• Service mutualisé des hôpitaux du Canton de Vaud (Suisse)
  • Structure très décentralisée et dispersée : 12 hôpitaux, 50 sites géographiques, 140 bâtiments, 4 500 postes de travail
  • Diversité des métiers et des activités
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Développer plusieurs Intranets collaboratifs "personnalisés" avec une plateforme unique

Pour répondre aux nouveaux enjeux du secteur hospitalier et à sa numérisation, FHVI a opté pour un nouvel outil informatique permettant aux établissements dont il a la charge de satisfaire leur besoin d'information et de collaboration via le développement d'une nouvelle place de travail numérique.

Cette démarche reposait sur 4 objectifs communs respectant néanmoins les spécificités de chaque établissement en termes de maturité informatique ou processus métiers :

  • Faciliter le travail de chaque collaborateur en simplifiant l'accès aux "bonnes" informations
  • Rendre chaque établissement autonome quant à la gestion de ses contenus et ressources
  • Favoriser le partage de ressources communes au sein de différentes structures
  • Encourager la collaboration sur des projets transverses de différentes natures

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Faciliter la mise en oeuvre et accès à un moteur de recherche associé puissant

Suite à une enquête de satisfaction auprès des collaborateurs des 12 établissements, FHVI a pu identifier les attentes et axes d'amélioration possibles puis comparer plusieurs solutions avant d'en retenir deux et de les soumettre à une évaluation basée sur 140 critères. La solution Jalios s'est démarquée pour plusieurs raisons :

  • Sa richesse fonctionnelle
  • Son ergonomie de mise en oeuvre "out of the box"
  • Son évolutivité
  • Sa facilité à publier et gérer des contenus multisites
  • Son avantage en termes de "coût versus bénéfices"
  • Antidot, son moteur de recherche particulièrement puissant, permet d'indexer au-delà du seul mérimètre de l'Intranet

Un outil intuitif, flexile et évolutif

L'implémentation de la solution a été progressive afin d'adapter la plateforme aux besoins de chaque établissement : identité graphique et paramétrage personnalisé (gouvernance, workflow, contenu). Chaque hôpital bénéficie d'un Intranet spécifique. L'usine à sites, avec un modèle commun, permet de gérer facilement la transversalité via une implémentation simple et rapide de sites customisés. 

La personnalisation d'espaces collaboratifs est facile et basée sur quatre grands types de modèle : projet, thématique, social, équipe.

L'accent a été mis sur le "profilage" des contenus et des utilisateurs selon trois attributs (métier, site géographique et service) afin que chaque utilisateur puisse personnaliser facilement son bureau virtuel et avoir un accès rapide aux "bonnes" informations. Il bénéficie d'un "point d'entrée unique vers l'ensemble du système d'information" : recherche dans l'Intranet via un moteur de recherche, accès à un annuaire d'entreprise, aux applications métiers...

Le résultat est significatif et se traduit par une réduction du nombre de mails grâce au système de recommendations et partages de documents et un gain de temps en termes d'accès aux informations.

La Digital Workplace offerte par Jalios est simple à administrer et faire vivre, et surtout facile à étendre.

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La grande nouveauté apportée par la Solution Jalios : une plateforme collaborative avec des usages fédérés pour l'ensemble des établissements.
Fabrice Mathieu, ingénieur répondant domaine Web, FHVI

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