Atelier JClub sur la capitalisation des connaissances

Retour sur notre dernier atelier JClub du 27 juin qui réunissait des utilisateurs Jalios et un expert de la gestion des connaissances, Jean-Pierre Bouchez.

Nous avions perçu l'intérêt grandissant pour la transformation numérique et un enjeu particulier qui consiste à savoir tirer partie des plateformes collaboratives pour mieux capitaliser les connaissances. Il était donc intéressant de mêler partages d'expériences entre pairs et vision d'un spécialiste sur l'état des pratiques collaboratives dans les grands groupes français. La diversité des secteurs d'activités représentés parmi les participants (distribution, éducation, collectivités territoriales, conseil, défense, transports publics...) conforte notre vision : la Digital Workplace est profondément liée avec une volonté de développer la capitalisation des connaissances au sein de son organisation. Cela concerne aussi bien le secteur privé que le secteur public.

Le choix de la thématique étant posé, encore fallait-il avoir l'intervenant le plus pertinent possible. Nous remercions Jean-Pierre Bouchez d'avoir répondu présent à l'invitation de Jalios et d'incarner si bien la rencontre du savoir, du numérique et de l'entreprise. A l'occasion de cet atelier, les participants ont pu bénéficier d'une synthèse de son dernier ouvrage intitulé L'entreprise à l'ère du digital, les nouvelles pratiques collaboratives. Plus d'informations sur le site de l'éditeur.

Que fallait-il retenir de notre atelier JClub sur la gestion des connaissances à l'ère du numérique ?

Force est de constater que le sujet de la capitalisation des connaissances, est devenu, à l'ère de la transformation digitale, un sujet très porteur enrichi à la fois par des personnes du monde académique et des professionnels en entreprises.

L'enquête de terrain effectuée par Jean-Pierre Bouchez auprès de plusieurs grandes entreprises (L'OREAL, Michelin, le CEA, etc.) et l'existence de nombreuses associations de Knowledge Management très actives (parmi lesquelles Le Club gestion des connaissances ou encore l'association Cop-1 KM et Collaboration) illustrent bien ce phénomène.

Il est clair que la capitalisation des connaissances est un sujet stratégique pour un éditeur comme Jalios qui prône l'intelligence collective par le développement du travail collaboratif mais aussi au cœur des préoccupations de nos clients qui mettent en place une Digital Workplace.

Un nouvel écosystème collaboratif de gestion et de circulation des savoirs

Il n'y a pas un seul modèle mais plusieurs modèles de gestion des connaissances. Jean-Pierre Bouchez et les Directeurs KM qu'il a interrogés ont conçu une modélisation portant sur ces 4 types de gestion des savoirs :

• People centric : des personnes avant les process. Le lien importe plus que le bien. Les principes de confiance, de solidarité et d'auto-déclaration sont les bases de ce modèle.
• Heavy content-centric : modèle en voie d'extinction, il subsiste encore dans des grands groupes dans l'industrie. Modèle où les sachants sont maitres du pouvoir, caractérisé par un certain refus de partager.
• Knowledgeable people-centric ("sachants") : réactivation du KM à l'ancienne, mais ouvert. On retrouve ce modèle dans des organisations très centrées sur l'innovation et la performance comme Accenture, L'OREAL.
• Soft content-centric : des contenus non-structurés avant tout.

La recherche d'optimum entre la capitalisation structurée et la socialisation des échanges

Cette matrice développée par Jean-Pierre Bouchez est un temps fort de son intervention. Ce schéma permet de situer son organisation selon un axe horizontal "savoir formels" (contenus structurés) vs. "pratiques" (contenus non-structurés, savoirs implicites) et en ordonnées, selon une logique flux (souvent qualifiée de "capitalisation jetable") vs. une logique de stock (contenus capitalisés).

En ouvrant le débat avec des utilisateurs de la solution Jalios, il en ressort plusieurs éléments intéressants :

• Ils peuvent se situer dans des modèles de gestion des savoirs très différents selon leurs enjeux et la maturité digitale de leur organisation
• Cette souplesse s'expliquant par une couverture fonctionnelle très large et un fort degré de personnalisation de la solution (permettant des cas d'usages variés)
• Aucun phénomène qui consisterait à privilégier la socialisation à-tout-va (à contrario du modèle du flux d'activité à la Facebook, Yammer, etc..), même si beaucoup reconnaissent à ce modèle sa facilité d'adoption
• La plupart trouvent particulièrement intéressants de se situer sur les modèles 3. et 4 qui favorisent la collaboration entre individus et autour de pratiques ou de contenus non-structurés.

Un environnement de travail permettant la création de communautés de pratiques apparaît comme un point clef pour développer la gestion des connaissances dans une logique de partage collaboratif

Parmi les conditions de succès du déploiement et de pérennisation de communautés de pratiques :

• Une insertion d'une dynamique communautaire dans le cadre d'un programme d'entreprise de type pluriannuel (tel un programme global de transformation digitale)
• Un leadership réel et visible de l'équipe de direction
• Des sponsors nominatifs pour légitimer les communautés
• Une instance centrale "communautaire" de coordination

Il faut aussi prendre en compte l'importance du rôle des Animateurs de Communautés

Comme l'ont souligné les participants à notre atelier, il faut des personnes pour faire vivre un espace collaboratif, qu'il soit projet, thématique ou métier. Ces animateurs de communautés, ce sont des intrapreneurs ! Certes cela prend du temps (surtout au départ), mais l'investissement apporte de la valeur et donne du sens à l'objectif visé par la communauté.

Enfin, l'expert suggère de mettre en place la Charte de la communauté pour formaliser les règles et les bonnes pratiques. Elle décrit la valeur collaborative que la communauté est susceptible d'apporter à l'organisation.