Austausch auf Distanz - Videokonferenzen (Teil 1)

Remote arbeiten und Homeoffice sind für Sie Alltag? Dann sind Sie sicherlich bereits mit mehr als einem Videokonferenz Tool in Verbindung gekommen und nutzen diese Technik sogar täglich.

Videokonferenzen finden in Echtzeit zwischen zwei oder mehreren Teilnehmenden statt– als Desktop Anwendung oder auf einem Mobilgerät.

Dass Videokonferenzen heute zum Berufsalltag gehören, ist zum einen der technologischen Entwicklung zu verdanken und zum anderen dem Aufkommen von flexiblen Arbeitsmodellen und digitalen Arbeitsplätzen. Es gibt unzählige Tools, Videokonferenzen durchzuführen, ob Client oder browserbasierte Anwendungen.

Laut einer Umfrage ist die Nutzung von Video Tools während der Pandemie gestiegen. Daher möchten wir nun die Vor- und Nachteile von Videokonferenzen näher betrachten.

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Foto von mohamed hassan abrufbar unter: PxHere

Vorteile von Videokonferenzen

Kosten einsparen: Kosten für die Geschäftsreise, das Mieten von Konferenzräumen und auch Kosten für ein Catering entfallen.
Zeitersparnis: Das Anreisen sowie das Abreisen an ein ortsgebundenes Meeting entfallen.
Effizienz der Meetings steigern: Videokonferenzen haben einen genauen Zeitplan und sind meist kürzer gehalten, was dazu führen kann, dass Entscheidungen schneller getroffen werden.
Kurzfristige Planungsmöglichkeit: Videokonferenzen lassen sich bei dringendem Anlass schneller einrichten als ein Meeting vor Ort mit Teilnehmenden verschiedener Standorte.
CO2 Bilanz einer Organisation verbessern: Emissionen, die durch eine Fahrt mit dem Auto oder Flugzeug zu einem Meeting entstanden wären, werden durch die Nutzung von Videokonferenzen verringert.
Aufzeichnungsmöglichkeit: Mitarbeitende, die aus verschiedenen Gründen nicht am Meeting teilnehmen konnten, können diese nachträglich anschauen und benötigte Informationen entnehmen.
Mitarbeiterentlastung: Der Stress von Geschäftsreisen zu den Meetings vor Ort (Stau, Warten am Flughafen oder Bahnhof, Verspätungen, Umbuchungen) sind Vergangenheit!
Interner Austausch: Videokonferenzen geben mitunter die Möglichkeit, dass Kolleg(inn)en von abweichenden Standorten sich in Videokonferenzen austauschen können.

Umweltaspekt

Nice to know: Bereits ab fünf Kilometer Anfahrt zur Arbeit mit dem PKW sind Videokonferenzen klimafreundlicher. Immer mehr Dienstreisen werden durch die Audiokommunikation ersetzt. Die digitalen Arbeitsmodelle führen zu einem verringerten PKW-Aufkommen und der damit verbundene Energieverbrauch kann gesenkt werden. Zudem: Büroflächen können verringert werden und Stromfresser wie Kühlung beziehungsweise Heizung und Beleuchtung eingespart werden.

Allerdings birgt der Audio- und Kommunikationskanal Videokonferenz nicht nur Vorteile, sondern bringt auch die ein oder andere Herausforderung mit sich.

Nachteile von Videokonferenzen

Networken während den Pausen: Die Konferenzpausen in denen spontane Unterhaltungen möglich sind und „networken“ angesagt ist kommen im digitalen Format eher nicht vor.
Neue Geschäftsbeziehungen: Für eine neue, vertrauensvolle Zusammenarbeit ist es meist hilfreich, sich persönlich kennenzulernen.
Wir kennen es alle: die Technik streikt! Bei mangelnder Internetverbindung kann das die Videokonferenz in ihrer Qualität beeinträchtigen. Bei IT- Schwierigkeiten im Homeoffice müssen diese mithilfe des IT-Supports selbstständig behoben werden.
Unterschiedliche Zeitzonen: Bei internationalen Videokonferenzen muss die Zeitverschiebung in Betracht gezogen werden.

Unsere Tipps für gutes Gelingen

Um ein Gespräch persönlicherer zu gestalten, schalten Sie Ihre Webcam ein. Im Falle einer sehr hohen Anzahl an Teilnehmenden, schalten Sie die Webcam aus, um die Datenmengen zu reduzieren.
Je höher die Anzahl an Teilnehmenden an einer Videokonferenz, desto besser ist es einen sogenannten „Knigge“ mit der Agenda und dem Link vorab zu senden. So können sich alle nicht nur inhaltlich und technisch, sondern auch vom „Erscheinungsbild“ her vorbereiten. Prüfen Sie auch früh genug Ihre Technik: Ihr Mikrofon, Bildschirm teilen, et cetera. Fragen Sie aber gerne bei Ihrer Begrüßung die Teilnehmenden, ob Sie zu sehen und zu hören sind.
Bestimmen Sie eine Person, die moderiert und durch das Meeting führt.
Sauberer Desktop: Sollten Sie planen, Ihren Bildschirm zu teilen um etwas zu präsentieren, sollte der Desktop schlicht gehalten sein und unnötige Icons die einen etwas chaotischeren Eindruck hinterlassen, entfernt sein.
Da die integrierten Mikrofone der Laptops meist keine gute Verständlichkeit bieten, empfehlen wir Kopfhörer oder Lautsprecher mit Freisprecheinrichtung zu verwenden.
Handzeichen verbessern den Erfolg von Videokonferenzen und gestalten diese individueller.
Die Kleidung: auch wenn die Jogginghose bequemer erscheint, ist es für Videokonferenzen im Homeoffice keine gute Idee, da dies unsere Außenwirkung und Überzeugungskraft beeinträchtigen kann.
Nachbereiten: Sind in dem Meeting relevante Entscheidungen getroffen worden, sollte nach dem Meeting ein Protokoll verfasst und an die Teilnehmenden versendet werden, wie in einem Präsenzmeeting üblich.
„Sitzen ist das Rauchen unserer Generation“, publizierte Harvard. Also versuchen Sie Pausen während langen Meetings zu planen und vertreten Sie sich die Beine ein wenig.
Lächeln Sie & haben Sie Spaß an der Sache!