Conduite du changement, étape 4/8 : partager la vision
Plan de communication
Le sentiment d’urgence partagé a permis à une coalition de développer une vision. L’étape suivante est de partager cette vision pour convaincre et mobiliser progressivement tous les collaborateurs de l’organisation.
Mal communiquer, comme par exemple annoncer la mise en œuvre d’un réseau social d’entreprise deux semaines avant la mise en production, c’est s’exposer à un rejet des syndicats qui peuvent y voir un outil de surveillance : un comble pour une solution qui donne plus de poids et de visibilité aux employés.
Au-delà de ce cas exceptionnel, ne pas expliquer pourquoi une solution collaborative est mise en œuvre, c’est risquer de voir la plateforme délaissée après une courte période de curiosité.
Un projet collaboratif doit faire l’objet d’un véritable plan de communication défini très tôt. Les entreprises qui maîtrisent la communication externe savent généralement exploiter la palette de média disponibles pour cette communication interne : un billet du directeur, une présentation organisée, une vidéo, du « teasing », des guides, des formations, des évènements organisés en interne, …
S’adresser aux quatre cerveaux
Il existe de nombreuses techniques pour se montrer convainquant. Je préconise ici l’une d’entre elle qui a l’intérêt de structurer la communication et va au-delà du simple « parlez au cœur et à la raison ». En s’inspirant des découvertes de l’asymétrie cérébrale, Ned Hermann a mis en évidence quatre modes préférentiels de traitement de l’information. Ainsi, pour vous adresser à tous appliquez-vous à communiquer sur les quatre modes et pas seulement celui que vous préférez. Par expérience c’est relativement naturel dans cet ordre :
- Sentiment (limbique droit) – captez l’intérêt avec une image, en partageant une émotion, en faisant appel à l’empathie. Par exemple : « vous en avez marre de perdre votre temps à rechercher la dernière version d’un document, vous avez envie de plus d’entraide »
- Imagination (cortical droit) – partagez un rêve, une intuition. Par exemple : « on pourrait être plus efficace tout en s’épanouissant grâce à une meilleure communication et davantage de collaboration »
- Raison (cortical gauche) – rationalisez, chiffrez. Par exemple : « la mise en place d’espaces collaboratifs fera gagner 20% à 30% de temps selon les projets »
- Méthode (limbique gauche) – faites appel au sens pratique, rassurez, donnez des anecdotes. Par exemple : « nous allons pouvoir répondre à de gros appels d’offre dans les délais même lorsque certains experts sont en mission ».
Impliquer
John Kotter souligne l’importance de la communication non verbale et particulièrement des actes. Si ceux-ci contredisent le discours, ils l’annulent. En matière de collaboration, les dirigeants, les managers et les porteurs du projet collaboratif ont donc le devoir de montrer l’exemple.
Le projet lui-même est justement l’occasion de mobiliser la collaboration. Dès le début, collectez les idées et les attentes : boîte à idées, interview de volontaires, atelier de brainstorming… Très simple et néanmoins très pertinent : faites participer tout le monde au choix du nom de la plateforme, pour proposer des noms, pour sélectionner le nom, ou les deux.
La solution collaborative permettra justement de développer cette implication avec les futurs projets. Mais si rien n’existait avant, ce sera plus difficile. L’un des tous premiers usages de la nouvelle solution collaborative sera de créer une communauté autour de la solution collaborative : qu’en pensez-vous, rencontrez-vous des difficultés, avez-vous des suggestions ?
Enfin, appuyez-vous sur des relais. Ce n’est pas au Directeur Général de convaincre tout le monde lors d’une brillante présentation. Les premières personnes convaincues, en particulier les managers, seront les ambassadeurs de cette vision qu’ils partagent. Ils joueront alors un effet démultiplicateur.
