Points clés pour réussir son projet collaboratif
« Il faut toujours viser la lune, car même en cas d'échec, on atterrit dans les étoiles ». Cette citation d’Oscar Wilde résume joliment la philosophie d’une démarche de transformation. Pour celles et ceux qui incarnent la transformation numérique au sein de leur organisation et qui ont pour projet ambitieux de déployer une Digital Workplace, elle nous rappelle la posture à avoir : viser haut et conduire son projet collaboratif par l’action régulière et la réalisation d’objectifs.
La vision s’accompagne de méthode. La gouvernance est indispensable à la réussite d’un projet de Digital Workplace, d’Intranet collaboratif ou de Réseau Social d’Entreprise. Parmi les points clés de la démarche, se poser ces questions :
- Comment conduire le projet de transformation ?
- Quelle politique de droits mettre en œuvre pour concilier large adoption et confidentialité maîtrisée ?
- Quelle charte adopter pour maximiser participation et qualité des contributions ?
Une charte d’utilisation est un point de départ
Toutefois ne perdez pas de vue que cette charte est en général lue une seule fois par l’utilisateur à l’initialisation de son compte puis accessible en pied de page...
Conseil 1 : optimisez sa rédaction pour le web : courte et compréhensible. Elle a pour objet de formaliser le sens de votre démarche : expliquer le POURQUOI une plateforme collaborative, ses objectifs particuliers dans le contexte de votre entreprise, ainsi que quelques règles de bon usage.
Conseil 2 : aller plus loin que la charte d’utilisation globale en définissant des cas d’usages et le contexte de collaboration au niveau de chaque espace collaboratif (qu’on qualifie aussi souvent de « communauté de pratique »). Avant d’ouvrir un nouvel espace collaboratif, une bonne pratique est de faire remplir un formulaire de demande de création d’espace avec plusieurs éléments tels que : le sujet de la communauté, ses objectifs opérationnels, ses indicateurs de succès, nom(s) de(s) l’animateur(s), type d’accès (public / privé / secret).
Au cœur du dispositif d’accompagnement au changement
Former l’ensemble des salariés à l’utilisation d’une plateforme collaborative n’a pas de sens. Mais accompagner vos futurs ou actuels animateurs de communautés doit faire partie de votre check-list lorsque vous mettez en place une Digital Workplace. Car ce sont vos premiers ambassadeurs et ceux qui incarnent au quotidien l’état d’esprit de votre transformation numérique.
- Etablir un questionnaire préparatoire, à diffuser par l’équipe projet à chaque animateur pressenti pour définir l’objectif et des indicateurs pour sa communauté / espace collaboratif.
- Mobiliser et former vos animateurs pour qu’ils se projettent dans les usages, se familiarisent avec les services correspondants de la plateforme. Ce premier volet prise en mains de la solution est souvent complété par des conseils pour qu’ils acquièrent des techniques d’animation.
- Mettre en avant des cas d’usages et des bénéfices très concrets dès les premiers mois après la mise en service : faites témoigner les animateurs!
- Piloter et animer le réseau : faire des sondages réguliers, organiser des rencontres physiques de type « Club des animateurs », avoir un espace dédié sur la plateforme (la Communauté des animateurs qui leur permettra d’échanger sur leurs pratiques à travers des FAQ, des tutoriels…)
