée dans un forum de discussion, où l’on pourra en mesurer la pertinence avec des votes et des commentaires, avant d’être formalisée dans une fiche wiki, qui pourra être associée à une tâche à prioriser dans un projet. Elle pourra être recommandée à certains destinataires clés et dans tous les cas visibles de tous ceux qui pourraient être impactés par cette idée.
Ces exemples qui touchent au quotidien montrent comment la Digital Workplace offre plus de confort, d’autonomie et d’impact pour les individus. Ils sont nombreux et la Digital Workplace va bien au-delà. Elle est la manifestation et l’instrument technologique d’un changement culturel d’organisation, qui redéfinit les relations et les attentes entre l’organisation et les individus qui la constitue.
