Composant : Gestion documentaire

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La gestion documentaire est le composant principal de l'offre Jalios Document System. Elle est partiellement disponible dans l'offre Jalios Digital Platform. Une grande partie des connaissances et des échanges informels s’appuie sur des documents bureautiques. Les documents multimédia (photographies, audios, vidéos) prennent une place croissante.

Le partage documentaire s'effectue dans un référentiel unique ou dans des espaces collaboratifs dédiés à un département, un projet ou une communauté.

Pour exploiter au mieux les documents, la solution Jalios assure leur maîtrise durant toutes les phases du cycle de vie : création collective, validation, classement, diffusion avec limitation de droits, recherche, gestion de l’expiration, archivage.

Bénéfices

  • Trouver facilement l’information à jour
  • Capitaliser les connaissances pour les rendre accessibles et mieux les partager à tout moment
  • Faciliter la collaboration autour de la co-édition de documents
  • Assurer la traçabilité et la confidentialité des documents traités
  • Disposer d’une interface d’administration facile d’utilisation : dépôt multiple simplifié par glisser/déposer

Zoom sur trois fonctionnalités

Edition collaborative

Jalios offre des connecteurs avec les principales suites bureautiques. Le connecteur MS Office® est compatible avec les versions 2003 et suivantes : il permet d’ouvrir directement un document et de le redéposer en un seul clic. Libre Office est également supporté ainsi que Google Doc qui permet la coédition instantanée.

Photothèque

La Photothèque présente un ensemble de contenus sous forme d'images. Les contenus présentés peuvent être des photos, des vidéos, des documents bureautiques ou tous types de contenus disposant d'une représentation visuelle. Il est possible d'éditer directement les images (rotation, découpage, taille).

Ergonomie avancée

L’ergonomie est un différentiateur des offres Jalios. Un glisser-déposer suffit à déposer de multiples documents. Le classement des documents sera intuitif pour les utilisateurs familiers de l’explorateur Windows®. Les versions sont automatiquement numérotées et peuvent être facilement consultées.

Autres fonctionnalités

  • Intégration MS-Office
  • Création de documentation MS-Office selon modèle
  • Edition synchrone avec Google Docs
  • Module Crocodoc
  • Copie de travail des documents
  • Choix de la version PDF associée
  • Dématérialisation (OCR)
  • Import de fichier
  • Cryptage des documents
  • Quotas et contrôle des dépôts
  • Accès WebDAV
  • Poids des documents
  • Recherche
  • Visionneuse de documents
  • Aperçu de documents
  • Tout types de documents multimédias
  • Editeur d'image
  • Lecteur vidéo et import de vidéos
  • ...

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