Change-Management, Schritt 5: Empowerment auf breiter Basis

Ihre Vision, ein kollaboratives Tool einzuführen, hat das Interesse Ihrer Mitarbeiter geweckt. Aber ist es damit getan? Nein, denn jetzt beginnt der schwierige Part: Der Großteil der Mitarbeiter muss aktiv werden – aber auf diesem Weg gibt es oft einige Hindernisse. Damit sind nicht die technischen Aspekte der Implementierung einer neuen Lösung gemeint, sondern der Prozess, neue Arbeitspraktiken einzuführen.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv werden

Es ist sehr wichtig, sich über die erwarteten neuen Verhaltensweisen, zu entwickelnden Kompetenzen und neuen Einstellungen Gedanken zu  machen. Im Wesentlichen geht es aber darum: Mitarbeiter müssen täglich zusammenarbeiten und Arbeitsdokumente austauschen. Sie werden lernen müssen, das neue Tool zu nutzen. Dabei geht es nicht so sehr um die funktionalen Aspekte, die im Allgemeinen intuitiv erlernt werden, sondern vielmehr um Best Practices, wie z.B. die Nutzung kollaborativer Arbeitsräume. Ihre Mitarbeiter müssen bereit sein, Dokumente und Ideen mit ihren Kollegen zu teilen und transparent zu arbeiten.

Nutzen Sie das Interesse Ihrer Mitarbeiter als ersten Hebel. Haben sie erkannt, dass es auch für sie von Vorteil ist, werden sie mit anderen zusammenarbeiten. Das Wichtigste ist, Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, aktiv zu werden. Nur so können sie herausfinden, was es ihnen selbst bringt. Aus diesem Grund kann die anfängliche Neugierde für ein neues Tool eine große Hilfe sein, auch wenn dies nur der erste Schritt ist.

Das Unternehmen auf ein gemeinsames Ziel ausrichten

Um voranzukommen, muss sich Ihr Unternehmen mit den entsprechenden Mitteln ausstatten, angefangen bei der Schulung oder dem Coaching der  Mitarbeiter. Es könnte sich z.B. als notwendig erweisen, Manager in neuen Managementansätzen zu schulen. Leider verhindern die Kosten für diese Schulungen sehr oft deren Umsetzung. Auch Kurse, die sich über eine ganze Woche erstrecken, sind nur begrenzt wirksam, wenn ihnen nicht die praktische Umsetzung folgt. Es gibt jedoch auch andere, weniger kostspielige und wirksamere Ansätze: Bewusstseinsbildung, Bereitstellung von Handbüchern, Organisation von Workshops, Erfahrungsaustausch, Angebot regelmäßiger Unterstützung usw. Um wirklich effektiv zu sein, sollte jeder dieser Ansätze langfristig angewendet werden.
Eine weitere, sehr wirkungsvolle Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu fördern, besteht darin, spezifische Ziele in das jährliche Mitarbeitergespräch aufzunehmen: effektiver Einsatz der zur Verfügung gestellten Tools, Erfahrungs- und Wissensaustausch, positive Einstellung usw. Alle diese Aspekte werden die Personalabteilung, Manager und beteiligten Mitarbeiter dazu veranlassen, über die Rolle der Zusammenarbeit für sich selbst und für die Ziele des Unternehmens nachzudenken.

Verlassen Sie sich auf das mittlere Management: Manager und Führungskräfte

Die entscheidende Rolle der gesamten mittleren Unternehmensebene kann nicht genug betont werden. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitern Zeit   geben, ihr Wissen zu teilen, Kollegen zu unterstützen oder technische oder geschäftliche Möglichkeiten zu besprechen. Auch wenn dies Zeit kostet und von anderen Aufgaben ablenkt, müssen Manager den Wert dieser Zusammenarbeit erkennen, verstehen und sie sowohl autorisieren als auch fördern. Was noch wichtiger ist: Sie müssen mit gutem Beispiel vorangehen.

Sollte es dennoch zu Widerständen kommen, gilt es diese zu überwinden. So schildert John Kotter beispielsweise den Fall eines Managers, der eher restriktiv gegenüber Veränderungen eingestellt ist. In einer solchen Situation ist es wichtig, nicht darauf zu warten, dass sich seine Haltung vielleicht von selbst zum Positiven wendet. Vielmehr ist es hier angebracht, den offenen Dialog mit der entsprechenden Person oder Gruppe zu führen. Den Durchbruch können auch spezielle Trainings und Coachings erzielen. Sollte trotz mehrerer Versuche keine Einigung erfolgen, sollte über weitere Maßnahmen, wie z.B. die Änderung der Zuständigkeiten oder andere Ansätze, nachgedacht werden.

John Kotter hebt aber gerade auch die bedeutende Rolle der Führungskräfte hervor: Sie geben die Richtung an, erleichtern die Zusammenarbeit, motivieren, inspirieren und treiben Veränderungen voran. Manager budgetieren, organisieren, kontrollieren und sichern die Produktion. Führungskräfte und Manager ergänzen sich gegenseitig. Ein gutes Unternehmen braucht daher beide Positionen. Führungskräfte regen Diskussionen und Dialoge an, um andere davon zu überzeugen, dass mehr Zusammenarbeit zu einer besseren beruflichen Entwicklung und zu mehr Effizienz im Unternehmen führt.