Organisieren Sie Ihre Dokumente durch ein digitalen Arbeitsplatz integriertes Dokumentenmanagement

Das Auffinden Ihrer Dokumente auf einem Netzlaufwerk ist bestenfalls kompliziert? Dokumente werden manchmal dupliziert und Sie wissen nicht mehr, welche Version die richtige ist?
Möchten Sie die Historie Ihrer Dokumente behalten, eventuell zu einer früheren Version zurückkehren und die Updates verfolgen? Um mit mehreren Personen an Dokumenten arbeiten zu können, indem man sie einfach teilt? Und vor allem, um den Zugriff auf diese Dokumente zu kontrollieren?

Das Modul Jalios Explorer könnte der Schlüssel zu einem effizienten und intuitiven elektronischen Dokumentenmanagement sein. Wir laden Sie ein, es zu entdecken.

Kartenansicht

Was bietet dieses Modul?

Das Explorer-Modul ist eine Lösung zur Klassifizierung und Navigation Ihrer Dokumente oder Publikationen. Sie können eine Baumstruktur wie im Datei-Explorer auf Ihrem Computer erstellen.

Grundsätzlich gibt es jedoch einen Unterschied: Dokumente werden nur einmal auf der Plattform gespeichert und können mehrfach kategorisiert werden. Dies spart natürlich Speicherplatz, aber noch interessanter ist, dass Sie ein Dokument auf verschiedene Weise suchen können. Sie können also das gleiche Dokument finden, indem Sie mehrere verschiedene Wege gehen, um dorthin zu gelangen.

Der Explorer kann :

• Kontextualisiert in einem kollaborativen Raum sein: Publikationen sind dann standardmäßig nur noch für Mitglieder des Raumes zugänglich. Oftmals praktisch, um das Dokumentenmanagement eines Projekts einzurichten.
• Global sein: Ihre Unternehmensdokumente sind dematerialisiert und über das Menü in einem Portal zugänglich. Die Rechteverwaltung wird in diesem Fall häufig eingesetzt, um den Zugriff zu beschränken.

Hauptfunktionen

• Erstellen Sie einen hierarchischen und mehrfachen Ablageplan, um Dokumente zu organisieren.
• Suchen von Dokumenten mit Navigation oder über die Suche im Explorer
• Dokumente in der Dokumentenverwaltung vereinheitlichen
• Anwenden von Dokumenten in großen Mengen per Drag/Drop oder Dekomprimierung von Dokumentenarchiven
• Inhalte kopieren, löschen oder verschieben
• Laden Sie ein Dokument, einen Ordner oder eine Auswahl in ein Archiv hoch.
• Ein Dokument aus einer Vorlage hinzufügen (sehr praktisch, so dass jeder das gleiche Dokumentenformat verwendet!)
• Hinzufügen von entfernten Dokumenten (auf einem anderen System gespeichert)
• Ein Dokument schnell anzeigen
  
  

Personalisierung für den Benutzer

Dem Benutzer stehen verschiedene Anpassungen zur Verfügung. Er kann:

• einen Anzeigemodus in Form von Karten oder Listen wählen
• Filtern nach Verfasser, Start-/Enddatum, Inhaltstypen, Dokumenttypen, etc.
• das Sortierkriterium ändern
  
  

Erweiterte Anpassung

Diese Anpassung ist für einen funktionalen Administrator vorgesehen. Er kann:

• die Art des Inhalts wählen, der im Explorer angezeigt werden soll, eventuell mit Kriterien;
• eine Vorlage für die Darstellung des Explorers unter den verfügbaren auswählen;
• Navigations- und Verfeinerungsoptionen anpassen;
• die Anzeigeoptionen anpassen: Liste der verfügbaren Ansichten, Standardansicht, Spalten;
• die Sortierung, Seitenumbruch, usw. anpassen.
  
  

Was unsere Kunden schätzen

• Jede Veröffentlichung oder jedes Dokument kann in einer Seitenvorschau angezeigt werden: Dokumentviewer, Aktionstasten (Herunterladen, Hochladen einer neuen Version, Online-Bearbeitung).
• Der Benutzer kann das Dokument empfehlen (d.h. an andere weiterleiten), einen Kommentar hinzufügen, Rechte ändern, usw. ohne den Explorer zu verlassen.
  

 Seitenvorschau

Einfachheit und Anpassung

Der Jalios Explorer ist keine fixe Komponente, er kombiniert Einfachheit und Anpassungsfähigkeit. Einige Beispiele:

• Die Inhaltstypen und angezeigten Parameter können konfiguriert werden. Die Personalabteilung kann einen Explorer haben, der nur HR-Dokumente anzeigt.
• Das Aktionsmenü ermöglicht es Ihnen, Inhalte zu erstellen und Dokumente hochzuladen.
• Ein Kontextmenü ist einfach auf die Elemente (Inhalte) mit der rechten Maustaste zugänglich.
• Die Inhalte können an mehreren Stellen in der Baumstruktur erscheinen. Sie werden nicht dupliziert: Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Dokumente zwischen mehreren Abteilungen für unterschiedliche Anforderungen austauschen. Jede Abteilung kann das Dokument auf ihre eigene Weise kategorisieren und auf verschiedene Weise darauf zugreifen.