Digital Workplace de Jalios : Gérer ses tâches simplement

Il existe de nombreux outils pour gérer efficacement ses tâches au quotidien. Il n’est pas évident de choisir une solution. Et il y en a pour tous les goûts, avec toujours les mêmes promesses : efficacité, productivité, gain de temps… Mais cela implique de se doter d’un énième outil et pose la question de l’intégration efficace avec les autres outils de votre organisation.

Poursuivant sa stratégie de développement d’une solution tout-en-un, qui transforme l’intranet collaboratif en une Digital Workplace, Jalios souhaite offrir à ses clients une solution unique pour gérer sa liste de tâches, partager ses documents, confier du travail à d’autres personnes, suivre l’avancement d’un projet…

Jalios proposera donc prochainement un gestionnaire de tâches universel. Il permettra à tout un chacun de créer, gérer, planifier et assigner facilement des tâches simples mais aussi des tâches projets ou liées à des processus. Vous aurez ainsi une vue à 360 degrés sur l’ensemble des tâches à réaliser.

Une ergonomie simple et adaptée

Imaginez… Vous arrivez au bureau, il vous faut faire un point sur les projets et tâches en cours avant de commencer la journée.

L’interface propose trois vues :

• La vue de l’ensemble de vos tâches et de celles que vous avez assignées.

Vous pouvez filtrer cette vue sur la priorité, le nom de la tâche, par projet ou échéance, les personnes affectées, etc.

• La liste des projets auxquels vous participez. 

Avec pour chaque projet, le responsable et le niveau d’avancement

• La vue d’un projet sous forme de tableau type Kanban 

Cette vue regroupe toutes les tâches du projet et permet de suivre très facilement leur progression (« A faire », « En cours », « Terminés »). Ce mini workflow d’avancement est modifiable (ajout de colonne, déplacement, renommage et choix des couleurs). Il est possible de rapidement filtrer sur les tâches d’une personne, les tâches en cours, les tâches en retard, …

Créer et gérer facilement votre to-do list

En tant que responsable marketing, je gère de multiples projets : l’organisation d’événements, la gestion de communiqués de presse et billets de blogs, le budget marketing … la gestion par tâches me simplifie la vie. J’utilise la vue tâches et je filtre sur mes tâches du jour. Je vois rapidement quelles sont mes priorités de la journée. Je peux modifier une tâche, ajouter un descriptif ou un commentaire destiné à un collègue qui sera automatiquement prévenu, changer l’échéance, l’attacher ou non à un projet, mettre des rappels, l’assigner à un collaborateur, qui reçoit alors une notification… Il est également possible d’ajouter un document stocké sur l’intranet dans un commentaire ou dans le descriptif de la tâche.

A tout moment, je peux très rapidement ajouter une tâche depuis la zone de saisie rapide. C’est plus simple qu’avec certains outils qui font perdre plus de temps qu’ils n’en font gagner. Par exemple pour effectuer une synthèse d’équipe, je crée la tâche, j’indique son échéance et je l’assigne à mes collègues en bénéficiant de l’auto-complétion. S’il s’agit d’une tâche récurrente, elle se renouvellera automatiquement.

Les tâches assignées

Je fais aisément le point sur les tâches que j’ai assignées à mes collaborateurs et je peux les relancer si besoin. Je peux facilement créer une tâche depuis le document Excel que je viens d’éditer afin que mon collègue le valide. Il est prévenu par une notification. S’il a besoin d’explication, nous pouvons échanger par un système de commentaire sur la tâche. Et une fois qu’il aura terminé sa tâche je serai aussi prévenue. Un gros gain de temps et d’efficacité collective !
Quand je veux impliquer mon chef, je lui envoie une recommandation pour le prévenir. Il peut transformer cette recommandation en tâche pour lui-même ou l’affecter à un de ses collaborateurs.

Des modèles de projets

Si comme moi vous traitez des projets récurrents (organisation de salons, de rencontres clients, de petits-déjeuners avec les partenaires, …), la copie de projet vous fera gagner du temps. Vous pouvez démarrer un nouveau projet en dupliquant un projet similaire. Ainsi toutes les tâches du projet seront recréées dans le nouveau projet et réaffectées. Il n’y a plus qu’à définir les nouvelles échéances. Vous pouvez ainsi vous constituer une liste de projets modèle. Encore une fois, un gain de temps pour se concentrer sur l’essentiel.

Vos tâches et projets, n’importe où, n’importe quand

Avant d’arriver au bureau ou en déplacement, je peux faire le point sur mes tâches. En effet, je dispose de la vue des tâches et des projets sur mon smartphone. A tout moment, je peux visualiser mes tâches en cours, assignées et terminées, ainsi que mes projets. Je peux les éditer, repousser l’échéance ou les terminer juste par un simple clic. Je peux également déplacer une tâche d’une colonne à une autre au sein d’un projet.

En faire plus en moins de temps

Je suis très heureuse de la politique de Jalios qui consiste à utiliser nos propres outils pour les valider et les améliorer. Avec cette gestion universelle des tâches, les promesses sont tenues : gain de temps et efficacité pour en faire plus et mieux en moins de temps. 
Apprendre à se servir de la gestion des tâches a été vraiment simple. En revanche, j’ai découvert quelques petites astuces grâce à des guides et j’ai partagé mes bonnes pratiques de la même façon.

Je vous présenterai prochainement ces fonctionnalités de guide et de social learning qui favorisent vraiment l’adoption de nouveaux outils ainsi que le partage de connaissances. La suite au prochain épisode…