Conduite du changement : vers une organisation collaborative
Développer les pratiques collaboratives va bien au-delà de la mise en place d’un Réseau Social d’Entreprise ou d’un Intranet collaboratif. Bien qu’une solution collaborative sous-utilisée puisse quand même rapporter des gains d’efficacité, l’organisation doit chercher à se transformer et à emporter tous ses membres dans un changement des modes de travail et des mentalités.
8 étapes indispensables
Après avoir étudié les 8 étapes mises en avant par John Kotter, il est important de souligner qu’elles sont toutes indispensables. Lorsqu’on les 
reprend en commençant par la fin on met bien en avant les prérequis que constituent les étapes précédentes :
8. L’objectif est de changer l’organisation pour la rendre beaucoup plus collaborative et tirer bénéfice de ce que permettent les nouvelles technologies issues du Web.
7. Instaurer la collaboration au cœur de la culture d’entreprise ne se décrète pas, il est d’abord indispensable de changer les pratiques pour y parvenir.
6. Pour généraliser les pratiques collaboratives, il faut au préalable démontrer de premiers succès grâce à ces pratiques.
5. Pour obtenir des succès, il est nécessaire d’organiser des chantiers où l’on donne tous les moyens nécessaires aux participants.
4. Pour impliquer les participants sur les premiers chantiers, ils doivent adhérer à la vision partagée.
3. Pour être partagée, cette vision doit au préalable avoir été définie.
2. Pour construire cette vision il faut réunir une coalition qui apportera des vues complémentaires et qui la soutiendra ensuite.
1. Pour amener des hauts responsables à rejoindre une coalition, il faut s’appuyer sur un sentiment d’urgence.
Comment aborder un projet collaboratif
Très souvent, on trouve un chef de projet qui possède une bonne vision mais qui ne sait pas comment faire bouger l’organisation. C’est pour lui 
que nous avons réalisé ce guide, pour l’aider à prendre de la hauteur et pour réussir les 8 étapes. Il comprendra notamment l’importance et la façon d’inclure des hauts responsables dans la coalition nécessaire à la réussite du projet.
Un piège à éviter serait de n’aborder le projet que sous son angle technique. Mais éviter de se focaliser uniquement sur les aspects techniques ne signifie pas les négliger. Ce sont les outils qui rendent possibles de nouvelles pratiques collaboratives. Les outils ne sont pas interchangeables.
Certains imposent leur philosophie, d’autres peuvent aussi s’adapter à vos attentes. Certains sont spécialisés et il est nécessaire d’en intégrer plusieurs pour couvrir vos besoins, tandis que d’autres ont une couverture plus large, offrent une ergonomie plus homogène, et des fonctions mieux intégrées entre elles.
Les moyens disponibles sont souvent limités. Cela devrait inciter à ne pas vous laisser aller à de nombreux développements spécifiques. Évitez d’avoir un cahier des charges qui ressemble à une liste à la Prévert. Profitez de la maturité des outils pour mener un projet pilote. Tirez davantage partie de la solution choisie. Avec les économies ainsi réalisées, faites-vous accompagner pour conduire le changement car la réussite d’un projet collaboratif se mesure à l’ampleur de la transformation des pratiques.
Conduire le changement grâce aux outils collaboratifs
La mise en place d’outils collaboratifs n’est pas un projet comme les autres et son succès facilitera la conduite du changement des futurs projets. 
Le sentiment d’urgence naitra par exemple dans des discussions, l’identification des profils facilitera la formation d’une coalition, et une communauté dédiée permettra de construire une vision. Les fonctions de communication faciliteront le partage de cette vision qui sera d’autant mieux adoptée qu’elle pourra être commentée, discutée et ajustée. Des espaces collaboratifs faciliteront l’animation des chantiers qui aboutiront aux résultats rapides et la généralisation sera facilitée par la communication et le partage d’expériences des ambassadeurs. Les guides et les savoirs seront partagés, permettant aux nouveaux arrivants d’adopter plus vite la nouvelle culture d’entreprise.
En résumé, le développement de la collaboration est à la fois une fin et un moyen. C’est un long chemin qui vous demandera de la persévérance mais qui aura un impact formidable sur votre organisation.
