À l’ère de la transformation digitale, la Digital Workplace s’impose comme un levier stratégique incontournable pour les entreprises souhaitant gagner en agilité, en efficacité et en engagement collaborateur. Véritable plateforme collaborative, elle dépasse le simple intranet pour devenir un écosystème unifié de communication, de collaboration et de gestion des connaissances.
Mais pourquoi instaurer une Digital Workplace au sein d’une entreprise en 2025 ? Et surtout, comment gérer la mise en place d’une Digital Workplace concrètement ? Cet article vous guide pas à pas, tout en vous donnant une vision claire de ses bénéfices concrets pour votre stratégie d’entreprise.
Pourquoi mettre en place une Digital Workplace dans son entreprise ?
1. Centraliser tous les outils et simplifier le quotidien
Une Digital Workplace moderne permet de regrouper en un seul espace l’ensemble des outils métiers, applications internes, accès RH, documents et actualités de l’entreprise. Finis les multiples onglets ouverts, les recherches interminables de fichiers, ou les pertes de temps à jongler entre les logiciels.
Grâce à l’intégration d’outils collaboratifs, d’applications métiers et de services digitaux (notes de frais, congés, agendas, messagerie, etc.), chaque collaborateur accède à son cockpit numérique personnalisé. Cette centralisation améliore la productivité et la gestion de projet, tout en fluidifiant les parcours utilisateurs.
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2. Booster la communication interne et casser les silos
La communication interne est souvent le premier moteur de la mise en place d’une Digital Workplace. Elle vise à casser les silos d’information, renforcer le sentiment d’appartenance et valoriser chaque collaborateur, y compris les collaborateurs de terrain (Frontline Workers), souvent oubliés des dispositifs numériques.
Qu’il s’agisse de newsletters ciblées, de sondages d’entreprise ou de messages de bienvenue les fonctionnalités de communication interne participent à l’engagement des équipes. Elles créent une culture partagée et renforcent le lien social, en particulier dans les environnements hybrides ou multisites.
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3. Améliorer la collaboration : espace projet, coédition et productivité
La collaboration est un pilier fondamental de la Digital Workplace. Grâce aux espaces de travail partagés par équipe, service ou projet, les collaborateurs peuvent coéditer des documents, partager des idées, planifier et suivre des tâches de façon agile.
Les outils modernes de gestion de projet (tableaux Kanban, plannings partagés, chat d’équipe) favorisent une collaboration transverse et une meilleure productivité. Ils permettent aussi de raccourcir les cycles de décision, de fluidifier l’échange d’informations et d’impliquer les collaborateurs dans une dynamique collective.
🧩 Avec Jalios, les entreprises bénéficient d’un hub digital qui soutient les projets internes, stimule l’innovation et fluidifie la communication entre services.
4. Structurer la gestion des connaissances et du documentaire
L’un des grands défis de l’ère numérique reste la gestion documentaire et la transmission des savoirs. Une Digital Workplace bien conçue permet de structurer les bases de données internes, d’organiser les documents par niveau d’accès et de garantir leur sécurité.
La coédition, la gestion des droits par niveau, le stockage sécurisé, l’indexation des documents et les moteurs de recherche intégrés améliorent le Knowledge Management. C’est un facteur clé pour préserver la culture d’entreprise, assurer l’onboarding des nouveaux arrivants et favoriser l’apprentissage intergénérationnel.
🧠 Avec Jalios Workplace, par exemple, vous pouvez créer des parcours de formation personnalisés, favorisant la montée en compétences et la culture d’entreprise.
Comment mettre en place une Digital Workplace en 2025 ?
Mettre en place une Digital Workplace ne s’improvise pas. Voici un guide pas à pas pour réussir sa mise en œuvre.
Étape 1 : définir les objectifs stratégiques
Avant toute chose, liez votre projet de Digital Workplace à votre vision et à votre stratégie d’entreprise. Souhaitez-vous améliorer la communication interne ? Fluidifier les processus métiers ? Centraliser les outils ? Valoriser vos collaborateurs ?
👉 Formalisez ces objectifs dans un cahier des charges clair, en impliquant la direction, les RH, l’IT et les managers de terrain.
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Étape 2 : impliquer les utilisateurs dès le départ
Le succès d’une plateforme collaborative repose sur l’adhésion des utilisateurs. Réalisez des ateliers d’expression des besoins, des enquêtes internes, ou des interviews métiers pour concevoir un outil qui réponde vraiment aux usages.
👉 N’oubliez pas les collaborateurs de terrain, qui doivent bénéficier d’une expérience simple, mobile et intuitive.
Étape 3 : choisir la bonne solution technologique
Votre Digital Workplace doit être interopérable, sécurisée et intégrant les standards actuels : messagerie instantanée, intelligence artificielle, outils de gestion documentaire, etc.
👉 Des solutions comme Jalios Workplace offrent une modularité complète et un hébergement Cloud ou On-premise.
Étape 4 : concevoir l’architecture et les parcours utilisateurs
Structurez votre Digital Workplace autour de plusieurs piliers :
- Un portail collaborateur personnalisé (actualité, agenda, liens utiles)
- Un espace collaboratif pour chaque service ou projet
- Une base documentaire centralisée
- Un hub RH (fiche salarié, congés, formations)
- Des outils de communication (newsletter, quiz, sondage, forum)
👉 Pensez aussi à intégrer des fonctionnalités de recherche intelligente et d’assistants IA pour accompagner les utilisateurs.
Étape 5 : piloter le déploiement et l’adoption par toute l'entreprise
Déployez la plateforme progressivement : pilotez un projet sur un périmètre réduit avant un déploiement global. Mettez en place une stratégie de conduite du changement : formation, tutoriels vidéo, ambassadeurs internes, comité éditorial.
👉 Il est crucial de scénariser les usages et d’aider chaque collaborateur à se connecter et à personnaliser son espace. Avec Jalios, bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure de A à Z.
Étape 6 : faire vivre et évoluer la Digital Workplace
Une Digital Workplace n’est pas un projet figé. Elle doit évoluer avec les usages, les besoins et les technologies. Prévoyez :
- Une animation éditoriale régulière
- Des comités utilisateurs pour recueillir les retours
- Des indicateurs de satisfaction et d’engagement
- Des modules de gamification ou de reconnaissance
👉 Pensez aussi à enrichir l’écosystème avec des nouvelles fonctionnalités, des formations, etc.
Vers une Digital Workplace engageante et durable
Il faut retenir que désormais la Digital Workplace ne se limite plus à une version améliorée de l’intranet. Elle est une plateforme collaborative complète, aligné avec la stratégie d’entreprise, propulsé par l’intelligence artificielle, et conçu pour tous les collaborateurs, qu’ils soient au siège ou sur le terrain.
Elle améliore la productivité, stimule la collaboration, facilite le Knowledge Management et renforce la culture d’entreprise. Mais au-delà des outils, c’est une nouvelle façon de travailler, plus humaine, inclusive et engageante.
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