Ihre digitalen Daten? Bei Jalios gut aufgehoben
Digitale Dokumentmanagement Software zum Verwalten von Dateien mit System
Jalios Digital Workplace erleichtert die gemeinsame Nutzung und das Teilen von Dokumenten. Dies erfolgt in einem einzigen Datendepot oder in kollaborativen Räumen, die für eine Abteilung, ein Projekt oder eine Gemeinschaft bestimmt sind.
Um die Dokumente bestmöglich zu nutzen, gewährleistet die Jalios Digital Workplace Lösung die Kontrolle dieser Dokumente in allen Lebenszyklus-Phasen: kollektive Erstellung, Bestätigung, Einordnung, Verteilung mit Einschränkung von Rechten, Suche, Verwaltung des Ablaufdatums, Archivierung. Somit bietet Ihnen Jalios ein Intranet mit der Option zur digitalen Dokumentverwaltung.
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Ein großer Teil der Kenntnisse und des Informationsaustausches beruht immer noch auf Office-Dokumenten. Allerdings nehmen multimediale Dokumente (Fotos, Audio-Dateien, Videos) einen immer größeren Platz ein.
Die zunehmende Bedeutung von Multimedia-Dokumenten bedeutet jedoch auch, dass es wichtig ist, diese Inhalte richtig zu organisieren und zu speichern. Die Vergabe von eindeutigen Dateinamen und das Ablegen in passenden Ordnern ist hierbei unabdingbar. Um diese Dokumente effektiv zu verwalten und gemeinsam zu nutzen, setzen die meisten Unternehmen auf Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). So können Dokumente einfach und schnell gefunden, bearbeitet und geteilt werden.
Vor allem die Automatisierung von Workflows und Prozessen ist ein großer Vorteil von DMS. So können beispielsweise Freigabeprozesse oder Einreichungen automatisch ablaufen, ohne dass manuelle Intervention notwendig ist. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen und minimieren mögliche Fehlerquellen.
Zusätzlich bieten DMS auch Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Versionskontrolle, die den Schutz vertraulicher Informationen gewährleisten. Darüber hinaus ermöglichen moderne DMS die nahtlose Integration mit anderen Anwendungen wie E-Mail oder CRM-Systemen. Im Zeitalter der digitalen Transformation sind solche Lösungen daher unverzichtbar.
Vorteile von Jalios Digital Workplace und den DMS-Funktionen:
- Aktuelle Informationen sind leicht zu finden
- Nutzen Sie Wissen, indem Sie es dauerhaft zugänglich machen und gemeinsam nutzen
- Erleichterte Zusammenarbeit beim Bearbeiten von Dokumenten
- Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit und Vertraulichkeit der bearbeiteten Dokumente
- Benutzerfreundliche Administrationsschnittstelle: Mehrfach-Upload per Drag&Drop möglich
- Behalten Sie Ihre Systeme einfach bei: Integration von Microsoft 365
Entdecken Sie Jalios Workplace
Nutzen Sie Jalios 30 Tage lang kostenlos mit uneingeschränktem Zugriff auf alle Funktionen oder vereinbaren Sie eine kostenlose Demo.
Offline- und mobile Zusammenarbeit
Die Digital Workplace Software Jalios liefert Ihnen über 120 Module, die leicht zu implementieren sind. Eines davon: JDrive. Mit diesem Modul bearbeiten Sie Ihre aktuellen Arbeitsunterlagen, egal wo Sie sich gerade befinden, online oder offline. Die Dokumente werden automatisch im Intranet synchronisiert, sobald der Arbeitslaptop mit dem Netzwerk verbunden ist.
Bearbeiten Sie ein Dokument auch direkt aus dem Intranet heraus über die Schaltfläche "Dokument bearbeiten", ohne es erneut hochladen zu müssen, dank der "Live Edition". Organisieren Sie Ihr JDrive-Verzeichnis frei an Ihrem digitalen Arbeitsplatz, um jederzeit Zugriff auf die neuesten Versionen von Dokumenten zu haben, die automatisch mit Ihrem Arbeitsplatz synchronisiert werden. Greifen Sie auch auf Ihre Dokumente von Ihrem Smartphone oder Tablet aus zu.
Dank der Medienbibliothek den Überblick behalten
Die Medienbibliothek ermöglicht Ihnen eine effiziente Dokumentenverwaltung von visuellen Inhalten in Form von Bildern und Bewegtbildformaten. Die dargestellten Inhalte können Fotos, Videos, Office-Dokumente oder jede andere Art von Inhalten mit visueller Darstellung sein. Bearbeiten Sie Ihre Bilder auch einfach direkt in der Medienbibliothek (Drehen, Schneiden, Bildgröße ändern).
Einfacher arbeiten durch automatisierte Prozesse
Die Flexibilität macht den Unterschied: Ein Arbeitsplatz, der sich mit unserer Hilfe Ihren Bedürfnissen anpasst. Mit der Digital Workplace Lösung von Jalios und der Option zur Dokumentenverwaltung werden Prozesse vereinfacht: Ein Drag-and-Drop reicht aus, um mehrere Dokumente abzulegen. Die Einordnung der Dokumente gleicht dem Windows® Explorer und ist sehr intuitiv gestaltet. Die Versionen werden automatisch nummeriert und können leicht abgerufen werden.
