À l’heure où la digitalisation des entreprises s’accélère, la gestion documentaire s’impose comme un levier stratégique pour améliorer la productivité, renforcer la sécurité de l’information et favoriser le partage de connaissance. En 2025, les outils GED ne sont plus de simples espaces de stockage, mais de véritables plateformes de collaboration, d’automatisation et de co-édition. Alors, comment bien choisir sa solution de GED ? Quels critères sont essentiels pour faire le bon choix ? Et quelles sont les meilleurs outils disponibles aujourd’hui ? On vous guide.
La gestion documentaire en 2025 : enjeux et transformation numérique
En 2025, la gestion documentaire est bien plus qu’une question d’archivage. Elle touche à tous les aspects de l’organisation : conformité réglementaire, cybersécurité, efficience des processus internes, et surtout, centralisation de la documentation.
Les entreprises produisent et échangent des volumes de documents exponentiels, qu’il s’agisse de contrats, de fiches produits, de contenus RH ou de rapports financiers. Sans solution adaptée, cette masse d’informations devient vite ingérable, impactant directement la performance de l’entreprise.
Les enjeux sont donc clairs :
- Centraliser l’information pour éviter la perte de documents.
- Sécuriser les données sensibles.
- Automatiser les workflows pour gagner en efficacité.
- Favoriser la co-édition et la collaboration en temps réel.
- Encourager le partage des connaissances.
Pourquoi adopter un outil de GED ? Les avantages clés
♦ Centralisation et accessibilité
Avec un outil de GED performant, toutes vos documents sont centralisés dans un référentiel unique, accessible à tout moment, depuis n’importe quel appareil. Fini les fichiers éparpillés dans des emails ou sur des disques durs locaux.
♦ Sécurité renforcée
Les solutions GED offrent un haut niveau de sécurité : gestion des droits d’accès, cryptage des données, historisation des versions… Un gage de tranquillité face aux cybermenaces.
♦ Automatisation des processus
Grâce à l’automatisation des tâches répétitives (validation, signature électronique, classement…), la gestion documentaire devient fluide, rapide et sans erreur.
♦ Collaboration et co-édition
Les outils GED modernes facilitent le travail d’équipe, notamment via des fonctionnalités de co-édition, de commentaires et de notifications. Le partage de connaissance fait ainsi parti de la culture d’entreprise.
♦ Gains de temps et de performance
Moins de temps passé à chercher des fichiers, plus de temps pour créer de la valeur. La performance de vos équipes est démultipliée.
5 critères essentiels pour bien choisir sa solution GED
Le marché des outils GED est vaste et les offres variées. Pour ne pas se tromper, voici cinq points à absolument évaluer avant de faire votre choix :
1. L’ergonomie et l’expérience utilisateur
Votre futur outil doit être simple d’utilisation, intuitif et agréable pour favoriser son adoption en interne. Une interface trop complexe ralentira son intégration et impactera la productivité.
2. La sécurité et la conformité
Vérifiez que la solution respecte les normes de sécurité en vigueur et offre des options avancées de gestion des accès et des droits.
3. Les fonctionnalités collaboratives
Priorisez les solutions qui permettent la co-édition, les commentaires, la gestion des versions et le partage de documents en temps réel. Le partage de connaissance doit être fluide.
4. L’intégration avec vos outils existants
Assurez-vous que l’outil GED peut s’interfacer facilement avec vos autres logiciels (ERP, CRM, Office 365…). L’objectif : centraliser sans créer de doublons.
5. L’évolutivité et la personnalisation
Votre solution doit pouvoir évoluer avec votre entreprise. Choisissez une plateforme modulable, personnalisable et capable d’accompagner votre croissance.
TOP 3 des outils GED en 2025
Parmi les nombreuses offres sur le marché, trois acteurs sortent du lot par leur richesse fonctionnelle, leur flexibilité et leur puissance.
1. Jalios Workplace : la GED collaborative et intégrée
Jalios propose une solution complète de gestion documentaire intégrée à votre plateforme collaborative. Elle permet non seulement de centraliser tous les documents, mais aussi de fluidifier les processus métiers via la co-édition. Compatible avec de nombreuses applications, Jalios se distingue par sa capacité à combiner GED, Intranet, RSE et Collaboration.
💡 Bon à savoir : Jalios permet également d’intégrer Alfresco, ajoutant encore plus de puissance à la gestion documentaire.
2. Alfresco : la GED open source puissante
Alfresco est une plateforme open source robuste, idéale pour les entreprises ayant des besoins complexes ou souhaitant une personnalisation poussée. Elle propose une gestion fine des workflows, un haut niveau de sécurité, ainsi que de vastes possibilités d’automatisation et de co-édition.
Son intégration possible au sein de la solution Jalios est un atout pour bénéficier d’une plateforme collaborative complète.
3. SharePoint Online (Microsoft 365) : la continuité de la GED Microsoft
Avec la fin annoncée du support de SharePoint Server, Microsoft pousse ses utilisateurs vers SharePoint Online, intégré à Microsoft 365. Très adapté aux entreprises déjà utilisatrices de l’écosystème Microsoft, il offre une GED collaborative avec des fonctionnalités de co-édition, de versioning et de centralisation des documents.
💡 Attention : bien que très pratique, SharePoint nécessite une bonne gouvernance documentaire pour éviter la dispersion des contenus.
Conclusion : vers une GED performante, sécurisée et collaborative
Choisir la bonne solution de gestion documentaire en 2025, c’est opter pour un outil capable de centraliser l’information, de renforcer la sécurité, d’automatiser les tâches répétitives et de stimuler la collaboration. Que vous optiez pour Jalios, Alfresco ou SharePoint Online, assurez-vous que l’outil réponde aux besoins spécifiques de votre organisation et qu’il soit capable d’évoluer avec vous.
Dans un monde où la productivité et la performance sont plus que jamais des priorités, investir dans un bon outil GED n’est plus une option : c’est une nécessité stratégique.
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