Change Management, Schritt 6: kurzfristige Erfolge sichtbar machen

Sie haben ein Führungsteam gebildet, das die Notwendigkeit der Veränderung erkannt hat. Zusammen haben Sie eine Vision entwickelt, diese den Mitarbeitern präsentiert und dafür gesorgt, dass sie ein kollaboratives Tool in ihrem Arbeitsalltag verwenden. Jetzt gilt es, erste Erfolge, sogenannte Quick Wins, zu erzielen. Das ermutigt die Beteiligten, überzeugt die Unentschlossenen und nimmt den Kritikern den Wind aus den Segeln.

Der Weg zum Erfolg

Im Rahmen des Change-Managements und der Einführung eines kollaborativen Tools sollten Sie kurzfristige Erfolge entsprechend würdigen, um die Motivation aller Beteiligten aufrechtzuerhalten. Nur so können Sie den Transformationsprozess erfolgreich abschließen und langfristig davon profitieren.

Kommunizieren Sie schnelle Ergebnisse

Manche glauben, die Jagd nach schnellen Erfolgen stehe dem Erreichen langfristiger Ziele im Weg. Dabei wird jedoch häufig die psychologische  Wirkung vergessen: Jeder hat eine andere Auffassung von Zeit und davon, was „langfristig“ ausdrückt. Die Zusammenarbeit in einem Unternehmen grundlegend zu verändern, nimmt mehrere Jahre in Anspruch. Das wird einen Senior Manager nicht überraschen, denn für ihn bedeutet „langfristig“ in der Regel drei bis zehn Jahre. Für die meisten operativen Mitarbeiter bedeutet und „langfristig“ höchstens ein Jahr. Unter „kurzfristig“ verstehen sie ungefähr eine Woche. Bleiben erste Erfolge aus, glauben sie schnell, ihr Projekt sei gescheitert.
Erste Ergebnisse zu würdigen und öffentlich zu präsentieren, ist also enorm wichtig. Die ersten kurzfristigen Ergebnisse unterscheiden sich prinzipiell nicht von Kundenreferenzen im Vertrieb: Um Veränderungen zu „verkaufen“, benötigen Sie „Kundenstimmen“, also eine Referenz der Personen, die bereits von kollaborativen Tools profitieren.

Nichts dem Zufall überlassen

Viele Führungskräfte sind mit der Umsetzung des Gesamtplanes so beschäftigt, dass sie die kleinen Erfolge auf dem Weg dorthin vergessen.  John Kotter betont jedoch, dass Manager in diesem Stadium wichtiger sind als Führungskräfte, denn sie sind in der Lage, die erforderlichen Maßnahmen umzusetzen und so die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.
Dieser Ansatz lässt sich gut auf eine kollaborative und soziale Lösung anwenden, denn sie ist sofort einsetzbar und ermöglicht der Organisation eine Testphase. In dieser Zeit sollten zunächst nur etwa 10 % der Zielnutzer einbezogen werden. Die nächsten Schritte der Veränderung finden dann nach dieser ersten Testphase statt. Das entspricht einem agilen Projektmanagementansatz und hilft, in Zukunft bekannte Fehler zu vermeiden.
Es ist also ratsam, die Akteure dieser Testphase stärker einzubeziehen, denn sie beteiligen sich aktiv an der Weiterentwicklung nachfolgender Versionen. Daher sollte auch gerechtfertigte Kritik berücksichtigt werden. So kann die Testphase in mehrere Teilschritte gegliedert werden, die in regelmäßigen Abständen zu den erhofften „Quick Wins“ führen.

Erzielte Ergebnisse angemessen würdigen

Um zu überzeugen, müssen die „Quick Wins“ sichtbar und aussagekräftig sein sowie eindeutig aus dem aktuellen Wandel hervorgehen.  Kollaborative Tools verfügen zum Beispiel über zahlreiche Einsatzmöglichkeiten. Bei ihrer Einführung bieten sich so zahlreiche Chancen für kleine Teilerfolge. Folgende Kriterien stehen dabei im Fokus: Sichtbarkeit, Messbarkeit und vor allem die Fähigkeit, mehrere Personengruppen einzubeziehen. Idealerweise finden sich darunter Influencer, Pragmatiker sowie Personen, die die erforderliche Zeit für den Erfolg des Projekts aufwenden können.
Im Folgenden nennen wir einige Beispiele, bei denen der Erfolg eines kollaborativen Tools bereits festgestellt werden konnte:

1. Erfolgreiche Mobilisierung zahlreicher Teilnehmer zur Bearbeitung eines großen, aber kurzfristigen Auftrages.
2. Aufbrechen einzelner Bereiche und Förderung gegenseitiger Hilfe: Assistenten, Hausmeister, Hilfspersonal usw.
3. Entwicklung von Angeboten, indem komplementäre Profile zusammengebracht wurden: Marketing, Technik, Vertrieb, Recht etc.
4. Verwaltung eines Projekts mit externen Teilnehmern wie Partnern, Lieferanten oder Kunden.
5. Aufbau einer Dokumentendatenbank, die die Anzahl der E-Mails und Telefonate zwischen Zentrale und Vertriebsmitarbeitern reduziert.
6. Teilen von Wissen durch Fragen und Antworten in den entsprechenden thematischen Communities.

Generell sollten Sie Projekte anstreben, die einen schnellen Erfolg versprechen. Dies schließt allerdings nicht aus, dass Sie nicht parallel dazu auch langfristige Pläne umsetzen können. In diesem Rahmen entwickeln sich oft auch andere Konzepte, wie beispielsweise private Communities, die aus gemeinsamen Interessen entstehen. Daher ist es ratsam, einen separaten kollaborativen Raum für Ihr Change-Management einzurichten. Darin können sich die Beteiligten über die Vision austauschen, Ideen präsentieren, Erfolge kommunizieren und relevante Inhalte bereitstellen.