Qu'est-ce-que la Digital Workplace ?
Les intranets ont énormément évolué ces dernières années. Les simples pages statiques qui présentaient des articles et parfois des documents ont d’abord été remplacés par des CMS (Content Management System) pour dynamiser la publication de contenu. Puis sont apparus les plateformes sociales et collaboratives, des réseaux sociaux d’entreprise, pour maintenant parler de Digital Workplace. De quoi s’agit-il ? Est-ce un simple terme marketing ?
Digital Workplace : définition
La Digital Workplace correspond à l’environnement numérique de travail du collaborateur. Chez Jalios, nous la définissons comme le point d’accès unique permettant au collaborateur d’accéder à tout ce dont il a besoin pour travailler efficacement : les informations, les applications, les connaissances mais aussi les personnes.
Ainsi, la Digital Workplace se compose également par extension de toutes les outils numériques qui sont utiles, et dont l’intégration va permettre une expérience collaborateur plus personnalisée et plus fluide. Elle inclut en général des applications de communication en temps réel telles que la messagerie instantanée, la visioconférence et les outils de collaboration en ligne, ainsi que des applications de gestion de projet, des outils de partage de fichiers. Elle pourra également inclure des applications métier et des outils d'automatisation des tâches.
Quels sont les objectifs d'une Digital Workplace ?
L'objectif principal d'une Digital Workplace est de permettre aux collaborateurs de travailler plus facilement et plus efficacement, peu importe où ils se trouvent, au bureau, en télétravail, en déplacement ou sur le terrain, et quel appareil ils utilisent : PC, tablette, mobile. Elle contribue ainsi à la fois à la qualité de vie en entreprise, en proposant une meilleure expérience collaborateur, et à la productivité des entreprises grâce au temps qu’elle fait gagner à chacun.
Cet objectif d’efficacité individuelle et collective passe par l’optimisation du parcours collaborateur pour mieux communiquer, collaborer et gérer les connaissances.
La communication correspond à la mission traditionnelle de communication interne, pour diffuser une vision d’entreprise, informer l’ensemble des collaborateurs, et où qu’ils soient, des objectifs, de l’orientation et des résultats de leur entreprise. La communication répond également à un autre enjeu primordial : comment créer de l’engagement et donner la parole aux collaborateurs ?
La collaboration passe par de nombreux outils et modes de collaboration, de la simple coédition à des outils de gestion des tâches ou des espaces collaboratifs dédiés qui regroupent en un seul endroit toutes les informations relatives à un projet ou une communauté. La Digital Workplace vise à fluidifier cette collaboration, en interne comme à l’externe, en réduisant les échanges d’email.
La gestion des connaissances, qui est essentielle à la pérennité des entreprises, est également un objectif de la Digital Workplace : elle doit permettre de capitaliser les connaissances mais aussi de faciliter leur accessibilité et leur partage à tout moment.
Quels avantages à utiliser une Digital Workplace ?
La Digital Workplace est un élément clé de la transformation digitale des entreprises et offre de nombreux avantages, notamment une meilleure collaboration entre les équipes, une meilleure expérience utilisateur, plus personnalisée, une réduction des coûts de gestion de l'infrastructure et une plus grande flexibilité en matière de travail à distance.
La Digital Workplace permet de structurer l’environnement numérique de travail des collaborateurs et ainsi de leur offrir une meilleure expérience plus fluide, plus efficace. Elle renforce également le lien social, le sentiment d’appartenance, la collaboration et le partage de collaboration, grâce à une plateforme unifier qui permet à tout l’organisation de parler le même langage, en temps réel.
Dans leur travail au quotidien, les collaborateurs utilisent un nombre parfois très important d’applications. La Digital Workplace permet d’y donner un accès rapide mais également plus simple et d’y voir plus clair. Par exemple avec des solutions de SSO (Single Sign On), qui évite au collaborateur d’avoir à s’authentifier plusieurs fois. Les applications peuvent également être intégrées dans la Digital Workplace en y remontant des indicateurs, des informations et des alertes.
La Digital Workplace aide par ailleurs les organisations à améliorer leur agilité, leur capacité à s'adapter rapidement aux changements de marché, mais aussi la sécurité des données. En effet, elle permet d’intégrer dans le quotidien des collaborateurs de nouveaux outils et de nouvelles méthodes de travail plus collaboratives et plus agiles, avec une gouvernance des données plus claire qui intègre en amont les enjeux de sécurité.
Comment mesurer l’efficacité d’une Digital Workplace ?
Comme votre bureau physique ou votre salle de réunion, mais dans une dimension numérique, une bonne Digital Workplace permet à chacun de l’organiser suivant ses habitudes et ses préférences. De plus, les outils et les contraintes diffèrent selon chaque secteur professionnel, la Digital Workplace doit, pour y répondre, s’adapter aux besoins des organisations et ne pas s’imposer.
