On joue sérieux au Conseil Départemental du Pas-de-Calais !
C'est avec grand plaisir que nous allons aujourd'hui à la rencontre de Thierry Gourlain. Thierry est Chargé de communication interne au Conseil Départemental du Pas-de-Calais (CD62).
C'est le premier de nos clients à avoir mis en œuvre le jeu « Les aventuriers de la Digital Workplace » dans le cadre de la refonte du site Intranet du CD62.
Une démarche innovante qu'il nous partage dans cet entretien.
HAP (Hoang-Anh Phan, consultante avant vente) : Est-ce que tu peux nous rappeler rapidement le contexte du projet du CD62 et tes motivations pour mettre en œuvre le jeu dans le cadre de ce projet ?
TG (Thierry Gourlain) : Le Département du Pas-de-Calais disposait d’un intranet avec les fonctionnalités : annuaire, actualités corporate et une solution de partage documentaire dans des espaces fermés. Le parti pris de l’équipe de direction générale a été d’ouvrir l’intranet, d’ouvrir les espaces de partage, de rendre public la plupart des contenus a priori et de gérer des accès réservés au cas par cas. L’enjeu est de développer l’intelligence collective et de doper l’innovation en faisant progresser tous les agents en maitrise et compétences.
Lors du JClub de juin 2018 (Club utilisateurs Jalios), je n’ai pas pu assister à l’atelier de présentation du jeu mais le fait de savoir qu’il existait a suscité ma curiosité. J’ai tout de suite vu qu’il pouvait m’être utile à la fois pour préparer l’arrivée du nouvel intranet auprès des cadres mais surtout pour en accompagner le lancement.
HAP : En pratique, comment est-ce que le jeu est utilisé ? Quels sont les principes du jeu et comment se déroule une partie ?
TG: Nous avons donc publié un tableau de réservation du jeu. Près de 8 000 intranautes sont concernés. Ils sont répartis sur tout le Département, au sein de 8 territoires. Dès que 16 personnes sont partantes, nous programmons une animation « serious game ». Nous avons la chance d’avoir une étudiante en contrat d’apprentissage et d’une stagiaire (2 mois) qui se rendent sur place pour animer le jeu avec l’un des administrateurs d’espace collaboratif. Cela permet à l’animateur de faire connaitre sa mission, son rôle auprès de ses collègues et bien sûr, cela permet de présenter de manière ludique les différentes fonctionnalités de JPlatform.
Le jeu se compose d’un plateau mettant en avant 4 familles d’usages (collaboration, communication, capitalisation et productivité) ainsi que d’un jeu de cartes, chaque carte décrivant une fonctionnalité de la plateforme. Le jeu se déroule en tour par équipe et en général nous parvenons à faire 3 tours de plateau en 1h30. Bien souvent, nous prévoyons un ordinateur et un vidéo projecteur pour montrer concrètement aux participants les fonctionnalités sur leur espace collaboratif.
En fonction des participants, nous simplifions ou complexifions les règles du jeu. Parfois, le jeu prend plus de place que la présentation de l’espace collaboratif et parfois, les participants ont surtout besoin de démonstrations concrètes. Le jeu devient alors prétexte à formation.
Il nous faut aussi parfois adapter les règles du jeu au public que nous avons devant nous. Nous avons sélectionné 8 cartes présentant des fonctionnalités de base que l’on trouve dès la page d’accueil. Elles constituent le premier tour du jeu. Ensuite, nous pouvons présenter des fonctionnalités plus avancées.
HAP: Quel est le bilan après plusieurs animations serious game ?
TG: Le terme de serious game en a rebuté quelques-uns. Nous avons eu des remarques du genre : « nous sommes une administration, nous nous devons de parler français ! » ou « serious game ? parce que vous pensez qu’on a le temps de jouer ? Nous sommes débordés ! ». Il nous a fallu expliquer qu’il s’agit d’une méthode de formation.
Cependant, après quelques semaines d’utilisation, nous avons décidé de multiplier plus encore les serious games tant cette animation vient en complément des JGuides, les tutoriaux d’auto-formation que nous avons mis à disposition sur la plateforme. L’auto-formation fonctionne à partir du moment où on l’explique et où on prend le temps d’aborder les différentes fonctionnalités du nouvel outil.
Bien souvent les agents viennent à l’atelier jeu avec un regard et un discours critique vis-à-vis du nouvel outil. Au final, ils repartent avec un état d’esprit tourné davantage vers plus de curiosité et d’envie de tester. On remarque d’ailleurs le jour même que les agents ont complété leur profil, ont configuré leurs notifications, ont publié un billet, ont liké, commenté ou recommandé des contenus…
HAP: Quelle utilisation du jeu vois-tu à l'avenir et qu'aimerais-tu voir dans la prochaine version du jeu ?
TG: Nous avons créé un parcours de niveau 1 ; n’ayant pas encore JLearn (le module de Social Learning de Jalios), nous avons créé un wiki avec des liens vers les JGuides de base (fonctionnalités indispensables pour débuter). Nous avons regroupé nos JGuides par « missions » comme dans le jeu : mission communication, collaboration et nouvelles missions pour nous : capitalisation et productivité. Cela donne du lien entre les différents supports et discours. Nous préférerions d’ailleurs parler d’efficience plutôt que de productivité.
Ce qui serait bien c’est de pouvoir coupler ce jeu avec un catalogue des fonctionnalités et d’usages ; que les joueurs puissent retrouver les cartes et la définition des fonctionnalités. Ils pourraient ainsi s’en servir comme glossaire mais aussi comme porte d’entrée vers les différents JGuides par exemple.
Dans un espace « construisons ensemble l’intranet » chacun peut donner des idées pour améliorer celui-ci… ainsi ils contribuent à faire avancer la mission collaboration, efficacité ou capitalisation par exemple… L’idée de développer en commun l’intranet déborde le cadre même de l’outil. C’est l’état d’esprit des agents qui change : recherche d’innovation, de simplification, d’amélioration…
Chez Jalios, nous avons également à cœur cette même démarche de co-construction avec nos clients, que ce soit pour le développement de la solution JPlatform, ou pour le développement de ce jeu. Alors merci encore Thierry pour ton temps, ton énergie et tes retours d'expérience ! A bientôt pour un nouvel épisode des « Aventuriers de la Digital Workplace » !