Elle doit pouvoir être utilisée par tous les collaborateurs, même ceux qui ne sont pas en permanence devant un écran ou qui ne possèdent pas de poste de travail. Elle s’adresse également aux collaborateurs qui sont en mobilité.
Le taux d’adoption d’une Digital Workplace est un premier bon indicateur qui montre son utilité. Il faut regarder aussi bien le nombre d’utilisateur actifs que la fréquence à laquelle ils l’utilisent, ou la vitesse à laquelle celle-ci est adoptée. Au-delà de cet indicateur quantitatif, on peut mesurer l’efficacité d’une Digital Workplace via des enquêtes utilisateurs : est-ce qu’elle répond à leurs besoins ? sont-ils satisfaits ? combien de temps leur font gagner la Digital Workplace pour partager ou rechercher de l’information ?
De manière générale, il est essentiel de suivre avec attention les usages qui se développent sur la Digital Workplace et l’ajuster de sorte qu’elle réponde constamment aux besoins des collaborateurs et qu’elle leur soit utile.
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Quelles sont les meilleures pratiques pour gérer une Digital Workplace ?
La Digital Workplace doit être un outil du quotidien pour le collaborateur. Elle doit contenir les informations et les outils qui lui sont nécessaires pour lui permettre d’être efficace. Mais l’efficacité n’est pas que personnelle. La Digital Workplace doit fournir des outils pour améliorer l’efficacité d’une équipe, comme une gestion des tâches, des outils de conversations, de calendrier... Il faut également soutenir l’efficacité de l’organisation en proposant des outils de communication et d’échange transverses, de capitalisation et de partage des savoir.
A l’instar de l’Intranet, il est essentiel que la Digital Workplace reflète l’identité de l’entreprise, aussi bien son identité graphique que sa culture d’entreprise. La Digital Workplace doit être alignée avec les process et les pratiques collaboratives, même si elle est en mesure de contribuer à les faire évoluer. C’est pourquoi il est très important que la Digital Workplace soit suffisamment flexible pour intégrer les spécificités de chaque organisation.
Par ailleurs, la Digital Workplace doit être centrée utilisateur : une Digital Workplace doit être conçue par les collaborateurs pour les collaborateurs. En effet, perdre cela de vue compromet l’adoption et ainsi la réussite de la Digital Workplace.
En d’autres termes, la Digital Workplace doit créer de la valeur pour les collaborateurs. Ainsi, il n’est pas nécessaire de réinventer ce qui fonctionne déjà : des applications et des process déjà en place et qui répondent déjà aux besoins des collaborateurs et de l’organisation devront être intégrés et non remplacés par la Digital Workplace.
Comment gérer la transition vers une Digital Workplace ?
Les projets de Digital Workplace s’inscrive souvent dans le cadre de l’évolution ou de la refonte d’un Intranet. Quelle est la différence avec les anciens intranets ? L’élément important de la Digital Workplace est l’utilisateur, elle est centrée sur lui et elle doit être conçue en pensant à ses besoins. C’est un cockpit dans lequel il peut effectuer l’ensemble de ses tâches et informations, sans avoir à basculer sans cesse d’un environnement à un autre.
Pour tout projet de Digital Workplace, il faudra dans un premier temps évaluer les besoins grâce à des enquêtes utilisateurs ou des ateliers. Il sera également nécessaire de réfléchir à ce qui doit être repris de l’existant qu’il s’agisse d’articles, de publications ou de documents.
Le choix d’architecture et d’hébergement sera également important. Jalios propose aussi bien le SaaS en abonnement Cloud que le déploiement on-premise, ou encore un mix des deux grâce à son offre PaaS. Chacune des options présentent des avantages qu’il faudra étudier en amont du projet.
Les projets de Digital Workplace gagnent aussi à être déployée de manière agile : avec un premier périmètre qui adresse souvent en premier lieu les enjeux de communication ou de collaboration, avant d’aller chercher des usages plus poussés ou qui requièrent davantage de maturité digitale.
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FAQ Digital Workplace
Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?
Une Digital Workplace (ou espace de travail numérique en français) est un environnement de travail virtuel qui permet aux employés d'accéder à toutes les informations, les applications, les connaissances mais également les personnes dont ils ont besoin pour travailler ensemble efficacement.
Quels sont les avantages d’une Digital Workplace ?
La Digital Workplace permet de structurer l’environnement numérique de travail des collaborateurs et d’ainsi leur offrir une meilleure expérience plus fluide, plus efficace. Elle renforce également le lien social, le sentiment d’appartenance, la collaboration et le partage de collaboration, grâce à une plateforme unifier qui permet à tout l’organisation de parler le même langage.
Quelles technologies sont nécessaires pour une Digital Workplace ?
La Digital Workplace agissant comme un liant dans le système d’information doit s’appuyer sur des technologies et des standards ouverts. Chez Jalios, il s’agit donc d’une application web accessible de n’importe quel appareil. La Digital Workplace proposera une expérience utilisateur optimisée avec une application mobile dédiée.
